Active Listening in Communication Delivery là gì

1. Định nghĩa:
Lắng nghe chủ động trong truyền đạt thông tin (Active Listening in Communication Delivery) là kỹ năng tiếp nhận thông tin một cách chủ động, có chủ đích – bao gồm việc chú tâm, xác nhận hiểu đúng, đặt câu hỏi và phản hồi phù hợp – nhằm đảm bảo việc giao tiếp hai chiều đạt hiệu quả tối đa.
→ Ví dụ: Khi thành viên nhóm trình bày khó khăn trong dự án, người quản lý không chỉ gật đầu mà còn nhắc lại ý chính để xác nhận hiểu đúng và đưa ra hỗ trợ kịp thời.

2. Mục đích sử dụng:
→ Tăng khả năng hiểu đúng thông điệp và giảm nguy cơ hiểu sai
→ Xây dựng mối quan hệ tin cậy, hợp tác giữa các thành viên trong dự án
→ Nâng cao hiệu quả trao đổi thông tin, đặc biệt trong môi trường áp lực

3. Các bước áp dụng và ví dụ thực tiễn:
→ Bước 1: Tập trung hoàn toàn vào người nói (không bị xao nhãng)
→ Bước 2: Ghi nhận nội dung chính bằng cách gật đầu, phản hồi phi ngôn ngữ
→ Bước 3: Nhắc lại hoặc diễn giải lại thông tin để xác nhận hiểu đúng
→ Bước 4: Đặt câu hỏi để làm rõ (nếu cần)
→ Bước 5: Ghi nhận cảm xúc, quan điểm và đưa ra phản hồi có tính xây dựng
→ Ví dụ:
• PM dùng kỹ thuật lặp lại: “Vậy bạn đang lo lắng về deadline tuần này, đúng không?”
• Dev lắng nghe phản hồi từ QA rồi hỏi lại: “Bạn có thể chỉ rõ case test nào bị lỗi không?”

4. Lưu ý thực tiễn:
→ Tránh ngắt lời hoặc phản bác ngay khi chưa nghe hết ý kiến
→ Không “nghe để phản hồi”, mà “nghe để hiểu”
→ Ghi chú nhưng không nhìn chằm vào màn hình mà bỏ qua ngôn ngữ cơ thể

5. Ví dụ minh họa:
→ Cơ bản: Trưởng nhóm dừng việc đang làm, nhìn thẳng và hỏi lại thành viên khi được báo cáo vấn đề
→ Nâng cao: PO dùng kỹ thuật paraphrasing và follow-up để làm rõ kỳ vọng stakeholder

6. Case Study Mini:
→ Tình huống: Trong họp sprint review, PO hiểu sai ý dev về trạng thái task
→ Giải pháp: Áp dụng kỹ thuật lặp lại và xác nhận: “Ý bạn là task đã xong phần backend, nhưng frontend đang đợi confirm đúng không?”
→ Kết quả: Tránh được hiểu nhầm, cập nhật trạng thái chính xác hơn lên hệ thống

7. Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
Kỹ thuật nào KHÔNG phải là lắng nghe chủ động?
→ a. Gật đầu khi người khác đang nói
→ b. Ghi nhận nội dung chính
→ c. Phản bác ngay khi không đồng ý ←
→ d. Đặt câu hỏi làm rõ

8. Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
Bạn cảm thấy không đồng tình với ý kiến một thành viên trong cuộc họp. Làm sao bạn lắng nghe chủ động và phản hồi một cách xây dựng?

9. Vì sao bạn nên quan tâm đến khái niệm này:
→ Truyền thông không hiệu quả phần lớn đến từ việc nghe không đúng hoặc nghe không đủ
→ Lắng nghe chủ động là nền tảng cho mọi mối quan hệ làm việc hiệu quả
→ Là kỹ năng quan trọng của lãnh đạo, quản lý dự án và vai trò tương tác cao

10. Ứng dụng thực tế trong công việc:
→ Dev ↔ QA: làm rõ lỗi và logic xử lý
→ PM ↔ Stakeholder: xác minh nhu cầu và kỳ vọng
→ HR ↔ Nhân viên: ghi nhận tâm lý và đề xuất cải tiến
→ Scrum Master: lắng nghe mâu thuẫn tiềm ẩn và hòa giải sớm

11. Sai lầm phổ biến khi triển khai:
→ Nghe để phản hồi nhanh – thiếu chiều sâu
→ Tỏ vẻ nghe nhưng thực chất đang phân tâm
→ Ngắt lời hoặc đưa ra kết luận vội vàng
→ Thiếu xác nhận lại khiến hiểu nhầm kéo dài

12. Đối tượng áp dụng:
→ Dành cho: tất cả vai trò có tương tác trong giao tiếp (PM, PO, BA, Dev, QA, HR, Sales…)
→ Áp dụng trong: họp dự án, phỏng vấn, phản hồi hiệu suất, trao đổi 1:1, xử lý xung đột

13. Giới thiệu đơn giản dễ hiểu:
Lắng nghe chủ động giống như “nghe bằng cả tai, mắt và trái tim” – giúp bạn không chỉ biết người khác nói gì, mà hiểu tại sao họ nói như vậy.

14. Câu hỏi thường gặp:
Q1 → Có cần ghi chú khi lắng nghe không?
→ Có, nhưng không để mất kết nối ánh nhìn hoặc phản ứng cảm xúc
Q2 → Lắng nghe chủ động có mất thời gian không?
→ Có thể lâu hơn ban đầu, nhưng tiết kiệm thời gian sửa lỗi về sau
Q3 → Làm sao biết mình đang lắng nghe đúng cách?
→ Khi người nói cảm thấy được hiểu và sẵn sàng chia sẻ thêm

15. Gợi ý hỗ trợ:
→ Gửi email: [email protected]
→ Nhắn tin Zalo: 0708 25 99 25
© Bản quyền thuộc về Viện FMIT – Từ điển quản trị chuẩn mực quốc tế