Active Listening Feedback Techniques là gì

1. Định nghĩa:
Kỹ thuật phản hồi lắng nghe chủ động (Active Listening Feedback Techniques) là tập hợp các phương pháp giúp người tiếp nhận thông tin thể hiện sự chú ý, thấu hiểu và đồng cảm với người nói thông qua phản hồi bằng lời và phi ngôn ngữ, từ đó tăng hiệu quả giao tiếp và giảm nguy cơ hiểu sai.
→ Ví dụ: Trong một buổi họp, người quản lý nhắc lại nội dung nhân viên vừa trình bày để xác nhận hiểu đúng và thể hiện sự lắng nghe.

2. Mục đích sử dụng:
→ Tăng sự tin tưởng, kết nối và hợp tác giữa các bên giao tiếp
→ Đảm bảo thông điệp được tiếp nhận chính xác, tránh hiểu sai
→ Khuyến khích người nói chia sẻ thêm thông tin, đặc biệt trong môi trường nhạy cảm

3. Các bước áp dụng và ví dụ thực tiễn:
Bối cảnh: Trưởng nhóm muốn khuyến khích nhân viên chia sẻ khó khăn trong công việc
→ Bước 1: Duy trì ánh mắt, gật đầu, hạn chế làm việc khác khi đối thoại
→ Bước 2: Dùng kỹ thuật nhắc lại (paraphrasing) – “Ý bạn là…”
→ Bước 3: Đặt câu hỏi mở để khuyến khích mở rộng nội dung
→ Bước 4: Phản hồi bằng cảm nhận – “Tôi hiểu điều đó có thể gây áp lực…”
→ Bước 5: Ghi nhận và tổng hợp ý chính → chuyển hóa thành hành động nếu cần

4. Lưu ý thực tiễn:
→ Tránh ngắt lời hoặc tỏ thái độ phán xét
→ Không nên lạm dụng phản hồi công thức khiến người nói cảm thấy máy móc
→ Cần điều chỉnh kỹ thuật phù hợp với văn hóa và vai trò của người nói

5. Ví dụ minh họa:
→ Cơ bản: “Tôi nghe bạn nói rằng thời gian phản hồi email đang là vấn đề chính?”
→ Nâng cao: “Bạn cảm thấy mất kết nối với nhóm khi không được cập nhật kịp thời – tôi sẽ đưa việc này vào ưu tiên trong tuần tới.”

6. Case Study Mini:
→ Tình huống: Nhân viên ngại chia sẻ trong các buổi họp nhóm
→ Giải pháp: Trưởng nhóm áp dụng lắng nghe chủ động – gợi mở, không chen ngang, nhắc lại nội dung
→ Kết quả: Số lượng phản hồi tăng gấp đôi, nhóm đưa ra 5 ý tưởng cải tiến

7. Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
Phản hồi nào thể hiện kỹ thuật lắng nghe chủ động?
→ a. “Tôi không nghĩ vậy.”
→ b. “Bạn nên làm khác đi.”
→ c. “Tôi hiểu rằng bạn đang gặp khó khăn với hệ thống hiện tại?” ←
→ d. “Chúng ta đã thảo luận việc này rồi.”

8. Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
Bạn là trưởng dự án và nhận thấy một thành viên luôn im lặng trong các buổi họp. Làm thế nào bạn sử dụng lắng nghe chủ động để khơi gợi ý kiến và đảm bảo họ cảm thấy được lắng nghe?

9. Vì sao bạn nên quan tâm đến khái niệm này:
→ Kỹ năng lắng nghe chủ động giúp tăng độ tin cậy và hiệu quả giao tiếp cá nhân
→ Là nền tảng cho truyền thông hai chiều và văn hóa phản hồi tích cực trong tổ chức

10. Ứng dụng thực tế trong công việc:
→ Quản lý: Lắng nghe nhân viên, xử lý phản hồi hiệu quả
→ Nhân sự: Phỏng vấn, xử lý mâu thuẫn
→ CSKH: Tăng trải nghiệm khách hàng qua giao tiếp chân thành

11. Sai lầm phổ biến khi triển khai:
→ Giả vờ lắng nghe mà không thật sự tiếp nhận nội dung
→ Phản hồi mang tính đánh giá hoặc chỉ trích
→ Không hành động sau khi đã lắng nghe

12. Đối tượng áp dụng:
→ Dành cho: tất cả nhân sự trong tổ chức, đặc biệt người quản lý, CSKH, nhân sự, đào tạo
→ Áp dụng trong: 1:1, họp nhóm, phản hồi hiệu suất, tư vấn, điều phối dự án

13. Giới thiệu đơn giản dễ hiểu:
Lắng nghe chủ động giống như “gương phản chiếu” – bạn không chỉ nghe mà còn giúp người đối thoại thấy rằng họ được hiểu và tôn trọng

14. Câu hỏi thường gặp:
Q1 → Lắng nghe chủ động có giống lắng nghe thụ động không?
→ Không – lắng nghe chủ động đòi hỏi phản hồi, tương tác và thể hiện cảm xúc phù hợp
Q2 → Làm sao luyện tập kỹ năng này?
→ Bắt đầu bằng việc tóm tắt lại nội dung người khác nói, đặt câu hỏi mở, và không chen ngang
Q3 → Có thể áp dụng qua email/chat không?
→ Có – bằng cách phản hồi rõ ràng rằng bạn đã hiểu nội dung và thể hiện sự quan tâm
Q4 → Có công cụ hỗ trợ đánh giá kỹ năng lắng nghe không?
→ Có – như bài kiểm tra DISC, EQ, hoặc phản hồi 360 độ từ đồng nghiệp

15. Gợi ý hỗ trợ:
→ Gửi email: [email protected]
→ Nhắn tin Zalo: 0708 25 99 25
© Bản quyền thuộc về Viện FMIT – Từ điển quản trị chuẩn mực quốc tế