Quản lý bên liên quan dự án là gì?

Quản lý bên liên quan dự án (Project Stakeholder Management) bao gồm các quy trình cần thiết để nhận diện người, các nhóm, hoặc các tổ chức mà có thể ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án, để phân tích sự mong đợi của bên liên quan và tác động của học, và để phát triển các chiến lược quản lý phù hợp về sự tham gia hiệu quả của bên liên quan vào trong các quyết định và thực hiện dự án.

Tất cả các dự án đều có bên liên quan những người bị tác động hoặc có thể tác động đến dự án một cách tích cực và tiêu cực. Nhiều bên liên quan có thể có những khả năng hạn chế để ảnh hưởng đến kết quả hoặc công việc dự án; trong khi những người khác có những ảnh hưởng lơn về dự án hoặc các kết quả đầu ra. Các nghiên cứu học thuật và các phân tích về các dự án thất bại đã cho thấy tầm quan trọng của phương pháp có cấu trúc nhằm nhận diện, phân loại ưu tiên, và sự tham gia của tất cả các bên liên quan. Khả năng của giám đốc dự án và nhóm nhận diện chính xác và làm cho các bên liên quan tham gia một cách phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt giữa dự án thành công và thất bại. Để tăng khả năng thành cong, quy trình nhận diện bên liên quan và sự tham gia nên tiến hành sớm từ khi tạo điều lệ dự án, giám đốc dự án được bổ nhiệm và nhóm bắt đầu hình thành.

Các quy trình quản lý bên liên quan dự án bao gồm:

- Nhận diện các bên liên quan (Identify Stakeholders) - quy trình xác định các bên liên quan một cách thường xuyên và phân tích và lập tài liệu thông tin liên quan đến lợi ích, sự tham gia, sự phụ thuộc, ảnh hưởng, và tác động có thể lên sự thành công của dự án.

- Lập kế hoạch tham gia bên liên quan (Plan Stakeholder Engagement) - quy trình về các phương pháp phát triển để các bên liên quan dự án tham gia dựa vào nhu cầu, mong đợi, lợi ích, và tác động của họ trong dự án.

- Quản lý sự tham gia bên liên quan (Manage Stakeholder Engagement) - quy trình về truyền thông và làm việc với bên liên quan để đáp ứng nhu cầu và mong đợi, chỉ ra các vấn đề, và thúc đẩy sự tham gia của các bên liên quan một cách phù hợp.

- Giám sát sự tham gia bên liên quan (Monitor Stakeholder Engagement) - quy trình giám sát mối quan hệ bên liên quan dự án và điều chỉnh các chiến lược để các bên liên quan tham gia thông qua việc điều chỉnh chiến lược và kế hoạch tham gia.

Điều chỉnh các quy trình phù hợp với dự án

Bởi vì mỗi dự án là duy nhất, giám đốc dự án có thể cần phải điều chỉnh các quy trình quản lý bên liên quan dự án. Những việc cần xem xét bao gồm:

- Sự đa dạng của bên liên quan (Stakeholder diversity). Có bao nhiêu bên liên quan ở đó? Sự đa dạng về văn hóa trong cộng đồng các bên liên quan thế nào?

- Sự phức tạp trong mối quan hệ của bên liên quan. Mức độ phức tạp trong mối quan hệ của cộng đồng bên liên quan thế nào? Càng nhiều mạng lưới của bên liên quan hoặc nhóm liên quan tham gia, thì mạng lưới về thông tin và thiếu thông tin nhận được từ các bên liên quan trở nên phức tạp.

- Công nghệ truyền thông (Communication technology). Công nghệ truyền thông nào đang có sẵn? Cơ chế hỗ trợ nào được thiết lập để đảm bảo giá trị tốt nhất đạt được từ công nghệ đó?

Các xem xét quản lý bên liên quan trong môi trường Agile hoặc adaptive

Các dự án có sự thay đổi thường xuyên cần phải có sự tham gia tích cực của các bên liên quan dự án. Để thúc đẩy việc thảo luận hiệu quả, đúng lúc và ra quyết định, nhóm dự án tích hợp các bên liên quan một cách trực tiếp thay vì thông qua nhiều cấp quản lý. Thông thường khách hàng, người dùng, và người phát triển dự án trao đổi thông tin trong quy trình phối hợp và tương tác để tạo ra được sự tham gia mạnh mẽ hơn và sự hài lòng tốt hơn của bên liên quan.

Sự tương tác thường xuyên với cộng đồng bên liên quan trong dự án sẽ giảm rủi ro, xây dựng niềm tin, và hỗ trợ điều chỉnh dễ dàng hơn trong chu kỳ dự án, từ đó giảm chi phí và tăng khả năng thành công của dự án.

Để thúc đẩy việc chia sẻ thông tin bên trong và ngoài tổ chức, các phương pháp agile thúc đẩy việc truyền thông minh bạch. Ý tưởng mời bất kỳ các bên liên quan vào các cuộc họp dự án và các rà soát hoặc tài liệu dự án trong không gian chung là để loại bỏ đi nhanh nhất có thể những sai lệch, phụ thuộc, hoặc những vấn đề khác liên quan đến dự án nhiều thay dổi.