Hotline: 0708 25 99 25
Viện đào tạo FMIT
Góc bài viết
Tải Brochure
Giải thưởng
Từ điển quản lý
Thi thử
Mentorship Expertise

Khóa học

Quản lý dự án

Luyện thi PMP®

Agile scrum expert

Quản trị rủi ro & Kiểm soát nội bộ

Kiểm toán nội bộ

Luyện thi chứng chỉ CIA®

Luyện thi CICS®

Quản lý chuỗi cung ứng

Luyện thi CSCP®

Quản trị cung ứng mua hàng

Luyện thi chứng chỉ CPSM

Phát triển lãnh đạo cấp cao

Giám đốc điều hành

Giám đốc Kiểm toán nội bộ

Kế toán quản trị

Quản trị tài chính

Quản trị doanh nghiệp

Quản trị logistics

Từ điển quản lý

Stakeholder Communication Strategy

Chiến lược giao tiếp với các bên liên quan

  • Định nghĩa:
  • Stakeholder Communication Strategy là kế hoạch chi tiết xác định cách thức, nội dung, kênh, và tần suất giao tiếp với các bên liên quan trong dự án. Chiến lược này nhằm đảm bảo rằng thông tin được truyền tải đúng cách, đến đúng đối tượng, và đúng thời điểm để duy trì sự tham gia, đồng thuận, và hỗ trợ từ các bên liên quan.
  • Ví dụ:
  • Nhà tài trợ nhận báo cáo tiến độ hàng tuần qua email và tham gia họp trực tiếp hàng tháng.
  • Đội phát triển phần mềm nhận thông báo hằng ngày qua Slack về các thay đổi trong yêu cầu kỹ thuật.
  • Mục đích sử dụng:
  • Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan nhận được thông tin phù hợp với vai trò và nhu cầu của họ.
  • Giảm thiểu hiểu lầm và xung đột trong quá trình thực hiện dự án.
  • Duy trì sự hỗ trợ và tham gia tích cực của các bên liên quan.
  • Nội dung cần thiết:
  • Danh sách các bên liên quan: Ghi rõ vai trò và nhu cầu thông tin của từng bên.
  • Loại thông tin cần giao tiếp: Tiến độ, chi phí, thay đổi phạm vi, rủi ro, và các quyết định quan trọng.
  • Kênh giao tiếp: Email, họp trực tiếp, bảng điều khiển tiến độ, tin nhắn nhanh, hoặc phần mềm quản lý dự án.
  • Tần suất giao tiếp: Hằng ngày, hằng tuần, hoặc theo giai đoạn dự án.
  • Vai trò:
  • Quản lý dự án (Project Manager): Thiết kế và thực hiện chiến lược giao tiếp với các bên liên quan.
  • Nhóm dự án (Project Team): Cung cấp thông tin và thực hiện các hoạt động giao tiếp theo chiến lược.
  • Các bên liên quan (Stakeholders): Đọc, phản hồi, và tham gia vào các hoạt động giao tiếp.
  • Các bước áp dụng thực tế:
  • Xác định các bên liên quan: Lập danh sách các cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức liên quan đến dự án.
  • Thu thập thông tin: Hiểu rõ nhu cầu, kỳ vọng, và sở thích giao tiếp của từng bên liên quan.
  • Xây dựng chiến lược: Thiết kế chiến lược giao tiếp phù hợp với từng nhóm bên liên quan.
  • Thực hiện: Áp dụng các phương pháp giao tiếp đã thiết kế vào thực tế.
  • Đánh giá và điều chỉnh: Định kỳ xem xét hiệu quả của chiến lược và điều chỉnh khi cần thiết.
  • Lưu ý thực tiễn:
  • Giao tiếp nên được cá nhân hóa để phù hợp với nhu cầu của từng nhóm bên liên quan.
  • Sử dụng công cụ quản lý giao tiếp như MS Teams, Slack, hoặc Zoom để tăng cường hiệu quả.
  • Thường xuyên cập nhật chiến lược giao tiếp để phù hợp với trạng thái thực tế của dự án.
  • Ví dụ minh họa:
  • Cơ bản: Một dự án xây dựng cung cấp báo cáo tiến độ hàng tuần qua email cho nhà tài trợ, đồng thời tổ chức họp hàng tháng để giải quyết các vấn đề lớn.
  • Nâng cao: Một công ty công nghệ sử dụng dashboard trực quan để cung cấp thông tin tiến độ thời gian thực cho tất cả các bên liên quan, giảm thời gian giao tiếp truyền thống.
  • Case Study Mini:
  • Amazon:
  • Amazon thiết kế chiến lược giao tiếp cho các dự án mở rộng chuỗi cung ứng. Nhà tài trợ nhận báo cáo hàng tuần, trong khi đội vận hành nhận thông tin chi tiết hàng ngày thông qua bảng điều khiển.
  • Kết quả: Tăng 25% hiệu quả giao tiếp và giảm 20% thời gian phản hồi các vấn đề phát sinh.
  • Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
  • Stakeholder Communication Strategy chủ yếu được sử dụng để:
  • a. Phân tích rủi ro dự án.
  • b. Đảm bảo rằng các bên liên quan nhận được thông tin phù hợp, đúng thời điểm.
  • c. Lập kế hoạch tài chính cho dự án.
  • d. Theo dõi tiến độ dự án.
  • Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
  • Một nhà tài trợ quan trọng phàn nàn rằng họ không nhận được đủ thông tin về tiến độ dự án. Làm thế nào bạn điều chỉnh chiến lược giao tiếp để giải quyết vấn đề này?
  • Liên kết thuật ngữ liên quan:
  • Stakeholder Register: Danh sách các bên liên quan và nhu cầu thông tin của họ.
  • Stakeholder Engagement Plan: Kế hoạch quản lý sự tham gia của các bên liên quan.
  • Communication Management Plan: Tài liệu xác định cách thức và kênh giao tiếp trong dự án.
  • Gợi ý hỗ trợ:
  • Gửi email đến info@fmit.vn.
  • Nhắn tin qua Zalo số 0708 25 99 25.

Đăng ký nhận tin

7 * 5 =

Đối tác

Agile Scrum Master
ISM
Học Viện Sáng Tạo Toàn Cầu
IIA
ICI
PMI

Kết nối với chúng tôi

Icon email Icon phone Icon message Icon zalo