Active Listening within Teams là gì

1. Định nghĩa:
Active Listening within Teams là kỹ năng lắng nghe một cách chú tâm, thể hiện sự quan tâm và xác nhận lại thông tin nhằm hiểu đúng điều người khác đang truyền đạt, từ đó phản hồi hiệu quả và xây dựng mối quan hệ giao tiếp tích cực trong nhóm.
→ Ví dụ: Khi một thành viên trình bày khó khăn, người nghe gật đầu, đặt câu hỏi làm rõ và tóm tắt lại để xác nhận đã hiểu đúng.

2. Mục đích sử dụng:
→ Giúp các thành viên cảm thấy được tôn trọng và thấu hiểu
→ Giảm thiểu hiểu nhầm, xung đột và sai lệch thông tin
→ Thúc đẩy giao tiếp hai chiều, tạo môi trường hợp tác hiệu quả

3. Các bước áp dụng và ví dụ thực tiễn:
Bối cảnh: Nhóm thường xuyên nói chồng lên nhau và hiểu sai ý nhau trong cuộc họp
→ Bước 1: Đào tạo kỹ năng lắng nghe chủ động – qua workshop hoặc mô phỏng tình huống
→ Bước 2: Áp dụng kỹ thuật “nghe – xác nhận – phản hồi” trong các cuộc thảo luận
→ Bước 3: Đặt câu hỏi làm rõ và tránh ngắt lời khi người khác đang chia sẻ
→ Bước 4: Thực hành tóm tắt lại thông tin để đảm bảo hiểu đúng
→ Bước 5: Khuyến khích phản hồi không phán xét trong retro, 1:1
→ Ví dụ: Sau khi một thành viên chia sẻ, người khác nói: “Tôi nghe bạn nói rằng bạn thấy backlog đang quá tải – đúng vậy không?”

4. Lưu ý thực tiễn:
→ Tránh “nghe để trả lời” thay vì “nghe để hiểu”
→ Cần loại bỏ yếu tố gây nhiễu như thiết bị điện tử, suy nghĩ cá nhân trong lúc lắng nghe
→ Lắng nghe không đồng nghĩa với đồng ý – có thể không đồng tình nhưng vẫn thấu hiểu

5. Ví dụ minh họa:
→ Cơ bản: Trong daily meeting, Scrum Master dừng lại xác nhận lại khi thấy có hiểu lầm
→ Nâng cao: Trong buổi retro, cả nhóm áp dụng kỹ thuật “paraphrasing” để phản hồi ý kiến nhau

6. Case Study Mini:
→ Tình huống: Một thành viên team UI cảm thấy không được lắng nghe khi góp ý về UX
→ Giải pháp: Team Lead tổ chức phiên họp nhỏ chỉ để “nghe lại ý kiến chưa được lắng nghe”
→ Kết quả: Thành viên cảm thấy được ghi nhận, chủ động đóng góp hơn trong sprint sau

7. Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
Dấu hiệu của lắng nghe chủ động là gì?
→ a. Gật đầu, đặt câu hỏi làm rõ và xác nhận lại ý ←
→ b. Ngắt lời để thể hiện quan điểm của mình
→ c. Không ghi chép vì không cần nhớ chi tiết
→ d. Trả lời ngay mà không cần xác nhận ý người nói

8. Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
Một thành viên chia sẻ vấn đề nhưng nhóm vội vàng phản bác thay vì lắng nghe. Là Scrum Master, bạn sẽ làm gì để tăng lắng nghe chủ động?

9. Vì sao bạn nên quan tâm đến khái niệm này:
→ Lắng nghe là nền tảng của giao tiếp hiệu quả – nếu không nghe đúng thì mọi nỗ lực khác có thể sai hướng
→ Giúp xây dựng lòng tin và tăng chất lượng trao đổi trong nhóm
→ Là công cụ giảm xung đột và tăng khả năng phối hợp

10. Ứng dụng thực tế trong công việc:
→ Scrum Master: hướng dẫn team luyện tập kỹ thuật active listening trong họp
→ HR: đưa kỹ năng này vào chương trình phát triển lãnh đạo và kỹ năng mềm
→ Leader: thể hiện vai trò gương mẫu – lắng nghe đầy đủ trước khi ra quyết định
→ Thành viên nhóm: tăng chủ động trong hiểu và xác nhận thông tin từ đồng nghiệp

11. Sai lầm phổ biến khi triển khai:
→ Cho rằng lắng nghe là bản năng – không cần luyện tập
→ Dùng “lắng nghe giả” – gật đầu nhưng tâm trí không tập trung
→ Không xác nhận lại → dẫn đến hiểu sai và phản hồi không đúng trọng tâm

12. Đối tượng áp dụng:
→ Dành cho: Tất cả thành viên nhóm, đặc biệt người quản lý, scrum master, người làm việc cross-functional
→ Áp dụng trong: họp nhóm, 1:1, xử lý mâu thuẫn, phản hồi, mentoring

13. Giới thiệu đơn giản dễ hiểu:
Lắng nghe chủ động giống như “chiếc gương” – nó phản chiếu đúng thông điệp người nói, giúp hai bên hiểu nhau sâu sắc hơn

14. Câu hỏi thường gặp:
Q1 → Lắng nghe chủ động có nghĩa là phải đồng ý?
→ Không – bạn có thể không đồng tình nhưng vẫn tôn trọng và hiểu người khác
Q2 → Làm sao biết mình đang nghe chủ động?
→ Bạn có thể nhắc lại ý người nói, đặt câu hỏi mở và cảm nhận sự kết nối
Q3 → Có thể luyện tập kỹ năng này không?
→ Có – qua roleplay, phản hồi 360 độ, hoặc ghi âm lại buổi họp để đánh giá lại
Q4 → Có công cụ nào hỗ trợ lắng nghe chủ động trong họp online?
→ Zoom transcript, Google Meet notes, Miro board tổng hợp ý, Slack threading…

15. Gợi ý hỗ trợ:
→ Gửi email: [email protected]
→ Nhắn tin Zalo: 0708 25 99 25
© Bản quyền thuộc về Viện FMIT – Từ điển quản trị chuẩn mực quốc tế