Hotline: 0708 25 99 25
Viện đào tạo FMIT
Góc bài viết
Tải Brochure
Giải thưởng
Từ điển quản lý
Thi thử
Mentorship Expertise

Khóa học

Quản lý dự án

Luyện thi PMP®

Agile scrum expert

Quản trị rủi ro & Kiểm soát nội bộ

Kiểm toán nội bộ

Luyện thi chứng chỉ CIA®

Luyện thi CICS®

Quản lý chuỗi cung ứng

Luyện thi CSCP®

Quản trị cung ứng mua hàng

Luyện thi chứng chỉ CPSM

Phát triển lãnh đạo cấp cao

Giám đốc điều hành

Giám đốc Kiểm toán nội bộ

Kế toán quản trị

Quản trị tài chính

Quản trị doanh nghiệp

Quản trị logistics

Từ điển quản lý

Stakeholder Communication Flow Optimization

Tối ưu hóa dòng chảy giao tiếp với các bên liên quan

  • Định nghĩa:
  • Stakeholder Communication Flow Optimization là quá trình cải thiện hiệu quả và độ chính xác của các luồng thông tin giữa các bên liên quan trong một dự án. Quá trình này đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt đúng người, đúng thời điểm và đúng nội dung để hỗ trợ ra quyết định và duy trì sự đồng thuận.
  • Ví dụ thực tiễn:
  • Ngành xây dựng: Tối ưu hóa giao tiếp giữa chủ đầu tư, nhà thầu, và đội thi công bằng cách sử dụng các nền tảng quản lý dự án trực tuyến như Procore.
  • Ngành công nghệ: Sử dụng Slack để tổ chức các kênh giao tiếp riêng cho từng nhóm làm việc và các bên liên quan khác nhau.
  • Ngành tài chính: Thiết lập hệ thống báo cáo tự động để cung cấp thông tin tài chính hàng tuần cho các nhà đầu tư.
  • Mục đích sử dụng:
  • Cải thiện hiệu quả giao tiếp, giảm thiểu hiểu nhầm và xung đột.
  • Đảm bảo rằng các bên liên quan nhận được thông tin phù hợp với nhu cầu và kỳ vọng của họ.
  • Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác dựa trên thông tin đầy đủ.
  • Nội dung cần thiết:
  • Đối tượng giao tiếp: Xác định các bên liên quan và nhu cầu thông tin của họ.
  • Luồng thông tin: Định rõ cách thức và thời điểm truyền đạt thông tin.
  • Công cụ hỗ trợ: Các nền tảng giao tiếp như email, báo cáo, họp trực tuyến, hoặc phần mềm quản lý dự án.
  • Tiêu chuẩn giao tiếp: Quy định về định dạng, tần suất, và nội dung thông tin cần truyền đạt.
  • Vai trò:
  • Quản lý dự án: Thiết kế và điều phối dòng chảy giao tiếp giữa các bên liên quan.
  • Nhóm thực hiện: Cung cấp thông tin và tuân thủ các tiêu chuẩn giao tiếp được thiết lập.
  • Bên liên quan: Sử dụng thông tin được cung cấp để đưa ra các quyết định hoặc phản hồi.
  • Các bước áp dụng thực tế:
  • Phân tích nhu cầu giao tiếp: Xác định loại thông tin mà từng bên liên quan cần nhận và tần suất nhận thông tin.
  • Thiết lập luồng thông tin: Xác định phương thức giao tiếp và quy trình truyền đạt thông tin.
  • Áp dụng công cụ: Sử dụng các công cụ như Microsoft Teams, Zoom, hoặc phần mềm quản lý dự án để hỗ trợ giao tiếp.
  • Theo dõi và điều chỉnh: Định kỳ rà soát hiệu quả của luồng thông tin và điều chỉnh khi cần thiết.
  • Đánh giá và cải thiện: Thu thập phản hồi từ các bên liên quan để tối ưu hóa dòng chảy giao tiếp trong tương lai.
  • Lưu ý thực tiễn:
  • Luồng thông tin nên được thiết kế đơn giản và dễ hiểu để tránh nhầm lẫn.
  • Sử dụng các báo cáo hoặc dashboard để cung cấp thông tin một cách trực quan và dễ dàng theo dõi.
  • Đảm bảo rằng các bên liên quan được thông báo đầy đủ và kịp thời về các thay đổi trong dự án.
  • Ví dụ minh họa:
  • Cơ bản: Một nhóm nhỏ sử dụng email và bảng tính Excel để quản lý và chia sẻ thông tin.
  • Nâng cao: Một tổ chức lớn sử dụng Power BI để tạo dashboard hiển thị thông tin dự án theo thời gian thực cho các bên liên quan.
  • Case Study Mini:
  • Dự án triển khai hệ thống quản lý tài sản:
  • Ứng dụng: Sử dụng Microsoft Teams để tổ chức các kênh giao tiếp riêng biệt cho đội kỹ thuật, khách hàng, và quản lý cấp cao.
  • Kết quả: Tăng 35% hiệu quả giao tiếp và giảm thời gian phản hồi xuống còn 24 giờ nhờ vào luồng thông tin rõ ràng và minh bạch.
  • Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
  • Tối ưu hóa dòng chảy giao tiếp chủ yếu nhằm mục đích:
  • a. Đánh giá hiệu suất cá nhân trong nhóm thực hiện.
  • b. Cải thiện hiệu quả giao tiếp và giảm thiểu hiểu nhầm giữa các bên liên quan.
  • c. Loại bỏ hoàn toàn các xung đột trong dự án.
  • d. Tăng tốc độ hoàn thành dự án bằng cách giảm thiểu số lượng báo cáo.
  • Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
  • Dự án của bạn gặp vấn đề với việc truyền đạt thông tin giữa các bên liên quan, dẫn đến chậm tiến độ. Làm thế nào bạn tối ưu hóa dòng chảy giao tiếp để giải quyết vấn đề này?
  • Liên kết thuật ngữ liên quan:
  • Communication Plan: Kế hoạch giao tiếp.
  • Stakeholder Engagement: Gắn kết các bên liên quan.
  • Performance Reporting: Báo cáo hiệu suất.
  • Gợi ý hỗ trợ:
  • Gửi email đến info@fmit.vn.
  • Nhắn tin qua Zalo số 0708 25 99 25.

Đăng ký nhận tin

9 * 5 =

Đối tác

Agile Scrum Master
ISM
Học Viện Sáng Tạo Toàn Cầu
IIA
ICI
PMI

Kết nối với chúng tôi

Icon email Icon phone Icon message Icon zalo