Quản lý phạm vi công việc dự án là gì?

Quản lý phạm vi công việc (Project Scope Management) bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo dự án bao gồm tất cả các công việc cần thiết, và chỉ có những công việc được yêu cầu, để hoàn thành dự án thành công. Quản lý phạm vi công việc dự án chủ yếu về xác định và kiểm soát những gì thuộc về dự án hoặc không thuộc về dự án.

Phạm vi (scope) dự án có thể chỉ đến:

- Phạm vi sản phẩm (product scope). Các đặc điểm và chức năng của sản phẩm, dịch vụ, kết quả.

- Phạm vi dự án (Project scope). Công việc được thực hiện để tạo ra sản phẩm, dịch vụ, kết quả với những tính năng hoặc chức năng cụ thể. 

Quy trình quản lý phạm vi công việc dự án gồm:

- Lập kế hoạch quản lý phạm vi công việc (Plan Scope Management) - quy trình tạo ra kế hoạch quản lý công việc để chỉ ra phạm vi công việc sẽ xác định, đánh giá, và kiểm soát như thế nào.

- Thu thập yêu cầu (Collect requirements) - quy trình xác định, lập tài liệu, và quản lý nhu cầu và yêu cầu của các bên liên quan để đáp ứng mục tiêu dự án.

- Xác định phạm vi (Define Scope) - quy trình phát triển mô tả chi tiết về dự án và sản phẩm.

- Tạo phân rã công việc (Create WBS) - quy trình phân chia kết quả (deliverables) dự án thành những công việc nhỏ hơn, thành phần quản lý dễ hơn.

- Đánh giá công việc (Validate Scope) - quy trình chấp nhật chính thức về các kết quả dự án đã hoàn thành.

- Kiểm soát công việc (Control Scope) - quy trình để kiểm soát trạng thái của dự án và phạm vi sản phẩm và và quản lý sự thay đổi đối với scope baseline.

Quản lý phạm vi dự án trong các dạng vòng đời dự án (project life cycles) khác nhau thế nào?

Vòng đời dự án (project life cycles) có thể ở dạng predictive hoặc adaptive hoặc agile hoặc ở dạng khác. Đối với vòng đời predictive, kết quả dự án được xác định ngay từ đầu của dự án và bất kỳ sự thay đổi nào về phạm vi cũng được quản lý liên tục. Trong vòng đời dự án adaptive hoặc agile, kết quả dự án được phát triển qua nhiều vòng lặp lại khi đó phạm vi chi tiết được xác định và phê duyệt cho mỗi vòng lặp khi bắt đầu.

Các dự án với vòng đời adaptive có dụng ý là xử lý sự thay đổi và yêu cầu các bên liên quan tham gia một cách liên tục. Phạm vi tổng thể của dự án adaptive sẽ được phân rã thành một tập các yêu cầu và công việc để tiến hành, thi thoảng được gọi là danh mục sản phẩm (product backlog). Bắt đầu mỗi vòng lặp, nhóm dự án sẽ làm việc để xác định có bao nhiêu hạng mục (items) có độ ưu tiên cao nhất trong danh sách backlog có thể chuyển giao trong vòng lặp kế tiếp. Ba quy trình (thu thập yêu cầu, xác định phạm vi, và phân rã công việc WBS) được lặp lại cho mỗi vòng lặp. 

Ngược lại với dự án predictive, những quy trình này được thực hiện lúc đầu dự án và được cập nhật khi cần thiết, sử dụng quy trình kiểm soát sự thay đổi.

Trong vòng đời dự án adaptive hoặc agile, sponsor hoặc đại diện khách hàng phải liên tục tham gia với dự án để phản hồi về kết quả được tạo ra và đảm bảo product backlog phản ánh nhu cầu hiện tại. Hai quy trình (Validate scope và control scope) được lặp lại cho mỗi vòng lặp. Ngược lại, trong dự án predictive, quy trình validate scope chỉ diễn ra vào lúc kết quả được rà soát và quy trình control scope được diễn ra liên tục.

Trong dự án predictive, scope baseline cho dự án được phê duyệt về mô tả công việc dự án (project scope statement), WBS, và WBS dictionary. Baseline có thể thay đổi khi quy trình thay đổi được sử dụng để đánh giá và kiểm soát công việc. Dự án adaptive sử dụng backlong (bao gồm yêu cầu sản phẩm và yêu cầu người dùng) để phản ảnh nhu cầu hiện tại.

Việc hoàn thành phạm vi dự án (project scope) được đánh giá so với kế hoạch quản lý dự án, trong khi việc hoàn thành phạm vi sản phẩm (product scope) được đánh giá so với yêu cầu sản phẩm. Từ yêu cầu được hiểu là điều kiện hoặc năng lực cần thiết thể hiện trong sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả để đáp ứng sự thỏa thuận hoặc đặc tả chính thức.

Nghiệm thu công việc (validate scope) là quy trình chấp nhận chính thức kết quả hoàn thành của dự án. Kết quả sau khi đã được kiểm tra chất lượng là đầu vào cho quy trình này. Kết quả đầu ra của quy trình validate scope là sản phẩm được chấp thuận được ký và phê duyệt bởi bên liên quan có thẩm quyền. Vì thế, các bên liên quan cần phải tham gia từ sớm trong quá trình lập kế hoạch để cung cấp thông tin về chất lượng kết quả để QC có thể đánh giá và thay đổi khi cần thiết.

Tùy chỉnh (tailoring) quản lý phạm vi ở các dự án như thế nào?

Vì mỗi dự án là duy nhất, giám đốc dự án cần phải tùy chỉnh các quy trình quản lý phạm vi dự án. 

- Quản lý kiến thức và yêu cầu. tổ chức có quy trình quản lý yêu cầu và kiến thức chính thức và không chính thức không? Hướng dẫn gì cần phải có để sử dụng yêu cầu này trong dự án tương lai?

- Đánh giá và kiểm soát. Tổ chức có quy trình, chính sách, thủ tục để kiểm soát và đánh giá một các chính thức và không chính thức không?

- Phương pháp phát triển. Tổ chức có sử dụng agile để quản lý dự án không? Có phương pháp iterative hoặc incremental không? Hay là predictive? Hay là hybrid?

- Sự ổn định của yêu cầu. Những lĩnh vực này yêu cầu có ổn định không? Có cần sử dụng lean, agile, hoặc kỹ thuật adaptive cho đến khi ổn định và làm rõ không?

- Quản trị (governance). Tổ chức có quy trình, chính sách, thủ tục để đánh giá (audit) một cách chính thức và không chính thức không?