Quản lý truyền thông dự án là gì?

Quản lý truyền thông dự án (Project Communications Management) bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo rằng thông tin cần cho dự án và các bên liên quan được đáp ứng thông qua việc phát triển các tài liệu và hiện thực các hoạt động được thiết kế để đạt được việc trao đổi thông tin hiệu quả. Quản lý truyền thông dự án bao gồm 2 phần. Phần đầu tiên là phát triển một chiến lược để đảm bảo truyền thông hiệu quả với các bên liên quan. Phần 2 là thực hiện các hoạt động cần thiết để hiện thực chiến lược truyền thông.

Các quy trình quản lý truyền thông dự án bao gồm:

- Lập kế hoạch quản lý truyền thông (Plan Communications Management) - quy trình phát triển phương pháp và kế hoạch phù hợp cho các hoạt động truyền thông dự án dựa trên nhu cầu thông tin của mỗi bên hoặc nhóm liên quan, tài sản tổ chức có sẵn, và nhu cầu của dự án.

- Quản lý truyền thông (Manage Communications) - quy trình đảm bảo việc thu thập, tạo ra, phân phối, lưu trữ, giám sát một cách phù hợp và kịp thời về thông tin dự án.

- Giám sát truyền thông (Monitor Communications) - quy trình để đảm bảo nhu cầu thông tin của dự án và các bên liên quan là đáp ứng nhau.

Truyền thông là việc trao đổi thông tin, theo chủ ý hoặc không. Thông tin được trao đổi có thể ở dạng ý tưởng, hướng dẫn, hoặc cảm xúc. Cơ chế để trao đổi thông tin có thể là:

- Dạng viết, điện tử hoặc vật lý

- Nói hoặc trực tiếp (face-to-face) hoặc từ xa

- Chính thức hoặc không chính thức (ở dạng văn bản hoặc phương tiện xã hội)

- Thông qua cử chỉ, giọng nói hoặc nét mặt

- Thông qua phương tiện như hình ảnh, hành động, cách lựa chọn từ ngữ

- Lựa chọn từ ngữ. Có nhiều sự lựa chọn từ ngữ để diễn tả cho 1 ý tưởng, có sự khác biệt nhỏ trong nghĩa của những từ này.

Truyền thông mô tả những phương tiện có thể trong đó thông tin nào được gửi và nhận, thông qua hoạt động nào, như là cuộc họp hoặc thuyết trình, hoặc tài liệu, như là emails, phương tiện xã hội, báo cáo dự án, hoặc tài liệu dự án.

Giám đốc dự án dành nhiều thời gian vào truyền thông với nhóm dự án và các bên liên quan khác, cả bên trong (ở các cấp độ tổ chức) và bên ngoài tổ chức. Truyền thông hiệu quả xây dựng cầu nối giữa các bên liên quan khác nhau những người có thể có văn hóa khác biệt và nền tảng tổ chức cũng như mức độ khác nhau về chuyên môn, quan điểm, và lợi ích.

Các hoạt động truyền thông có thể có nhiều phương diện, ví dự:

- Bên trong. Tập trung các bên liên quan bên trong dự án và trong tổ chức

- Bên ngoài. Tập trung các bên liên quan bên ngoài như khách hàng, nhà thầu, dự án khác, tổ chức khác, chính phủ, công chúng.

- Chính thức (formal). Báo cáo, họp chính thức, biên bản họp và chương trình, và thuyết trình.

- Không chính thức (informal). Các hoạt động truyền thông chung sử dụng email, phương tiện xã hội, websites, và thảo luận

- Tập trung phân cấp. Vị trí của bên liên quan hoặc nhóm với nhóm dự án sẽ ảnh hưởng đến hình thức và nội dung thông điệp như là: từ trên xuống (downward), từ dưới lên (upward), ngang (horizontal), viết và nói (written and oral).

Truyền thông sẽ phát triển mối quan hệ cần thiết cho sự thành công của dự án và chương trình. Các hoạt động truyền thông và tài liệu sẽ hỗ trợ truyền thông theo nhiều cách khác nhau, từ emails đến trao đổi không chính thức đến cuộc họp chính thức và những báo cáo dự án định kỳ. Hoạt động gửi và nhận thông tin diễn ra có chủ ý hoặc vô ý thông qua từ ngữ, gương mặt, biểu cảm, và hành động. Trong ngữ cảnh để quản lý quan hệ dự án thành công với các bên liên quan, truyền thông bao gồm việc phát triển chiến lược và kế hoạch phù hợp cho các tài liệu và hoạt động truyền thông với cộng đồng bên liên quan và ứng dụng các kỹ năng để nâng cao hiệu quả của truyền thông đã lập kế hoạch.

Truyền thông dự án được thực hiện để ngăn những việc hiểu nhầm và thiếu thông tin và bằng việc lựa chọn cẩn thận về phương pháp, thông điệp từ kế hoạch.

Hiểu sai có thể giảm nhưng không thể loại bỏ bằng cách sử dụng 5Cs như sau:

- Dùng đúng ngữ pháp và chính tả (Correct grammar and spelling)

- Diễn đạt súc tích và loại bỏ từ thừa (Concise expression and elimination of excess words)

- Mục đích rõ ràng và hướng đến nhu cầu của người đọc (Clear purpose and expression directed to the needs of the reader)

- Ý tưởng logic và mạch lạc (Coherent logical flow of ideas)

Áp dụng 5C để bổ trợ cho kỹ năng truyền thông như là:

- Lắng nghe tích cực (Listening actively) tương tác với người nói và tóm tắt trao đổi để đảm bảo hiệu quả của trao đổi thông tin

- Nhận ra sự khác biệt về văn hóa và cá nhân để giảm những hiểu nhầm và tăng khả năng truyền thông

- Nhận diện, thiết lập, và quản lý sự kỳ vọng bên liên quan. Đàm phán với bên liên quan để giảm những mâu thuẫn đang tồn tại về mong đợi giữa các bên liên quan

- Tăng kỹ năng cho nhóm dự án: kỹ năng thuyết phục, động lực, huấn luyện, đàm phán, giải quyết xung đột

Thuộc tính nền tảng trong các hoạt động truyền thông hiệu quả và tài liệu truyền thông là:

- Làm rõ mục đích của truyền thông 

- Hiểu tốt nhất có thể về người nhận, nhu cầu, và sở thích

- Giám sát và đánh giá hiệu quả của truyền thông

Các xu thế về truyền thông:

Cùng với việc tập trung vào các bên liên quan và ghi nhận giá trị đến dự án và tổ chức về việc tham gia hiệu quả của các bên liên quan trong việc phát triển các chiến lược truyền thông phù hợp là quan trong để duy trì quan hệ với các bên liên quan. Xu thế bao gồm:

- Bao gồm các bên liên quan vào trong rà soát dự án.

- Bao gồm các bên liên quan vào cuộc họp dự án.

- Tăng việc sử dụng mạng xã hội.

- Tiếp cận đa phương diện trong truyền thông.

Điều chỉnh (tailoring) truyền thông cho dự án

Vì mỗi dự án là duy nhất, giám đốc dự án phải lựa chọn và điều chỉnh cách thức truyền thông phù hợp cho dự án dựa vào

- Bên liên quan. Bên liên quan bên trong hay bên ngoài hay cả hai?

- Vị trí vật lý. Vị trí vật lý đổi với nhóm? nhóm làm việc ở đâu? Có cùng vị trí địa lý không?

- Công nghệ. Công nghệ nào đang sử dụng? 

- Ngôn ngữ

- Quản lý kiến thức.

Truyền thông trong dự án agile hoặc adaptive.

Môi trường dự án khác nhau có nhiều mơ hồ và thay đổi sẽ dẫn đến nhu cầu về truyền thông phải tăng lên và thường xuyên hơn. Điều này sẽ tạo ra sự đồng bộ giữa nhóm dự án để có được thông tin, phối hợp nhóm nhiều nhất có thể. Hơn nữa, các tài liệu dự án được rà soát thường xuyên hơn với sự tham gia của các bên liên quan.