Stakeholder Communication Preferences Assessment

Định nghĩa:

Stakeholder Communication Preferences Assessment là quá trình xác định và đánh giá cách thức giao tiếp ưa thích của các bên liên quan trong dự án. Quá trình này giúp đảm bảo rằng các thông điệp được truyền đạt một cách hiệu quả và đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan.

Ví dụ: Một nhà đầu tư trong dự án có thể thích nhận báo cáo tiến độ hàng tuần qua email, trong khi đội kỹ thuật lại ưu tiên các cuộc họp nhanh hàng ngày để trao đổi thông tin.

Mục đích sử dụng:

Tăng cường hiệu quả giao tiếp giữa đội dự án và các bên liên quan.

Giảm thiểu hiểu lầm hoặc thông tin không chính xác trong quá trình truyền đạt.

Tăng sự đồng thuận và sự tham gia tích cực của các bên liên quan.

Các bước áp dụng thực tế:

Xác định các bên liên quan: Liệt kê tất cả các cá nhân hoặc tổ chức có liên quan đến dự án.

Thu thập thông tin: Sử dụng khảo sát, phỏng vấn, hoặc thảo luận để hiểu rõ sở thích giao tiếp của từng bên liên quan.

Phân tích sở thích: Đánh giá các kênh giao tiếp (email, họp trực tuyến, cuộc gọi, báo cáo) và tần suất phù hợp cho từng nhóm bên liên quan.

Lập kế hoạch giao tiếp: Tạo kế hoạch giao tiếp tùy chỉnh để đáp ứng sở thích của các bên liên quan.

Theo dõi và điều chỉnh: Giám sát hiệu quả của kế hoạch giao tiếp và điều chỉnh khi cần thiết để cải thiện hiệu quả.

Lưu ý thực tiễn:

Sở thích giao tiếp của các bên liên quan có thể thay đổi theo thời gian, cần được đánh giá định kỳ.

Sử dụng các công cụ quản lý giao tiếp như Microsoft Teams, Zoom, hoặc phần mềm quản lý dự án để tăng cường hiệu quả giao tiếp.

Đảm bảo rằng mọi bên liên quan đều được nhận thông tin đúng lúc và đúng cách.

Ví dụ minh họa:

Cơ bản: Một dự án xây dựng tổ chức họp trực tiếp hàng tháng với ban lãnh đạo và gửi báo cáo email hàng tuần cho các nhà tài trợ.

Nâng cao: Một dự án IT sử dụng khảo sát để xác định rằng khách hàng thích nhận cập nhật qua ứng dụng di động thay vì email, sau đó điều chỉnh kế hoạch giao tiếp phù hợp.

Case Study Mini:

Google:

Google đánh giá sở thích giao tiếp của các bên liên quan trong dự án phát triển sản phẩm mới:

Phát hiện: Các nhà đầu tư thích nhận báo cáo ngắn gọn qua email, trong khi đội phát triển sản phẩm ưu tiên các cuộc họp nhanh hàng ngày.

Hành động: Tùy chỉnh kế hoạch giao tiếp để đáp ứng các sở thích này.

Kết quả: Tăng sự hài lòng của các bên liên quan và cải thiện hiệu suất làm việc của nhóm dự án.

Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):

Đánh giá sở thích giao tiếp của các bên liên quan nhằm mục đích gì?

a. Đảm bảo thông điệp được truyền đạt hiệu quả và đúng cách.

b. Bỏ qua các yêu cầu của các bên liên quan để tiết kiệm thời gian.

c. Chỉ sử dụng một kênh giao tiếp cho tất cả các bên liên quan.

d. Tập trung vào việc giảm thiểu số lượng các bên liên quan.

Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):

Một dự án phát hiện rằng một số bên liên quan không hài lòng với cách thức giao tiếp hiện tại. Làm thế nào để đánh giá và cải thiện sở thích giao tiếp của các bên liên quan?

Liên kết thuật ngữ liên quan:

Communication Management Plan (Kế hoạch quản lý giao tiếp): Tài liệu mô tả các chiến lược và phương pháp giao tiếp trong dự án.

Stakeholder Engagement Plan (Kế hoạch gắn kết các bên liên quan): Xây dựng mối quan hệ tích cực với các bên liên quan.

Feedback Loop (Chu kỳ phản hồi): Quá trình thu thập và phản hồi thông tin từ các bên liên quan.

Collaboration Tools (Công cụ cộng tác): Các nền tảng hỗ trợ giao tiếp và làm việc nhóm.

Gợi ý hỗ trợ:

Gửi email đến info@fmit.vn.

Nhắn tin qua Zalo số 0708 25 99 25.