Project Business Case

Tình huống kinh doanh (business case) là tài liệu nghiên cứu tính khả thi về kinh tế được sử dụng để đánh giá lợi ích của một thành phần và được dùng làm cơ sở để quyết định tiến hành các hoạt động quản lý dự án. Tình huống kinh doanh liệt kê các mục tiêu và lý do để khởi tạo ra dự án. Nó giúp đánh giá sự thành công của dự án vào lúc kết thúc dự án so với mục tiêu của dự án. Tình huống kinh doanh là một tài liệu được sử dụng xuyên suốt vòng đời dự án. Tình huống kinh doanh có thể được dùng trước khi dự án bắt đầu và có thể dùng để quyết định việc tiến hành hoặc hủy bỏ (go/no-go) dự án. 

Đánh giá nhu cầu (needs assessment) thường diễn ra trước tình huống kinh doanh (business case). Đánh giá nhu cầu liên quan đến việc hiểu mục đích kinh doanh và mục tiêu, các vấn đề, các cơ hội và các đề xuất để giải quyết. Kết quả của đánh giá nhu cầu có thể được tổng hợp trong tài liệu về tình huống kinh doanh (business case).

Quy trình để xác định nhu cầu kinh doanh, phân tích tình huống, đề xuất, và đưa ra tiêu chí đánh giá phải được áp dụng cho mọi dự án trong tổ chức.

Nhu cầu kinh doanh (Business needs):

- Xác định điều gì dẫn tới nhu cầu cần hành động

- Tài liệu mô tả tình huống vấn đề kinh doanh hoặc cơ hội được chỉ ra, bao gồm giá trị sẽ tạo ra cho tổ chức

- Chỉ ra các bên liên quan có ảnh hưởng

- Chỉ ra phạm vi công việc

Phân tích tình huống (Analysis of the situation):

- Nhận ra chiến lược tổ chức, các mục tiêu, mục đích

- Nhận ra nguyên nhân gốc của vấn dề và những đóng góp chính của cơ hội

- Phân tích thiếu hụt về năng lực cần thiết của dự án so với năng lực hiện tại của tổ chức;

- Nhận diện các rủi ro;

- Nhận diện các nhân tố thành công quan trọng;

- Nhận diện các điều kiện quyết định mà từ đó các hành động có thể được đánh giá;

Ví dụ về phân loại các tiêu chí dùng để phân tích tình huống như:

- Yêu cầu (required). Đây là tiêu chí cẩn phải hoàn thành để giải quyết vấn đề hoặc cơ hội

- Mong muốn (Desired). Đây là tiêu chí mong muốn hoàn thành để giải quyết vấn đề hoặc cơ hội.

- Lựa chọn (Optional). Đây là tiêu chí không bắt buộc. Hoàn thành tiêu chí này có thể tạo ra sự khác biệt.

Các lựa chọn (option) có thể là:

- Không làm gì (Do nothing). Chỉ đến trường hợp dự án không được tiến hành.

- Tiến hành một ít công việc để xử lý vấn đề (Do the minimun). 

- Tiến hành nhiều hơn một lượng tối thiểu (Do more than the minumum). Lựa chọn này đáp ứng một số tiêu chí và có thể bao hàm nhiều lựa chọn trong tình huống kinh doanh.

Đề xuất (recommendation)

- Mô tả về các lựa chọn được đề xuất để theo đuổi dự án. Các thành phần trong đề xuất có thể bao gồm: ràng buộc, giả định, rủi ro, sự phụ thuộc giữa các lựa chọn, thước đo sự thành công,

- Phương pháp hiện thực có thể bao gồm: cột mốc (milestones), sự phụ thuộc, vai trò và trách nhiệm.

Đánh giá (Evaluation)

Phát biểu mô tả kế hoạch để đo lợi ích mà dự án tạo ra. Công việc này bao gồm bất kỳ phương diện hoạt động liên tục nào của các lựa chọn được dề xuất trên hiện thực ban đầu.

Tài liệu tình huống kinh doanh sẽ là cơ sở để đánh giá sự thành công và tiến trình thông qua vòng đời dự án bằng cách so sánh kết quả với các mục tiêu và tiêu chí thành công cho trước.