Active Engagement in Meetings

1. Định nghĩa:
Active engagement in meetings là hành vi chủ động tham gia vào các cuộc họp thông qua việc lắng nghe, đặt câu hỏi, đóng góp ý kiến và thực hiện cam kết hành động sau họp, góp phần nâng cao hiệu quả chung.
- Ví dụ: Trong một buổi họp chiến lược, một thành viên không chỉ ghi chú mà còn đặt câu hỏi phản biện, đề xuất ý tưởng và cam kết thực hiện đầu việc sau cuộc họp.

2. Mục đích sử dụng:
- Tăng hiệu quả và năng suất của cuộc họp.
- Giúp người tham dự nắm rõ mục tiêu, hành động cụ thể và thể hiện trách nhiệm.
- Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và văn hóa phản hồi tích cực.

3. Các bước áp dụng thực tế:
- Chuẩn bị trước nội dung, tài liệu và câu hỏi có liên quan.
- Lắng nghe chủ động và ghi chú các điểm chính.
- Đặt câu hỏi làm rõ, phản hồi hoặc góp ý đúng lúc.
- Ghi nhận trách nhiệm được giao và xác nhận lại sau họp.
- Theo dõi tiến độ thực hiện công việc đã cam kết.

4. Lưu ý thực tiễn:
- Không nên chỉ ngồi dự họp mà không có bất kỳ phản hồi hay ghi chú nào.
- Phát biểu đúng lúc, ngắn gọn, không lan man hay ngắt lời người khác.
- Sau họp nên tổng hợp lại hành động của bản thân và nhóm để đảm bảo thực thi.

5. Ví dụ minh họa:
- Cơ bản: Một nhân viên đặt một câu hỏi ngắn để làm rõ nội dung trình bày.
- Nâng cao: Một trưởng nhóm tóm tắt kết luận cuộc họp và đề xuất hành động tiếp theo, thể hiện tinh thần lãnh đạo chủ động.

6. Case Study Mini:
- Tình huống: Một nhóm dự án thường xuyên họp nhưng ít ai phát biểu, dẫn đến việc họp kéo dài và không ra được quyết định.
- Giải pháp: Quản lý dự án đưa ra quy tắc “mỗi thành viên phải chia sẻ ít nhất một quan điểm” và tạo bảng theo dõi hành động sau họp.
- Kết quả: Sau 1 tháng, số lượng hành động được hoàn thành sau họp tăng 60% và mức độ hài lòng về cuộc họp cải thiện rõ rệt.

7. Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
Hoạt động nào thể hiện sự tham gia tích cực trong cuộc họp?
a. Im lặng suốt buổi họp để không bị chú ý.
b. Đợi người khác hỏi mới phát biểu.
c. Ghi chú, đặt câu hỏi và xác nhận trách nhiệm.
d. Nói thật nhiều để thể hiện bản thân.

8. Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
Bạn được mời tham gia một cuộc họp liên phòng ban. Làm thế nào để thể hiện sự tham gia tích cực mà vẫn đúng mực và hiệu quả?

9. Liên kết thuật ngữ liên quan:
- Meeting facilitation: Điều phối cuộc họp.
- Action-oriented communication: Giao tiếp định hướng hành động.
- Collaborative participation: Tham gia hợp tác.

10. Gợi ý hỗ trợ:
- Gửi email: info@fmit.vn.
- Nhắn tin qua Zalo: 0708 25 99 25.