Contract Management Policies Framework

1. Định nghĩa:
Khung chính sách quản lý hợp đồng (Contract Management Policies Framework) là tập hợp các nguyên tắc, quy định và chuẩn mực được thiết lập nhằm định hướng, điều phối và kiểm soát toàn bộ hoạt động liên quan đến quản lý hợp đồng trong tổ chức – từ khâu soạn thảo, ký kết, thực hiện, theo dõi đến thanh lý.
→ Ví dụ: Một tập đoàn ban hành chính sách phân quyền ký kết hợp đồng, hướng dẫn sử dụng mẫu hợp đồng chuẩn và quy định về lưu trữ, kiểm tra định kỳ.

2. Mục đích sử dụng:
→ Chuẩn hóa hoạt động quản lý hợp đồng trong toàn tổ chức
→ Tăng tính minh bạch, nhất quán và kiểm soát rủi ro pháp lý
→ Đảm bảo mọi phòng ban đều tuân thủ nguyên tắc và quy trình chung

3. Các bước áp dụng và ví dụ thực tiễn:
Bối cảnh: Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, mỗi nơi đang thực hiện quản lý hợp đồng khác nhau
→ Bước 1: Xây dựng bộ chính sách quản lý hợp đồng gồm các nội dung: thẩm quyền, mẫu hợp đồng, quy trình, lưu trữ, rủi ro…
→ Bước 2: Trình phê duyệt từ ban điều hành, ban pháp chế và quản trị rủi ro
→ Bước 3: Phổ biến đến toàn bộ đơn vị, tổ chức đào tạo và ban hành chính thức
→ Bước 4: Theo dõi việc áp dụng chính sách, xử lý trường hợp vi phạm
→ Bước 5: Đánh giá định kỳ và cập nhật khi có thay đổi luật hoặc mô hình tổ chức

4. Lưu ý thực tiễn:
→ Chính sách nên đơn giản, dễ hiểu và có tính khả thi trong thực tế
→ Tránh tình trạng một số đơn vị tự làm theo thói quen, không tuân theo chính sách chung
→ Nên gắn chính sách với KPI kiểm soát và đánh giá nội bộ

5. Ví dụ minh họa:
→ Cơ bản: Chính sách yêu cầu tất cả hợp đồng >1 tỷ phải qua phòng pháp chế phê duyệt
→ Nâng cao: Chính sách tích hợp với hệ thống quản lý hợp đồng số (CLM), tự động nhắc nhở quy trình phê duyệt

6. Case Study Mini:
→ Tình huống: Một công ty đa quốc gia bị kiểm toán phát hiện có hơn 20% hợp đồng không tuân thủ quy trình ký kết
→ Giải pháp: Ban hành khung chính sách thống nhất và triển khai hệ thống kiểm soát tuân thủ
→ Kết quả: Tăng tỷ lệ tuân thủ từ 76% lên 98% trong 6 tháng

7. Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
Tại sao cần có khung chính sách quản lý hợp đồng?
→ a. Để mọi bộ phận làm việc theo chuẩn chung và giảm rủi ro pháp lý ←
→ b. Để giảm chi phí nhân sự
→ c. Để thay thế hợp đồng giấy
→ d. Để ký hợp đồng nhanh hơn

8. Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
Một số phòng ban thường ký hợp đồng không theo mẫu, không xin ý kiến pháp chế. Bạn sẽ đề xuất xây dựng khung chính sách quản lý hợp đồng như thế nào để khắc phục tình trạng này?

9. Vì sao bạn nên quan tâm đến khái niệm này:
→ Chính sách quản lý hợp đồng là “luật nội bộ” giúp tổ chức hoạt động hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và minh bạch trách nhiệm
→ Thiếu chính sách khiến hợp đồng dễ bị tranh chấp, thất lạc hoặc xử lý sai quy trình

10. Ứng dụng thực tế trong công việc:
→ Pháp chế: xây dựng và cập nhật chính sách, kiểm soát tuân thủ
→ Nhân sự – đào tạo: phổ biến quy định và hướng dẫn sử dụng
→ Điều hành: kiểm tra hiệu quả áp dụng chính sách trong toàn doanh nghiệp

11. Sai lầm phổ biến khi triển khai:
→ Ban hành chính sách nhưng không triển khai thực thi
→ Viết chính sách quá phức tạp, khó áp dụng
→ Không cập nhật khi có thay đổi luật, chiến lược kinh doanh hoặc mô hình tổ chức
→ Không đo lường mức độ tuân thủ

12. Đối tượng áp dụng:
→ Dành cho: CEO, pháp chế, quản lý hợp đồng, kiểm toán, các phòng ban sử dụng hợp đồng
→ Áp dụng trong: toàn bộ vòng đời hợp đồng – từ khâu nhu cầu đến ký kết, thực hiện và kết thúc

13. Giới thiệu đơn giản dễ hiểu:
Khung chính sách quản lý hợp đồng giống như “sổ tay nội quy” – đảm bảo mọi hợp đồng đều được xử lý đúng cách, đúng người và đúng luật trong toàn bộ tổ chức.

14. Câu hỏi thường gặp:
Q1 → Có thể áp dụng cùng lúc nhiều chính sách quản lý hợp đồng không?
→ Có – nếu phân theo nhóm hợp đồng hoặc khu vực địa lý
Q2 → Ai nên phê duyệt chính sách quản lý hợp đồng?
→ Ban điều hành hoặc hội đồng quản trị – tùy mức độ ảnh hưởng
Q3 → Cần cập nhật chính sách bao lâu một lần?
→ 6–12 tháng hoặc khi có thay đổi luật lớn
Q4 → Làm sao kiểm soát việc tuân thủ chính sách?
→ Qua hệ thống kiểm tra định kỳ, báo cáo tuân thủ và audit nội bộ

15. Gợi ý hỗ trợ:
→ Gửi email: info@fmit.vn
→ Nhắn tin Zalo: 0708 25 99 25
© Bản quyền thuộc về Viện FMIT – Từ điển quản trị chuẩn mực quốc tế