Project Schedule Management

Quản lý tiến độ dự án (project schedule management) bao gồm các quy trình cần thiết để quản lý thời gian hoàn thành của dự án đúng mục tiêu.

Tiến độ dự án đưa ra kế hoạch chi tiết thể hiện cách nào và khi nào dự án sẽ tạo ra các sản phẩm, dịch vụ, và kết quả được định nghĩa trong phạm vi công việc dự án và là công cụ dùng cho truyền thông, quản lý sự mong đợi của các bên liên quan, và là cơ sở để báo cáo kết quả.

Nhóm quản lý dự án lựa chọn phương pháp tiến độ, như là đường critical path hay là phương pháp agile. Sau đó, dữ liệu cụ thể của dự án, như là các hoạt động, ngày lập kế hoạch, thời lượng, nguồn lực, sự phụ thuộc, ràng buộc được nhập vào công cụ tiến độ để tạo ra mô hình tiến độ (schedule model) cho dự án đó. 

Đối với các dự án nhỏ hơn, việc định nghĩa các hoạt động, thứ tự hoạt động, ước tính thời lượng, và xây dựng mô hình tiến độ có liên kết chặt chẽ và có thể xem như là 1 quy trình được thực hiện bởi 1 người trong thời gian ngắn. Với dự án lớn, các quy trình có vẻ tách biệt hơn và có nhiều công cụ kỹ thuật để tiến hành. Nếu có thể, tiến độ dự án chi tiết nên linh hoạt trong suốt dự án để điều chỉnh những kiến thức thu được, tăng sự hiểu biết về rủi ro, và hoạt động tạo giá trị.

Các quy trình quản lý tiến độ dự án bao gồm:

- Lập kế hoạch quản lý tiến độ (Plan Schedule Management) - quy trình thiết lập các chính sách, thủ tục, và tài liệu để lập kế hoạch, phát triển, quản lý, thực hiện, và kiểm soát tiến độ dự án.

- Định nghĩa các hoạt động (Define Activities) - quy trình nhận diện và lập tài liệu các hành động cụ thể để thực hiện tạo ra kết quả dự án (deliverables).

- Sắp thứ tự hoạt động (Sequence Activities) - quy trình nhận diện và lập tài liệu mối quan hệ giữa các hoạt động.

- Ước tính thời lượng hoạt động (Estimate Activity Durations) - quy trình ước tính số lượng thời kỳ công việc cần thiết để hoàn thành từng hoạt động riêng lẻ với nguồn lực dự kiến.

- Xây dựng tiến độ (Develop Schedule) - quy trình phân tích thứ tự hoạt động, thời lượng, nguồn lực yêu cầu, và ràng buộc về tiến độ để tạo ra mô hình tiến độ dự án phục vụ cho việc thực thi và giám sát, kiểm soát dự án.

- Kiểm soát tiến độ (Control Schedule)- quy trình giám sát trạng thái của dự án để cập nhật tiến độ dự án và quản lý thay đổi so với baseline.

Với mức độ không chắc chắn cao và không dự báo được, thị trường toàn cầu cạnh tranh cao và phạm vi công việc về dài hạn khó mà xác định, thì khung để triển khai và điều chỉnh theo hướng đáp ứng với sự thay đổi của môi trường. Lập kế hoạch dạng adaptive xác định kế hoạch nhưng các ưu tiên sau đó có thể thay đổi và kế hoạch cần thiết phải phản ánh những kiến thức mới này.

Các thực hành mới về phương pháp tiến độ dự án bao gồm:

- Lập kế hoạch lặp iterative với backlog. Đây là dạng lập kế hoạch cuốn chiếu (rolling wave planning) dựa trên vòng đời adaptive, ví dụ như phương pháp agile để phát triển sản phẩm. Yêu cầu được lập tài liệu trong yêu cầu người dùng (user stories) sau đó được phân loại ưu tiên và làm rõ trước khi xây dựng, và đặc tính sản phẩm được phát triển sử dụng hộp thời gian (time-boxed). Phương pháp này thường được dùng để tạo ra giá trị tăng dần cho khách hàng. Phương pháp tiến độ này phù hợp với các dự án sử dụng vòng đời adaptive. Lợi ích của nó chính là cho phép thay đổi diễn ra trong quá trình dự án.

- Tiến độ theo nhu cầu (On-demand Scheduling). Phương pháp này, cụ thể là hệ thống Kanban, dựa vào lý thuyết ràng buộc (theory of constraint) và khái niệm kéo (pull) trong phương pháp sản xuất lean để giới hạn những công việc dang dở (Work in progress) để cân bằng nhu cầu so với năng lực của nhóm. Phương pháp On-demand không dựa vào tiến độ đã được phát triển trước đó để tạo ra sản phẩm hoặc sản phẩm tăng dần, nhưng dựa vào việc kéo (pull) công việc từ backlog hoặc hàng chờ để thực hiện ngay lập tức với nguồn lực có sẵn. Phương pháp On-demand thường sử dụng với các dự án phát triển sản phẩm tăng dần trong môi trường duy trì hoặc hoạt động, và khi các nhiệm vụ có thể được làm với kích tương đối giống nhau về kích cỡ hoặc phạm vi hoặc được gói theo kích thước và phạm vi.

Điều chỉnh (tailoring) các quy trình tiến độ

Vì mỗi dự án là duy nhất, giám đốc dự án cần điều chỉnh các quy trình quản lý tiến độ một cách phù hợp. 

- Phương pháp vòng đời dự án (life cycle approach). Phương pháp nào phù hợp nhất với tiến độ chi tiết?

- Nguồn lực có sẵn. Nhân tố nào ảnh hưởng đến thời lượng (nguồn lực, năng suất).

- Phương diện dự án. Độ phức tạp, mức độ không chắc chắn về kỹ thuật, tốc độ, theo dõi tiến độ/

- Công nghệ hỗ trợ. Có công nghệ để hỗ trợ phát triển, lưu trữ, chuyển, nhận mô hình tiến độ?

Lập tiến độ trong môi trường Agile/ Adaptive

Phương pháp adaptive sử dụng vòng lặp ngắn để thực hiện công việc, rà soát kết quả, và điều chỉnh khi cần thiết. Chu kỳ này đưa ra cơ chế phản hồi nhanh về phương pháp và sự phù hợp của kết quả, thường biểu hiện ở dạng tiến độ lặp iterative và on-demand, theo dạng pull-based.

Đối với các tổ chức lớn sẽ có sự hỗn hợp giữa các dự án nhỏ và dự án lớn đòi hỏi lộ trình (roadmaps) dài hạn để quản lý sự phát triển của các chương trình sử dụng các nhân tố mở rộng (ví dụ, quy mô nhóm dự án, vị trí địa lý, luật pháp, sự phức tạp của tổ chức, và sự phức tạp của kỹ thuật). Để chỉ ra chu kỳ chuyển giao đầy đủ đối với các hệ thống trong toàn tổ chức, nhiều kỹ thuật được khai thác sử dụng phương pháp predictive, adaptive, hoặc hybrid. Tổ chức có thể kết hợp thực hành từ nhiều phương pháp để triển khai hoặc triển khai 1 phương pháp nào đó, và áp dụng các kỹ thuật từ phương pháp truyền thống. 

Vai trò của quản lý dự án không thay đổi theo quản lý dự án sử dụng vòng đời predictive hoặc trong dự án adaptive. Tuy nhiên, để thành công trong phương pháp adaptive, giám đốc dự án cần làm quen với các công cụ và kỹ thuật để áp dụng một cách hiệu quả.