Quản lý kiến thức dự án là gì?

Quản lý kiến thức dự án (manage project knowledge) là quy trình sử dụng kiến thức hiện tại để tạo ra kiến thức mới để đạt được mục tiêu dự án và đóng góp vào sự học tập của tổ chức. Lợi ích chính của quá trình này là kiến thức của tổ chức trước đó được khai thác và tạo ra hoặc cải tiến cho kết quả dự án, kiến thức được tạo ra bởi dự án sẵn sàng để hỗ trợ cho vận hành tổ chức và các dự án trong tương lai. Quy trình này được thực hiện trong suốt dự án.

Kiến thức được chia thành "explicit" là dạng kiến thức có thể đọc được sử dụng văn bản, hình ảnh, và số và loại thứ 2 là "tacit" dạng kiến thức cá nhân và khó diễn tả, như niềm tin, chuyên gia, kinh nghiệm. Quản lý kiến thức quan tâm cả về expicit hoặc tacit để cho mục đích: sử dụng lại kiến thức hiện tại và tạo ra kiến thức mới. Các hoạt động chính để thực hiện bao gồm việc chia sẻ kiến thức và tích hợp kiến thức (từ các trọng tâm khác nhau, kiến thức bối cảnh, và kiến thức quản lý dự án).

Có nhiều quan niệm sai lầm là kiến thức chỉ quản lý bao gồm việc ghi chép tài liệu và chia sẻ. Hoặc là quản lý kiến thức chỉ bao gồm việc ghi lại bài học kinh nghiệm vào cuối dự án để dùng cho dự án tương lai. Kiến thức nằm trong tâm trí của chuyên gia chỉ có thể chia sẻ thông qua thảo luận nhóm và tình huống, hoặc tương tác giữa con người.

Từ quan điểm của tổ chức, quản lý kiến thức là làm cho các kỹ năng, kinh nghiệm, chuyên môn từ nhóm dự án và các bên liên quan khác được sử dụng trước, trong, và sau dự án. Vì kiến thức nằm trong tâm trí con người và con người không thể bị ép buộc để chia sẻ những gì họ biết, nên vấn đề quan trọng nhất của quản lý kiến thức là tạo ra không khí tin cậy vì thế mọi người có động lực để chia sẻ kiến thức. 

Mặc dù các công cụ và kỹ thuật để quản lý tri thức sẽ không hoạt động nếu mọi người không có động lực chia sẻ những gì họ biết. Trong thực tế, kiến thức được chia sẻ sử dụng các công cụ và kỹ thuật (tương tác giữa con người) và công cụ quản lý thông tin (để ghi nhận thông tin).