Hotline: 0708 25 99 25
Viện đào tạo FMIT
Góc bài viết
Tải Brochure
Giải thưởng
Từ điển quản lý
Thi thử
Mentorship Expertise

Khóa học

Quản lý dự án

Luyện thi PMP®

Agile scrum expert

Quản trị rủi ro & Kiểm soát nội bộ

Kiểm toán nội bộ

Luyện thi chứng chỉ CIA®

Luyện thi CICS®

Quản lý chuỗi cung ứng

Luyện thi CSCP®

Quản trị cung ứng mua hàng

Luyện thi chứng chỉ CPSM

Phát triển lãnh đạo cấp cao

Giám đốc điều hành

Giám đốc Kiểm toán nội bộ

Kế toán quản trị

Quản trị tài chính

Quản trị doanh nghiệp

Quản trị logistics

Từ điển quản lý

Work Authorization Process

Quy trình phê duyệt công việc

  • Định nghĩa:
  • Work Authorization Process là quy trình chính thức được sử dụng để phê duyệt và cho phép bắt đầu công việc hoặc nhiệm vụ trong một dự án. Quy trình này đảm bảo rằng mọi công việc đều được thực hiện theo đúng kế hoạch, phạm vi và ngân sách đã được phê duyệt.
  • Ví dụ thực tiễn:
  • Ngành xây dựng: Trước khi bắt đầu xây dựng một tầng nhà, quản lý dự án phê duyệt các bản vẽ thiết kế và phân bổ nguồn lực.
  • Ngành công nghệ: Một đội phát triển phần mềm chỉ được phép triển khai tính năng mới sau khi nhận được phê duyệt từ quản lý sản phẩm.
  • Ngành dịch vụ: Một công ty tư vấn cần có sự đồng ý của khách hàng trước khi thực hiện nghiên cứu thị trường.
  • Mục đích sử dụng:
  • Đảm bảo rằng các công việc được thực hiện theo kế hoạch và không vượt ngoài phạm vi dự án.
  • Kiểm soát tốt hơn các nguồn lực, bao gồm ngân sách, nhân lực và thời gian.
  • Giảm thiểu các rủi ro liên quan đến việc thực hiện các công việc không cần thiết hoặc không được phép.
  • Nội dung cần thiết:
  • Yêu cầu phê duyệt: Tài liệu hoặc yêu cầu trình bày công việc cần được phê duyệt, bao gồm mục tiêu, phạm vi, và nguồn lực cần thiết.
  • Cấp phê duyệt: Quy định rõ người có thẩm quyền phê duyệt công việc.
  • Tiêu chí phê duyệt: Các tiêu chí cụ thể để xác định xem công việc có đủ điều kiện để được phê duyệt hay không.
  • Hệ thống theo dõi: Sử dụng công cụ hoặc hệ thống để ghi nhận trạng thái phê duyệt và lưu trữ tài liệu liên quan.
  • Vai trò:
  • Quản lý dự án: Phê duyệt hoặc từ chối các công việc dựa trên kế hoạch và nguồn lực hiện có.
  • Nhóm thực hiện: Chuẩn bị tài liệu và yêu cầu cần thiết cho quá trình phê duyệt.
  • Bên liên quan: Cung cấp thông tin hoặc xác nhận bổ sung nếu được yêu cầu.
  • Các bước áp dụng thực tế:
  • Chuẩn bị yêu cầu: Lập tài liệu chi tiết mô tả công việc, mục tiêu, phạm vi và nguồn lực.
  • Gửi yêu cầu: Chuyển tài liệu đến người có thẩm quyền phê duyệt.
  • Đánh giá: Người phê duyệt xem xét tài liệu, đánh giá tính khả thi và phù hợp với kế hoạch dự án.
  • Ra quyết định: Phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu.
  • Thông báo: Thông báo quyết định đến nhóm thực hiện và lưu trữ tài liệu phê duyệt.
  • Lưu ý thực tiễn:
  • Quy trình phê duyệt cần được chuẩn hóa và truyền thông rõ ràng để tránh sự nhầm lẫn.
  • Sử dụng các công cụ quản lý dự án (như Jira, Asana, hoặc Microsoft Project) để theo dõi trạng thái phê duyệt.
  • Đảm bảo mọi phê duyệt đều được ghi nhận và lưu trữ để phục vụ cho việc kiểm tra hoặc đánh giá sau này.
  • Ví dụ minh họa:
  • Cơ bản: Một doanh nghiệp nhỏ sử dụng email để phê duyệt các nhiệm vụ dự án.
  • Nâng cao: Một tổ chức lớn sử dụng hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) để quản lý toàn bộ quy trình phê duyệt công việc.
  • Case Study Mini:
  • Dự án nâng cấp cơ sở hạ tầng IT (Ngành công nghệ):
  • Ứng dụng: Mọi công việc liên quan đến nâng cấp hệ thống chỉ được bắt đầu sau khi có sự phê duyệt từ quản lý cấp cao.
  • Kết quả: Đảm bảo rằng các nguồn lực được phân bổ hiệu quả và không có nhiệm vụ nào vượt ngoài kế hoạch.
  • Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
  • Mục tiêu chính của quy trình phê duyệt công việc là:
  • a. Tăng tốc độ thực hiện các nhiệm vụ.
  • b. Đảm bảo rằng mọi công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch và phạm vi.
  • c. Đánh giá hiệu suất của nhóm dự án.
  • d. Tăng số lượng công việc hoàn thành trong dự án.
  • Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
  • Một thành viên trong nhóm bắt đầu công việc mà không có sự phê duyệt chính thức. Làm thế nào bạn xử lý tình huống này để tránh xảy ra các trường hợp tương tự?
  • Liên kết thuật ngữ liên quan:
  • Work Breakdown Structure (WBS): Cấu trúc phân chia công việc.
  • Scope Management: Quản lý phạm vi dự án.
  • Resource Allocation: Phân bổ nguồn lực.
  • Gợi ý hỗ trợ:
  • Gửi email đến info@fmit.vn.
  • Nhắn tin qua Zalo số 0708 25 99 25.

Đăng ký nhận tin

7 - 2 =

Đối tác

Agile Scrum Master
ISM
Học Viện Sáng Tạo Toàn Cầu
IIA
ICI
PMI

Kết nối với chúng tôi

Icon email Icon phone Icon message Icon zalo