Quản lý mua sắm đấu thầu dự án là gì?

Quản lý mua sắm đầu thầu dự án (Project Procurement Management) bao gồm các quy trình cần thiết để mua sắm hoặc có được các sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả cần thiết từ bên ngoài của nhóm dự án. Quy trình mua sắm đấu thầu dự án bao gồm các quy trình quản lý và kiểm soát cần thiết để phát triển và quản trị sự thỏa thuận như là hợp đồng, đơn đặt hàng (PO), bản ghi nhớ (MOAs), hoặc hợp đồng mức độ dịch vụ (SLAs). Những nhân sự có thầm quyền để mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết cho dự án có thể là các thành viên của nhóm dự án, ban quản lý, hoặc là phòng mua hàng trong tổ chức.

Các quy trình mua sắm đấu thầu dự án bao gồm:

- Kế hoạch quản lý mua sắm đấu thầu (Plan Procurement Management) - quy trình lập tài liệu các quyết định mua sắm đấu thầu dự án, chỉ ra phương pháp, và nhận diện ra các nhà cung cấp tiềm năng.

- Triển khai mua sắm đầu thầu (Conduct Procurements) - quy trình để có được sự phản hồi từ nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp, và ký hợp đồng.

- Kiểm soát mua sắm đấu thầu (Control Procurements) - quy trình quản lý các mối quan hệ trong mua sắm đấu thầu, giám sát kết quả hợp đồng, đề xuất thay đổi và khắc phục cần thiết, và kết thúc hợp đồng.

Các trọng tâm chính trong quản lý mua sắm đầu thầu dự án.

Khác hơn các quy trình quản lý dự án khác, quy trình mua sắm đấu thầu có sự ràng buộc pháp lý và các khoản phạt liên quan nhiều hơn. Giám đốc dự án không cần phải là chuyên gia được đào tạo về luật quản lý mua sắm đấu thầu và các quy định nhưng nên có đủ thông tin và quen với quy trình mua sắm đấu thầu để có những quyết định chính xác liên quan đến hợp đồng và các quan hệ hợp đồng. Giám đốc dự án thông thường không có quyền để ký các hợp đồng pháp lý ràng buộc tổ chức; đây thuộc về những người có thẩm quyền.

Các quy trình quản lý mua sắm đấu thầu liên quan đến thỏa thuận mô tả mối quan hệ giữa 2 bên - bên mua và bên bán. Các thỏa thuận có thể đơn giản như mua số giờ nhất định về nhân công ở mức lương cụ thể, hoặc là phức tạp như hợp đồng xây dựng quốc tế trong nhiều năm. Phương pháp hợp đồng và bản thân hợp đồng nên phản ảnh sự đơn giản hoặc phức tạp của các kết quả hoặc các công việc cần thiết và nên được viết ra một cách phù hợp với luật pháp địa phương, quốc gia hoặc quốc tế liên quan đến hợp đồng.

Hợp đồng nên nêu rõ ràng các kết quả đầu ra mong muốn, bao gồm cả việc chuyển giao kiến thức từ nhà cung cấp cho người mua. Bất kỳ thứ gì nếu không ghi trong hợp đồng sẽ không có hiệu lực pháp lý. Khi làm việc quốc tế, các giám đốc dự án nên nhớ rằng sự ảnh hưởng văn hóa và luật địa phương vào các hợp đồng và hiệu lực của chúng, không quan tâm đến việc hợp đồng co ghi rõ hay không.

Các xu thế trong quản trị mua sắm đấu thầu

Có nhiều xu thế mới trong việc sử dụng các công cụ phần mềm, rủi ro, quy trình, logistics, và công nghệ trong nhiều ngành nghề ahr hưởng đến sự thành công của các dự án. Các xu thế bao gồm:

- Công cụ tiên tiến. Có nhiều cải tiến mới trong việc phát triển các công cụ để quản lý mua sắm đấu thầu và hiện thực các giai đoạn trong dự án. Các công cụ online về mua sắm đấu thầu cho phép người mua có điểm đơn nhất trong đó mua sắm đấu thầu có thể được quảng cáo và trao cho các nhà cung cấp có nguồn đơn nhất để tìm kiếm các tài liệu mua sắm đấu thầu và hoàn thành trên online một cách trực tiếp. Trong lĩnh vực cơ sở hạ tầng/ công nghệ/ xây dựng, việc sử dụng mô hình thông tin xây dựng BIM trong các công cụ phần mềm đã tiến kiệm thời gian đáng kể và tiền bạc cho dự án. Phương pháp này có thể giảm thiểu các bồi thường xây dựng, giảm chi phí và ngân sách. Các công ty lớn và chính phù đã bắt đầu yêu cầu sử dụng BIM trên các dự án lớn.

- Quản lý rủi ro tốt hơn. Việc gia tăng xu thế quản trị rủi ro là sử dụng hợp đồng để phân bổ rủi ro cụ thể đến những tổ chức có khả năng quản lý chúng. Không có nhà thầu nào có khả năng quản lý tất cả mọi rủi ro lớn có thể trong một dự án. Người mua sẽ được yêu cầu chấp nhận rủi ro khi nhà thầu không kiểm soát được, như thay đổi chính sách tổ chức trong tổ chức mua, thay đổi yêu cầu luật pháp, và các rủi ro khác ngoài dự án. 
- Quy trình hợp đồng thay đổi. Có nhiều sự phát triển trong các dự án lớn (megaprojects) trong nhiều năm qua, cụ thể trong lĩnh vực phát triển cơ sở hạ tầng và dự án công nghệ. Dự án lớn hàng tỉ đô la rất phổ biến ở hiện tại. Phần lớn những hợp đồng quốc tế với nhiều nhà thầu từ nhiều quốc gia bản chất có nhiều rủi ro hơn nhà thầu địa phương. Các nhà thầu làm việc chặt chẽ với khách hàng trong quy trình mua sắm đấu thầu để tranh thủ được giảm giá thông qua mua sắm số lượng lớn hoặc có những xem xét đặc biệt. Với những dự án này, việc sử dụng tiêu chuẩn hợp đồng quốc tế đang tăng lên để có thể xử lý các vấn đề và phát sinh trong quá trình thực thi.

- Quản lý logistic và chuỗi cung ứng. Vì các dự án lớn về cơ sở hạ tầng, công nghệ được thực hiện với nhiều nhà thầu quốc tế, việc quản lý dòng chảy nguyên liệu (flow of materials) trở nên quan trọng để đạt được sự thành công. Với những hạng mục dài hạn, cả trong sản xuất và vận chuyển chúng đến dự án phù thuộc vào tiến độ. Trong lĩnh vực IT, những hạng mục dài hạn yêu cầu phải đặt hàng từ 2 - 3 tháng trước đó. Trong các dự án xây dựng phức tạp, các hạng mục dài hạn yêu cầu đặt hàng 1-2 năm trước đó hoặc lâu hơn. Đối với những dự án này, các hạng mục dài hạn cần phải được mua sắm đấu thầu trước những hợp đồng mua sắm đầu thầu khác để đáp ứng ngày hoàn thành. Hợp đồng cho những hạng mục dài hạn này cần phải được bắt đầu trước khi bản thiết kế về sản phẩm cuối cùng được hoàn thành dựa vào các yêu cầu đã biết và nhận diện trong thiết kế tổng quan. Quản lý chuỗi cung ứng là một lĩnh vực có nhiều sự tập trung bởi nhóm dự án của nhà thầu.