Project Integration Management

Quản lý tích hợp dự án (Project Integration Management) bao gồm các quy trình và hoạt động được dùng để nhận diện, định nghĩa, tổng hợp, hợp nhất, và phối hợp nhiều quy trình và hoạt động quản lý dự án bên trong các nhóm quy trình quản lý dự án. Trong bối cảnh quản lý dự án, tích hợp bao gồm các tính chất về sự hợp nhất, truyền thông, và sự liên hệ lẫn nhau. Những hành động này cần được áp dụng từ đầu đến cuối dự án. Quản lý tích hợp dự án bao gồm các lựa chọn về:

- Phân bổ nguồn lực

- Cân bằng nhu cầu

- Xem xét lựa chọn phương pháp

- Điều chỉnh quy trình phù hợp với mục tiêu

- Quản lý sự liên hệ giữa các lĩnh vực kiến thức quản lý dự án.

Các quy trình trong quản lý tích hợp

Quy trình trong quản lý tích hợp bao gồm:

- Tạo điều lệ dự án (develop project charter). Quy trình phát triển một tài liệu tuyên bố chính thức về sự tồn tại của dự án và trao quyền cho PM để sử dụng các nguồn lực cho hoạt động dự án.

- Tạo kế hoạch quản lý dự án (Develop Project Management Plan). Quy trình định nghĩa, chuẩn bị, và phối hợp tất cả các thành phần và tích hợp chúng thành kế hoạch quản lý dự án tích hợp.

- Thực hiện và quản lý công việc (Direct and Manage Project Work). Quy trình dẫn dắt và thực hiện công việc được nêu trong kế hoạch dự án và hiện thực những thay đổi đã được phê duyệt để đạt được mục tiêu.

 - Quản lý kiến thức (Manage Project Knowledge). Quy trình sử dụng kiến thức hiện tại để tạo ra kiến thức mới để đạt được mục tiêu dự án và đóng góp vào sự học tập tổ chức.

- Giám sát và kiểm soát công việc dự án (Monitor and Control Project Work). Quy trình theo dõi, rà soát, và báo cáo toàn bộ tiến trình để đáp ứng mục tiêu kết quả nêu trong kế hoạch.

- Thực hiện kiểm soát sự thay đổi (Perform Integrated Change Control). Quy trình rà soát tất cả các đề xuất thay đổi; phê duyệt thay đổi và quản lý thay đổi đối với kết quả, quy trình tổ chức, tài liệu, và kế hoạch; truyền thông các quyết định.

- Kết thúc dự án hoặc giai đoạn (Closse Project or phase). Quy trình kết thúc các hoạt động dự án, giai đoạn, hoặc hợp đồng.

Quản lý tích hợp (integration) là kỹ năng quan trọng của các PM. Vai trò của Giám đốc dự án trong quản lý tích hợp:

- PM đóng vai trò chính trong làm việc với sponsor để hiểu mục tiêu chiến lược và đảm bảo sự phù hợp của mục tiêu dự án, và kết quả so với danh mục, chương trình, và lĩnh vực kinh doanh. Về phương diện này, PM đóng góp vào việc tích hợp và thực hiện chiến lược.

- PM chịu trách nhiệm hướng dẫn nhóm dự án làm việc với nhau để tập trung vào những gì thật sự cần thiết ở cấp độ dự án. Việc này có được thông qua việc tích hợp các quy trình, kiến thức, và con người.

 Quản lý tích hợp ở cấp độ quy trình (Process Level)

Quản lý dự án có thể được xem là một tập các quy trình và hoạt động được thực hiện để đạt được mục tiêu. Một số quy trình có thể diễn ra 1 lần (như tạo điều lệ dự án), nhưng nhiều quy trình khác có thể diễn ra nhiều lần trong dự án (như kiểm soát công việc), nhiều quy trình chỉ diễn ra khi cần thiết (như kiểm soát sự thay đổi). Quản lý tích hợp giúp tạo ra sự tương tác và vận dụng các quy trình phù hợp vào trong dự án.

Tích hợp ở mức độ hợp lý (Cognitive Level)

Có nhiều cách để quản lý dự án, và phương pháp nào được lựa chọn phụ thuộc và đặc thù riêng của dự án bao gồm quy mô, sự phức tạp, văn hóa tổ chức. PM nên thuần thục các lãnh vực kiến thức quản lý dự án và vận dụng kinh nghiệm, chuyên môn, khả năng lãnh đạo, kỹ năng quản lý  để có thể đạt được kết quả dự án.

Tích hợp ở cấp độ bối cảnh (Context Level)

Có nhiều sự thay đổi trong bối cảnh của doanh nghiệp và dự án diễn ra ngày nay sơ với nhiều năm trước đây. Công nghệ mới ra đời, mạng xã hội, đa văn hóa, nhóm làm việc từ xa, giá trị mới. Việc tích hợp kiến thức và con người trong bối cảnh hiện thực các dự án lớn có nhiều tỏ chức tham gia, PM cần xem xét cấp độ tích hợp bối cảnh trong lập kế hoạch truyền thông và quản lý kiến thức cho nhóm dự án. PM cần có nhận thức về bối cảnh dự án và những phương diện mới khi quản lý tích hợp. PM có thể quyết định sử dụng những thành phần này thế nào một cách tốt nhất trong việc đạt được mục tiêu.

Tích hợp và sự phức tạp (integration and complexity)

Sự phức tập bên trong dự án là kết quả của hành vi hệ thống, hành vi con người, và mức độ không chắc chắn của công việc trong tổ chức và trong môi trường đó. Trong đó,

- Hành vi hệ thống. Sự phụ thuộc giữa các thành phần của các hệ thống.

- Hành vi con người. Sự tác động lẫn nhau giữa các cá nhân và nhóm đa dạng.

- Mơ hồ. Sự không chắc chắn của các vấn đề nổi lên và thiếu sự hiểu biết hoặc nhầm lẫn.

Sự phức tạp bản chất là nhận thức của cá nhân trên cơ sở kinh nghiệm riêng, sự quan sát, và kỹ năng. Dự án có thể có nhiều thành phần phức tạp. Khi quản lý tích hợp dự án, PM nên xem xét các thành phần bên trong và bên ngoài dự án. PM nên xem xét các tính chất của dự án khi tiến hành lập kế hoạch, quản lý, và kiểm soát dự án.

Các xu thế trong quản lý tích hợp

- Sử dụng các công cụ tự động. Với dữ liệu và thông tin phức tạp, xu thể Giám đốc dự án cần tích hợp bằng các hệ thống thông tin quản lý dự án (Project management information system- PMIS) để giúp thu thập, phân tích, và sử dụng thông tin để đáp ứng mục tiêu dự án và nhận ra các lợi ích dự án.

- Sử dụng các công cụ quản lý từ xa. Nhiều nhóm dự án sử dụng công cụ quản lý từ xa, thay vì các tài liệu được viết ra, để thu thập và giám sát các thành phần quan trọng của dự án. Việc làm cho các thành phần quan trọng này trực quan hơn với nhóm dự án cho phép xem xét trạng thái dự án nhanh hơn, thúc đẩy chuyên giao kiến thức, và trao quyền cho nhóm dự án giúp nhận ra và giải quyết vấn đề.

- Quản lý kiến thức dự án. Việc di chuyển và linh hoạt trong nhân lực lao động đòi hỏi phải có quy trình rõ ràng hơn để có thể nhận ra các kiến thức thông qua vòng đời dự án và chuyển nó đến những người cần thiết để kiến thức không bị mất đi.

- Mở rộng phạm vi trách nhiệm của Giám đốc dự án. PM có trách nhiệm từ đầu đến khi kết thúc dự án, như là tạo ra các tài liệu về tình huống kinh doanh (business case) và kế hoạch lợi ích (benefits management). Trước đây, những hoạt động này là trách nhiệm của quản lý và của PMO, nhưng PM thường xuyên phối hợp với họ để đáp ứng tốt hơn về mục tiêu và tạo ra lợi ích. PM cần được tham gia đầy đủ và quản lý sự tham gia các bên liên quan. Việc này bao gồm quản lý sự tương tác với các bộ phận, phòng ban, và ban quản lý.

- Phương pháp hỗn hợp (Hybrid). Một số phương pháp quản lý dự án mới ra đời để vận dụng thành công hơn. Ví dụ bao gồm việc sử dụng agile, và các phương pháp như iterative; kỹ thuật phân tích kinh doanh; công cụ để xác định các thành phần phức tạp trong dự án; và phương pháp quản lý thay đổi để chuẩn bị cho việc chuyển đổi kết quả đầu ra dự án vào trong tổ chức.

Các điều chỉnh (tailoring) cần xem xét khi tích hợp

- Vòng đời dự án (project life cycle).

- Phương pháp quản lý (management approaches)

- Quản lý kiến thức (knowledge management)

- Thay đổi (change)

- Quản trị (Governance)

- Bài học kinh nghiệm (lessons learned).

- Lợi ích (benefits)