Request for Quotation (RFQ)

1. Định nghĩa:

Request for Quotation (RFQ) là tài liệu chính thức do người mua gửi đến nhiều nhà cung cấp để yêu cầu báo giá cho sản phẩm hoặc dịch vụ. RFQ thường bao gồm chi tiết về yêu cầu kỹ thuật, số lượng, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán, giúp doanh nghiệp so sánh giá cả và lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất.

Ví dụ: Một công ty xây dựng gửi RFQ đến ba nhà cung cấp thép để nhận báo giá và chọn nhà cung cấp có mức giá và điều kiện tốt nhất.

2. Mục đích sử dụng:

- Tối ưu hóa chi phí mua sắm, giúp tổ chức chọn được mức giá và điều kiện tốt nhất từ nhiều nhà cung cấp.
- Cải thiện tính minh bạch trong quy trình mua hàng, đảm bảo không có sai lệch hoặc gian lận.
- Nâng cao khả năng thương lượng, khi nhà cung cấp biết họ đang cạnh tranh, họ sẽ đưa ra báo giá cạnh tranh hơn.
- Đảm bảo chất lượng và điều khoản giao hàng phù hợp, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt rủi ro trong chuỗi cung ứng.

3. Các thành phần chính của RFQ:

- 1. Thông tin về doanh nghiệp yêu cầu báo giá – Tên, địa chỉ, người liên hệ.
- 2. Mô tả chi tiết về sản phẩm/dịch vụ – Các thông số kỹ thuật, chất lượng, tiêu chuẩn cần đáp ứng.
- 3. Số lượng cần mua – Yêu cầu rõ số lượng đơn vị sản phẩm hoặc dịch vụ.
- 4. Thời gian và địa điểm giao hàng – Xác định thời gian giao hàng mong muốn và điều kiện vận chuyển.
- 5. Điều kiện thanh toán – Các tùy chọn thanh toán và thời gian thanh toán.
- 6. Hạn chót nhận báo giá – Thời gian nhà cung cấp phải phản hồi để đảm bảo tiến độ mua sắm.

4. Lưu ý thực tiễn:

- RFQ chỉ nên sử dụng khi có yêu cầu chi tiết và rõ ràng về sản phẩm/dịch vụ, không phù hợp cho các giao dịch phức tạp hoặc cần thảo luận thêm.
- Cần gửi RFQ đến ít nhất 3-5 nhà cung cấp để đảm bảo có đủ lựa chọn so sánh.
- Nhà cung cấp có thể đàm phán giá cả và điều kiện khác nhau, do đó doanh nghiệp cần đánh giá không chỉ giá mà còn yếu tố chất lượng, dịch vụ và uy tín.

5. Ví dụ minh họa:

- Cơ bản: Một công ty sản xuất gửi RFQ đến ba nhà cung cấp linh kiện điện tử để nhận báo giá và chọn nhà cung cấp có mức giá cạnh tranh nhất.
- Nâng cao: Boeing sử dụng hệ thống RFQ tự động để gửi yêu cầu báo giá cho hàng trăm nhà cung cấp trên toàn cầu, giúp tối ưu chi phí và đảm bảo chuỗi cung ứng ổn định.

6. Case Study Mini: Walmart

- Walmart sử dụng RFQ để tối ưu hóa chuỗi cung ứng toàn cầu.
- Hệ thống RFQ tự động: Walmart gửi yêu cầu báo giá cho nhiều nhà cung cấp cùng lúc để so sánh giá cả và chất lượng.
- Tích hợp AI và dữ liệu lớn: Hệ thống đánh giá báo giá không chỉ dựa trên giá mà còn xem xét độ tin cậy của nhà cung cấp, thời gian giao hàng và chất lượng sản phẩm.
- Kết quả: Walmart duy trì lợi thế cạnh tranh về giá bán lẻ bằng cách tối ưu chi phí mua hàng.

7. Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):

Yêu cầu báo giá (RFQ) giúp tổ chức đạt được điều gì?
A. So sánh giá và chọn nhà cung cấp tốt nhất dựa trên tiêu chí chất lượng, chi phí và thời gian giao hàng
B. Chỉ chọn nhà cung cấp dựa trên yếu tố giá mà không xem xét điều kiện hợp đồng
C. Mua hàng ngay mà không cần so sánh giá từ nhiều nhà cung cấp
D. Không cần thiết vì doanh nghiệp có thể thỏa thuận giá trực tiếp mà không cần quy trình

8. Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):

Một công ty sản xuất đang tìm kiếm nguồn cung ứng nguyên liệu đầu vào nhưng chưa chắc chắn về mức giá thị trường. Làm thế nào họ có thể sử dụng RFQ để tối ưu hóa chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng nguyên liệu?

9. Liên kết thuật ngữ liên quan:

- Request for Proposal (RFP) – Yêu cầu đề xuất, phù hợp với các dự án phức tạp hơn so với RFQ.
- Request for Information (RFI) – Yêu cầu thông tin, được sử dụng để thu thập thông tin về thị trường trước khi gửi RFQ.
- Procurement Strategy – Chiến lược mua sắm tối ưu trong doanh nghiệp.
- Supplier Evaluation Criteria – Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp trước khi chọn hợp đồng.

10. Gợi ý hỗ trợ:

Gửi email đến: info@fmit.vn
Nhắn tin qua Zalo số: 0708 25 99 25