Hotline: 0708 25 99 25
English Tiếng Việt
Viện đào tạo FMIT
Góc bài viết
Tải Brochure
Giải thưởng
Từ điển quản lý
Thi thử
Mentorship Expertise

Khóa học

Quản lý dự án

Luyện thi PMP®

Agile scrum expert

Quản trị rủi ro & Kiểm soát nội bộ

Kiểm toán nội bộ

Luyện thi chứng chỉ CIA®

Luyện thi CICS®

Quản lý chuỗi cung ứng

Luyện thi CSCP®

Quản trị cung ứng mua hàng

Luyện thi chứng chỉ CPSM

Phát Triển Năng Lực Lãnh Đạo

Giám đốc điều hành

Giám đốc Kiểm toán nội bộ

Tài chính và Kế toán quản trị

Quản trị doanh nghiệp

Quản trị logistics

Từ điển quản lý

Project Work Authorization

Ủy quyền công việc dự án

  • Định nghĩa:
  • Project Work Authorization là quy trình chính thức để cấp quyền bắt đầu và thực hiện các nhiệm vụ hoặc giai đoạn cụ thể trong dự án. Quy trình này đảm bảo rằng các nhiệm vụ chỉ được thực hiện khi đã được phê duyệt và có đầy đủ tài nguyên, thông tin, cũng như sự chấp thuận cần thiết từ các bên liên quan.
  • Ví dụ:
  • Trong một dự án xây dựng, việc bắt đầu thi công phần móng chỉ được thực hiện sau khi nhận được phê duyệt bản thiết kế và phân bổ tài nguyên từ nhà tài trợ.
  • Trong một dự án phần mềm, đội phát triển không bắt đầu triển khai module mới cho đến khi quản lý dự án cấp phép và cung cấp tài liệu yêu cầu.
  • Mục đích sử dụng:
  • Đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ trong dự án được thực hiện theo đúng trình tự và kế hoạch đã phê duyệt.
  • Kiểm soát việc sử dụng tài nguyên và tránh lãng phí do các nhiệm vụ không cần thiết hoặc không phù hợp.
  • Duy trì sự minh bạch và trách nhiệm giữa các bên liên quan trong quá trình thực hiện dự án.
  • Nội dung cần thiết:
  • Kế hoạch dự án: Bao gồm phạm vi, tiến độ, và tài nguyên cần thiết.
  • Tài liệu ủy quyền: Văn bản chính thức hoặc thông báo xác nhận từ quản lý dự án hoặc nhà tài trợ.
  • Danh sách nhiệm vụ: Liệt kê các nhiệm vụ cần ủy quyền và điều kiện để bắt đầu chúng.
  • Vai trò:
  • Quản lý dự án (Project Manager): Chịu trách nhiệm cấp quyền cho các nhiệm vụ dựa trên tiến độ và sự sẵn có của tài nguyên.
  • Nhóm dự án (Project Team): Thực hiện các nhiệm vụ đã được ủy quyền và báo cáo trạng thái cho quản lý dự án.
  • Nhà tài trợ (Project Sponsor): Phê duyệt ủy quyền cho các nhiệm vụ quan trọng hoặc giai đoạn lớn trong dự án.
  • Các bước áp dụng thực tế:
  • Xác định nhiệm vụ cần ủy quyền: Dựa trên kế hoạch dự án và danh sách các nhiệm vụ đã lập.
  • Kiểm tra điều kiện: Đảm bảo rằng các điều kiện cần thiết (tài nguyên, thông tin, phê duyệt) đã sẵn sàng để bắt đầu nhiệm vụ.
  • Cấp quyền: Cung cấp tài liệu hoặc thông báo chính thức để xác nhận quyền bắt đầu công việc.
  • Theo dõi: Giám sát tiến độ và hiệu suất của nhiệm vụ được ủy quyền để đảm bảo tuân thủ kế hoạch.
  • Cập nhật: Lưu trữ tài liệu ủy quyền và cập nhật trạng thái nhiệm vụ vào hệ thống quản lý dự án.
  • Lưu ý thực tiễn:
  • Quy trình ủy quyền cần được chuẩn hóa để tránh nhầm lẫn hoặc bỏ sót nhiệm vụ.
  • Sử dụng phần mềm quản lý dự án để tự động hóa việc cấp quyền và lưu trữ tài liệu.
  • Đảm bảo giao tiếp rõ ràng với các bên liên quan để tránh sự chậm trễ trong việc thực hiện nhiệm vụ.
  • Ví dụ minh họa:
  • Cơ bản: Một dự án tổ chức sự kiện cấp quyền cho đội hậu cần bắt đầu lắp đặt sân khấu sau khi nhận được thông báo chính thức từ quản lý dự án.
  • Nâng cao: Một công ty sản xuất sử dụng hệ thống ERP để tự động cấp quyền thực hiện nhiệm vụ khi tất cả các điều kiện (nguyên liệu, tài nguyên) đã sẵn sàng.
  • Case Study Mini:
  • General Electric (GE):
  • GE sử dụng quy trình ủy quyền công việc trong các dự án phát triển thiết bị công nghiệp. Các nhiệm vụ quan trọng chỉ được bắt đầu sau khi có phê duyệt chính thức và kiểm tra đầy đủ tài nguyên.
  • Kết quả: Giảm 20% rủi ro từ việc thực hiện các nhiệm vụ không được phê duyệt và tăng tính minh bạch trong quản lý dự án.
  • Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
  • Project Work Authorization chủ yếu được sử dụng để:
  • a. Tự động bắt đầu các nhiệm vụ trong dự án.
  • b. Chính thức cấp quyền bắt đầu thực hiện các nhiệm vụ đã được phê duyệt.
  • c. Xác định rủi ro tiềm ẩn trong dự án.
  • d. Đảm bảo sự tham gia của các bên liên quan.
  • Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
  • Một nhiệm vụ quan trọng trong dự án của bạn bị trì hoãn do đội dự án chưa nhận được ủy quyền chính thức để bắt đầu. Làm thế nào bạn xử lý tình huống này để đảm bảo tiến độ không bị ảnh hưởng?
  • Liên kết thuật ngữ liên quan:
  • Scope Management (Quản lý phạm vi): Đảm bảo rằng các nhiệm vụ được ủy quyền nằm trong phạm vi dự án.
  • Resource Allocation (Phân bổ tài nguyên): Đảm bảo tài nguyên sẵn có trước khi cấp quyền.
  • Change Control Process (Quy trình kiểm soát thay đổi): Xử lý các yêu cầu thay đổi liên quan đến nhiệm vụ được ủy quyền.
  • Gợi ý hỗ trợ:
  • Gửi email đến info@fmit.vn.
  • Nhắn tin qua Zalo số 0708 25 99 25.

Đăng ký nhận tin

9 + 4 =

Đối tác

Agile Scrum Master
ISM
Học Viện Sáng Tạo Toàn Cầu
IIA
ICI
PMI

Kết nối với chúng tôi

Icon email Icon phone Icon message Icon zalo