Xác định phạm vi dự án (Define Scope) là quá trình phát triển ra một mô tả chi tiết về sản phẩm và dự án. Lợi ích chính của quy trình này là mô tả phạm vi về sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả và điều kiện chấp nhận (acceptance criteria).
Bởi vì tất cả các yêu cầu được nhận ra trong quá trình thu thập yêu cầu có thể không đưa vào hết trong dự án, quy trình xác định phạm vi dự án (Define Scope) sẽ lựa chọn những yêu cầu cuối cùng từ tài liệu yêu cầu đã được xác định trước đó. Sau đó nó sẽ phát triển một mô tả chi tiết về sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả của dự án.
Việc chuẩn bị tài liệu mô tả phạm vi dự án chi tiết dựa trên những kết quả đầu ra chính (major deliverables), các giả định (assumptions), và ràng buộc (constraints) đã được lập tài liệu lúc đầu dự án. Trong quá trình lập kế hoạch, phạm vi dự án sẽ làm rõ và mô tả chi tiết hơn khi thông tin về dự án ngày càng rõ hơn. Các rủi ro hiện tại, giả định, và ràng buộc được phân tích hoàn chỉnh và thêm vào hoặc cập nhật nếu cầu.
Quy trình xác định phạm vi dự án có thể lặp lại. Trong các dự án dạng iterative, tầm nhìn chung (high-level vision) sẽ được phát triển cho tổng thể dự án, nhưng chi tiết về phạm vi được xác định 1 lần cho mỗi vòng lặp (iteration), và chi tiết lập kế hoạch cho vòng lặp tiếp theo được thực hiện theo tiến độ công việc với phạm vi công việc và kết quả (deliverables) dự án hiện tại.
Các thành phần chính của quy trình bao gồm:
- Điều lệ dự án (project charter);
- Kế hoạch quản lý dự án (project managmenet plan): kế hoạch quản lý phạm vi dự án (scope management plan);
- Tài liệu dự án (project documents): danh mục giả định (assumption log), tài liệu yêu cầu (Requirements documentations), danh sách rủi ro (risk register);
- Các nhân tố môi trường doanh nghiệp (Enterprise Environmental Factors);
- Tài sản quy trình tổ chức (organizational process assets);
- Chuyên gia (expert judgement);
- Phân tích dữ liệu (data analysis): phân tích các giải pháp (alternative analysis);
- Ra quyết định (decision making): phân tích quyết định đa điều kiện (Multicriteria decision analysis);
- Kỹ năng tương tác và kỹ năng nhóm (Interpersonal and team skills); kỹ năng thúc đẩy (Facilitation);
- Phân tích sản phẩm (Product analysis);
- Mô tả phạm vi dự án (Project scope statement);
- Cập nhật tài liệu dự án (Project documents updates): danh mục giả định (Assumption log); tài liệu yêu cầu (Requirements documentation); ma trận theo dõi yêu cầu (Requirements traceability matrix); danh sách các bên liên quan (Stakeholder register).