Purchase Requisition

1. Định nghĩa:

Purchase Requisition (PR) là tài liệu nội bộ được tạo ra để yêu cầu mua hàng hóa hoặc dịch vụ trong tổ chức. PR giúp đảm bảo quy trình mua sắm minh bạch, hợp lý và được phê duyệt trước khi gửi đơn đặt hàng (PO) cho nhà cung cấp.

Ví dụ: Một nhân viên IT gửi PR để yêu cầu mua 10 máy tính xách tay cho bộ phận kỹ thuật. Trưởng phòng IT duyệt PR, sau đó bộ phận mua hàng xử lý và phát hành PO cho nhà cung cấp.

2. Mục đích sử dụng:

- Kiểm soát ngân sách và chi tiêu, giúp doanh nghiệp theo dõi các yêu cầu mua sắm trước khi thực hiện.
- Tạo quy trình phê duyệt minh bạch, đảm bảo chỉ các yêu cầu cần thiết mới được mua.
- Tăng hiệu quả chu kỳ mua sắm, giúp bộ phận mua hàng quản lý danh mục yêu cầu dễ dàng hơn.
- Giảm thiểu rủi ro gian lận hoặc mua hàng không hợp lệ, đảm bảo mọi giao dịch đều được phê duyệt hợp lý.

3. Các thành phần chính của Purchase Requisition:

- 1. Mô tả hàng hóa/dịch vụ – Tên sản phẩm, số lượng, mã SKU, thông số kỹ thuật.
- 2. Mục đích sử dụng – Tại sao cần mua hàng hóa/dịch vụ này?
- 3. Người yêu cầu – Nhân viên hoặc phòng ban gửi PR.
- 4. Ngày yêu cầu – Thời điểm gửi yêu cầu.
- 5. Bộ phận phê duyệt – Người có thẩm quyền duyệt yêu cầu trước khi gửi PO.
- 6. Ngân sách dự kiến – Chi phí ước tính, nguồn ngân sách chi trả.
- 7. Hạn chót giao hàng mong muốn – Đảm bảo sản phẩm/dịch vụ có thể đến đúng thời gian cần thiết.

4. Lưu ý thực tiễn:

- PR không phải là đơn đặt hàng (PO) – PR chỉ là yêu cầu nội bộ, còn PO mới là tài liệu chính thức gửi đến nhà cung cấp.
- Quy trình phê duyệt PR cần linh hoạt, tránh tình trạng chờ duyệt quá lâu gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
- Sử dụng hệ thống ERP để tự động hóa quy trình PR, giúp doanh nghiệp quản lý chi tiêu hiệu quả hơn.

5. Ví dụ minh họa:

- Cơ bản: Một công ty văn phòng yêu cầu mua thêm 50 hộp giấy in cho bộ phận hành chính, và trưởng phòng tài chính cần phê duyệt PR trước khi đặt hàng.
- Nâng cao: Apple sử dụng hệ thống Purchase Requisition tự động, giúp nhân viên có thể gửi yêu cầu trực tuyến và nhận phê duyệt ngay trong hệ thống ERP.

6. Case Study Mini: Tesla

- Tesla tối ưu hóa quy trình PR để kiểm soát ngân sách hiệu quả hơn.
- Hệ thống phê duyệt tự động: PR được kiểm tra dựa trên ngân sách phòng ban trước khi chuyển thành PO.
- Tích hợp với nhà cung cấp: PR được kết nối với danh mục sản phẩm của nhà cung cấp để đảm bảo giá và thông số chính xác.
- Kết quả: Giảm 30% thời gian xử lý yêu cầu mua sắm và tăng độ chính xác của PO.

7. Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):

Yêu cầu mua hàng (PR) giúp tổ chức đạt được điều gì?
A. Kiểm soát ngân sách, tạo quy trình phê duyệt minh bạch và tối ưu hóa mua sắm
B. Đặt hàng trực tiếp với nhà cung cấp mà không cần phê duyệt
C. Không cần thiết vì có thể mua hàng mà không cần giấy tờ xác nhận
D. Chỉ dành cho các giao dịch mua hàng lớn, không áp dụng cho các khoản chi tiêu nhỏ

8. Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):

Một công ty đang gặp vấn đề vì nhân viên mua sắm tùy tiện mà không có quy trình kiểm soát, gây thất thoát ngân sách. Làm thế nào họ có thể sử dụng Purchase Requisition để cải thiện quản lý chi tiêu?

9. Liên kết thuật ngữ liên quan:

- Purchase Order (PO) vs. Purchase Requisition (PR) – So sánh giữa đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng.
- Procurement Approval Workflow – Quy trình phê duyệt mua sắm trong doanh nghiệp.
- ERP Procurement Module – Hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý PR tự động.
- Spend Management – Quản lý chi tiêu để tối ưu hóa ngân sách mua hàng.

10. Gợi ý hỗ trợ:

Gửi email đến: info@fmit.vn
Nhắn tin qua Zalo số: 0708 25 99 25