Hotline: 0708 25 99 25
Viện đào tạo FMIT
Góc bài viết
Tải Brochure
Giải thưởng
Từ điển quản lý
Thi thử
Mentorship Expertise

Khóa học

Quản lý dự án

Luyện thi PMP®

Agile scrum expert

Quản trị rủi ro & Kiểm soát nội bộ

Kiểm toán nội bộ

Luyện thi chứng chỉ CIA®

Luyện thi CICS®

Quản lý chuỗi cung ứng

Luyện thi CSCP®

Quản trị cung ứng mua hàng

Luyện thi chứng chỉ CPSM

Lãnh đạo & Phát triển nhân sự

Giám đốc điều hành

Giám đốc Kiểm toán nội bộ

Kế toán quản trị

Quản trị tài chính

Quản trị doanh nghiệp

Quản trị logistics

Từ điển quản lý

Scope Creep Prevention

Ngăn chặn hiện tượng vượt phạm vi

  • Định nghĩa:
  • Scope Creep Prevention là các chiến lược và biện pháp được áp dụng để tránh việc thêm các yêu cầu hoặc công việc ngoài phạm vi dự án ban đầu mà không thông qua quy trình phê duyệt chính thức. Hiện tượng vượt phạm vi (Scope Creep) có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ, chi phí, và hiệu suất của dự án.
  • Ví dụ:
  • Trong một dự án xây dựng, khách hàng yêu cầu thêm một phòng chức năng mà không cập nhật ngân sách hoặc tiến độ. Nếu yêu cầu này được thực hiện mà không phê duyệt, sẽ dẫn đến vượt phạm vi.
  • Một dự án phần mềm bị Scope Creep khi khách hàng yêu cầu bổ sung các tính năng mới mà không điều chỉnh thời gian và nguồn lực.
  • Mục đích sử dụng:
  • Duy trì phạm vi dự án trong giới hạn đã phê duyệt.
  • Đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời gian, ngân sách, và chất lượng đã cam kết.
  • Tránh làm gián đoạn các hoạt động và ưu tiên ban đầu của dự án.
  • Nội dung cần thiết:
  • Project Scope Statement (Tuyên bố phạm vi dự án): Tài liệu chính thức xác định phạm vi công việc cần hoàn thành.
  • Change Control Process (Quy trình kiểm soát thay đổi): Quy trình để đánh giá, phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu thay đổi.
  • Sổ đăng ký thay đổi (Change Log): Theo dõi các thay đổi được đề xuất và trạng thái của chúng.
  • Vai trò:
  • Quản lý dự án (Project Manager): Giám sát và kiểm soát các thay đổi phạm vi, đảm bảo tuân thủ quy trình kiểm soát thay đổi.
  • Các bên liên quan (Stakeholders): Đề xuất thay đổi thông qua các kênh chính thức và tham gia vào quá trình phê duyệt.
  • Nhóm dự án (Project Team): Báo cáo các công việc phát sinh ngoài phạm vi để xử lý kịp thời.
  • Các bước áp dụng thực tế:
  • Xác định rõ phạm vi: Đảm bảo rằng phạm vi dự án được mô tả chi tiết và được tất cả các bên liên quan phê duyệt từ đầu.
  • Áp dụng quy trình kiểm soát thay đổi: Mọi yêu cầu thay đổi phải được đánh giá tác động và phê duyệt trước khi thực hiện.
  • Theo dõi và giám sát: Sử dụng các công cụ quản lý tiến độ và phạm vi để phát hiện sớm các dấu hiệu vượt phạm vi.
  • Giao tiếp thường xuyên: Liên tục cập nhật các bên liên quan về trạng thái phạm vi và nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ quy trình.
  • Đào tạo nhóm dự án: Đảm bảo rằng nhóm dự án hiểu rõ phạm vi và biết cách báo cáo các yêu cầu vượt phạm vi.
  • Lưu ý thực tiễn:
  • Đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu thay đổi đều được ghi lại và phê duyệt trước khi thực hiện.
  • Sử dụng các công cụ như Work Breakdown Structure (WBS) để quản lý chi tiết phạm vi công việc.
  • Truyền đạt rõ ràng tác động tiêu cực của Scope Creep đến dự án để giảm thiểu các yêu cầu không cần thiết.
  • Ví dụ minh họa:
  • Cơ bản: Một dự án xây dựng từ chối yêu cầu thêm một tầng lầu từ khách hàng vì nó vượt ngân sách và không nằm trong phạm vi ban đầu.
  • Nâng cao: Một công ty phần mềm thiết lập hệ thống kiểm soát tự động để từ chối các yêu cầu thay đổi không tuân thủ quy trình.
  • Case Study Mini:
  • Apple:
  • Trong các dự án phát triển sản phẩm, Apple áp dụng các biện pháp ngăn chặn Scope Creep bằng cách sử dụng các quy trình kiểm soát thay đổi nghiêm ngặt và đảm bảo rằng tất cả các tính năng bổ sung phải được đánh giá trước khi triển khai.
  • Kết quả: Giảm 25% các chi phí phát sinh không cần thiết và duy trì tiến độ ra mắt sản phẩm đúng hạn.
  • Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
  • Scope Creep Prevention chủ yếu được sử dụng để:
  • a. Xác định các rủi ro tiềm ẩn trong dự án.
  • b. Ngăn chặn việc thêm yêu cầu hoặc công việc ngoài phạm vi mà không được phê duyệt chính thức.
  • c. Đưa ra các thay đổi lớn trong phạm vi dự án.
  • d. Đảm bảo sự tham gia của các bên liên quan.
  • Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
  • Dự án của bạn đang gặp phải nhiều yêu cầu thay đổi từ khách hàng, dẫn đến nguy cơ vượt phạm vi. Làm thế nào bạn kiểm soát và ngăn chặn Scope Creep để đảm bảo dự án hoàn thành đúng kế hoạch?
  • Liên kết thuật ngữ liên quan:
  • Change Control Process (Quy trình kiểm soát thay đổi): Quản lý các thay đổi trong dự án.
  • Work Breakdown Structure (WBS): Công cụ phân chia công việc để quản lý chi tiết phạm vi.
  • Stakeholder Engagement (Sự tham gia của các bên liên quan): Quản lý kỳ vọng để tránh phát sinh yêu cầu ngoài phạm vi.
  • Gợi ý hỗ trợ:
  • Gửi email đến info@fmit.vn.
  • Nhắn tin qua Zalo số 0708 25 99 25.

Đăng ký nhận tin

7 + 4 =

Đối tác

Agile Scrum Master
ISM
Học Viện Sáng Tạo Toàn Cầu
IIA
ICI
PMI

Kết nối với chúng tôi

Icon email Icon phone Icon message Icon zalo