Purchasing Cycle

Định nghĩa:
Purchasing Cycle (Chu kỳ mua hàng) là quá trình doanh nghiệp thực hiện từ lúc xác định nhu cầu mua sắm nguyên vật liệu, hàng hóa hoặc dịch vụ cho đến khi hoàn tất thanh toán và nhận hàng. Quản lý chu kỳ mua hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, đảm bảo nguồn cung liên tục và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.

Ví dụ: Một công ty sản xuất ô tô cần mua linh kiện điện tử từ nhà cung cấp. Chu kỳ mua hàng bao gồm từ việc xác định nhu cầu linh kiện, yêu cầu báo giá, đặt hàng, kiểm tra chất lượng và thanh toán.

Mục đích sử dụng:

Đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguyên vật liệu và hàng hóa để vận hành liên tục.

Giúp tối ưu hóa chi phí mua hàng và cải thiện quan hệ với nhà cung cấp.

Giảm rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng bằng cách thiết lập quy trình mua hàng hiệu quả.

Cải thiện tính minh bạch và tuân thủ quy định trong quá trình mua sắm.

Các bước trong chu kỳ mua hàng:

1. Xác định nhu cầu (Need Identification)

Doanh nghiệp xác định số lượng và loại hàng hóa cần mua dựa trên nhu cầu sản xuất hoặc kinh doanh.

Ví dụ: Bộ phận sản xuất của một nhà máy dệt may xác định cần mua thêm vải cotton cho lô hàng tiếp theo.

2. Yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition - PR)

Bộ phận mua hàng tiếp nhận yêu cầu từ các phòng ban và xác nhận ngân sách.

Ví dụ: Bộ phận kế hoạch sản xuất gửi đề nghị mua 500 cuộn vải cotton cho phòng mua hàng.

3. Tìm kiếm nhà cung cấp (Supplier Selection)

Doanh nghiệp đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dựa trên giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán.

Ví dụ: Công ty sử dụng chiến lược đấu thầu cạnh tranh để chọn nhà cung cấp có mức giá tốt nhất.

4. Đàm phán hợp đồng (Contract Negotiation)

Thương lượng điều khoản hợp đồng, bao gồm giá cả, thời gian giao hàng, bảo hành và chính sách hậu mãi.

Ví dụ: Công ty dệt may thương lượng với nhà cung cấp để có mức giá ưu đãi khi đặt hàng số lượng lớn.

5. Đặt hàng (Purchase Order - PO)

Doanh nghiệp phát hành đơn đặt hàng chính thức đến nhà cung cấp.

Ví dụ: Công ty gửi đơn hàng 500 cuộn vải cotton kèm theo yêu cầu giao hàng trong vòng 30 ngày.

6. Kiểm tra và nhận hàng (Receiving & Inspection)

Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa khi nhận để đảm bảo đúng với đơn đặt hàng.

Ví dụ: Đội kiểm tra chất lượng kiểm tra vải trước khi lưu kho và phát hiện 5% bị lỗi, yêu cầu đổi hàng.

7. Thanh toán và hoàn tất giao dịch (Invoice & Payment Processing)

Bộ phận tài chính kiểm tra hóa đơn và thực hiện thanh toán theo điều khoản hợp đồng.

Ví dụ: Công ty thanh toán 70% ngay khi nhận hàng và 30% sau khi kiểm tra chất lượng đầy đủ.

8. Đánh giá nhà cung cấp (Supplier Evaluation)

Đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp dựa trên chất lượng, thời gian giao hàng và dịch vụ hậu mãi.

Ví dụ: Nếu nhà cung cấp giao hàng trễ hoặc sản phẩm không đạt yêu cầu, công ty có thể tìm nhà cung cấp thay thế.

Lưu ý thực tiễn:

Quản lý chu kỳ mua hàng hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp giảm 5-15% chi phí mua sắm.

Sử dụng phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) giúp tự động hóa quy trình mua hàng và quản lý nhà cung cấp.

Xây dựng mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp có thể giúp giảm thiểu rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng.

Ví dụ minh họa:

Cơ bản: Một nhà hàng cần mua thực phẩm hàng ngày, sử dụng quy trình đơn giản từ đặt hàng đến thanh toán.

Nâng cao: Một tập đoàn sản xuất áp dụng hệ thống E-Procurement để tự động hóa quy trình mua sắm và kiểm soát chi phí.

Case Study Mini:

Toyota:
Toyota tối ưu hóa chu kỳ mua hàng bằng hệ thống Just-in-Time (JIT):

Xác định nhu cầu chính xác: Chỉ đặt hàng khi có nhu cầu thực tế để giảm tồn kho.

Hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp: Xây dựng chuỗi cung ứng ổn định và đảm bảo giao hàng đúng hạn.

Tích hợp công nghệ quản lý mua sắm: Sử dụng hệ thống ERP để giám sát và quản lý toàn bộ chu kỳ mua hàng.

Kết quả: Giảm lãng phí nguyên vật liệu, tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu suất sản xuất.

Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):

Chu kỳ mua hàng giúp doanh nghiệp đạt được lợi ích nào?
A. Đảm bảo nguồn cung liên tục và tối ưu hóa chi phí mua sắm
B. Tăng chi phí vận hành do phải thực hiện nhiều bước kiểm tra
C. Chỉ áp dụng cho các công ty lớn mà không phù hợp với doanh nghiệp nhỏ
D. Không có ảnh hưởng đáng kể đến chuỗi cung ứng và hoạt động kinh doanh

Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):

Một công ty sản xuất gặp tình trạng hàng tồn kho dư thừa do quy trình mua hàng chưa tối ưu. Bạn sẽ đề xuất chiến lược nào để giúp công ty cải thiện chu kỳ mua hàng và giảm chi phí tồn kho?

Liên kết thuật ngữ liên quan:

E-Procurement: Hệ thống mua sắm điện tử giúp tự động hóa quy trình mua hàng.

Just-in-Time (JIT): Mô hình sản xuất giảm tồn kho bằng cách đặt hàng đúng thời điểm cần sử dụng.

Supplier Relationship Management (SRM): Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp để tối ưu hóa chuỗi cung ứng.

Purchase Order Management: Hệ thống theo dõi và quản lý đơn đặt hàng trong chu kỳ mua hàng.

Gợi ý hỗ trợ:

Gửi email đến info@fmit.vn

Nhắn tin qua Zalo số 0708 25 99 25