Active Listening in Meetings

1. Định nghĩa:
Active listening in meetings là kỹ năng tập trung lắng nghe một cách có ý thức, bao gồm việc quan sát ngôn ngữ cơ thể, phản hồi phù hợp, đặt câu hỏi và diễn đạt lại để thể hiện sự thấu hiểu – từ đó nâng cao chất lượng trao đổi và tránh hiểu nhầm trong cuộc họp.
- Ví dụ: Trong cuộc họp phòng R&D, một thành viên không chỉ lắng nghe mà còn diễn đạt lại đề xuất của đồng nghiệp để xác nhận ý hiểu và đưa ra câu hỏi làm rõ, giúp nhóm đi đến thống nhất nhanh hơn.

2. Mục đích sử dụng:
- Tăng hiệu quả giao tiếp và giảm thiểu hiểu sai trong cuộc họp.
- Thể hiện sự tôn trọng và công nhận ý kiến người khác.
- Thúc đẩy sự hợp tác và xây dựng văn hóa trao đổi tích cực.

3. Các bước áp dụng thực tế:
- Tập trung vào người đang nói, tránh bị phân tâm bởi điện thoại, máy tính.
- Gật đầu, phản hồi ngắn (vd: “Tôi hiểu”, “Tiếp tục đi”) để thể hiện đang lắng nghe.
- Đặt câu hỏi mở hoặc làm rõ khi cần thiết.
- Diễn đạt lại (paraphrase) để xác nhận thông điệp.
- Tránh ngắt lời, chờ người nói xong mới phản hồi.

4. Lưu ý thực tiễn:
- Không nên chỉ lắng nghe để phản hồi – nên lắng nghe để hiểu.
- Tránh giả vờ lắng nghe bằng việc gật đầu nhưng đầu óc để chỗ khác.
- Cần điều chỉnh ánh mắt, giọng nói và cử chỉ để tạo cảm giác đồng cảm.

5. Ví dụ minh họa:
- Cơ bản: Một nhân viên lắng nghe sếp trình bày KPI và ghi chú cẩn thận trước khi hỏi lại phần chưa rõ.
- Nâng cao: Trong cuộc họp liên phòng ban, người điều phối diễn đạt lại ý kiến của các bên để gắn kết quan điểm và dẫn dắt đến giải pháp chung.

6. Case Study Mini:
- Tình huống: Một cuộc họp giữa các phòng ban thường xuyên xảy ra hiểu lầm vì người tham dự chỉ chăm chăm bảo vệ ý kiến cá nhân.
- Giải pháp: Triển khai “vòng lắng nghe” – mỗi người phải diễn đạt lại ý kiến người trước đó trước khi đưa ra quan điểm của mình.
- Kết quả: Mức độ đồng thuận trong họp tăng, các quyết định ít bị phản đối sau họp.

7. Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
Biểu hiện của lắng nghe chủ động là gì?
a. Gật đầu liên tục để người khác nhanh kết thúc.
b. Ngắt lời khi có ý tưởng hay hơn.
c. Ghi chú nội dung và đặt câu hỏi làm rõ sau khi người khác nói xong.
d. Nhìn vào màn hình máy tính trong lúc người khác đang nói.

8. Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
Trong một cuộc họp quan trọng, bạn nhận ra đồng nghiệp hiểu sai đề xuất của bạn. Bạn sẽ dùng kỹ năng lắng nghe chủ động như thế nào để xử lý tình huống này một cách tích cực?

9. Liên kết thuật ngữ liên quan:
- Paraphrasing: Diễn đạt lại nội dung để xác nhận hiểu đúng.
- Empathic listening: Lắng nghe với sự đồng cảm.
- Communication breakdown: Gián đoạn trong giao tiếp.

10. Gợi ý hỗ trợ:
- Gửi email: info@fmit.vn.
- Nhắn tin qua Zalo: 0708 25 99 25.