Tài sản quy trình tổ chức là gì?

Tài sản quy trình tổ chức (Organizational Process Assets) hay OPAs là các kế hoạch, quy trình, chính sách, và cơ sở tri thức cụ thể và được sử dụng khi thực hiện dự án. Những tài sản này ảnh hưởng đến việc quản lý dự án.

OPAs bao gồm bất kỳ tài liệu (artifact), thực hành, hoặc kiến thức nào từ bất kỳ hoặc tất cả có thể được dùng để thực thi hoặc quản trị dự án. OPAs cũng bao gồm các bài học kinh nghiệm từ các dự án trước và các thông tin lịch sử. OPAs có thể bao gồm các dữ liệu về giá trị đạt được (earned value), dữ liệu rủi ro, tiến độ. 

OPAs là đầu vào đối với nhiều quy trình quản lý dự án. Vì OPAs thuộc về bên trong của tổ chức, nên nhóm dự án có thể cập nhật và thêm vào tài sản quy trình tổ chức khi cần thiết trong suốt quá trình thực hiện dự án. 

OPAs có thể thuộc 1 trong 2 loại:

- Quy trình, chính sách, thủ tục thường không được cập nhật. Các quy trình, chính sách, và thủ tục thường được tạo ra bởi phòng quản lý dự án (PMO) hoặc các chức năng khác bên ngoài dự án. Những thứ này chỉ có thể được cập nhật theo những chính sách tổ chức tương ứng với quy trình cập nhật. Một vài tổ chức khuyến khích nhóm dự án điều chỉnh các biểu mẫu, vòng đời dự án, và danh mục (checklists) cho riêng dự án của họ. 

- và cơ sở tri thức của tổ chức. Những thứ này thường được cập nhật trong quá trình dự án với thông tin dự án. Ví dụ, thông tin về kết quả tài chính, bài học kinh nghiệm, thước đo kết quả và các vấn đề, các lỗi phát sinh được liên tục cập nhật trong dự án.

Quy trình, chính sách, và thủ tục 

- Các hướng dẫn và tiêu chuẩn để điều chỉnh quy trình chuẩn của tổ chức và thủ tục để đáp ứng nhu cầu cụ thể của dự án

- Các tiêu chuẩn tổ chức cụ thể như chính sách (ví dụ, chính sách nhân sự, chính sách sức khỏe và an toàn, chính sách bảo mật, chính sách chất lượng, chính sách thầu, chính sách môi trường);

- Vòng đời dự án, và các phương pháp và thủ tục (ví dụ, phương pháp quản lý dự án, các ước tính, đánh giá quy trình, mục tiêu cải tiến);

- Các biểu mẫu (ví dụ, kế hoạch quản lý dự án, tài liệu dự án, mẫu báo cáo, mẫu hợp đồng, danh mục rủi ro, biểu mẫu rủi ro, định nghĩa xác suất tác động, và biểu mẫu quản lý các bên liên quan);

Cơ sở tri thức

- Cơ sỏ tri thức quản lý cấu hình chứa các phiên bản phần mềm và thành phần phần cứng

- Cơ sở dữ liệu tài chính chứa các thông tin như giờ lao động, chi phí phát sinh, ngân sách, và chi phí vượt 

- Hồ sơ lịch sử và bài học kinh nghiệm

- Các sự cố, thông tin kiểm soát

- Hồ sơ dự án từ các dự án trước (ví dụ, công việc, chi phí, tiến độ, Basline, mạng lưới, rủi ro.