Project Management Office là gì?

Văn phòng quản lý dự án (Project Management Office) hay PMO là cấu trúc tổ chức để tiêu chuẩn các quy trình quản trị liên quan đến dự án và thúc đẩy việc chia sẻ nguồn lực, phương pháp, công cụ, và kỹ thuật. Trách nhiệm của PMO có thể khác nhau từ việc thực hiện chức năng hỗ trợ quản lý dự án đến trực tiếp quản lý một hoặc nhiều dự án. Có nhiều loại PMOs trong tổ chức. Mỗi loại khác nhau về mức độ kiểm soát và ảnh hưởng đến dự án trong tổ chức.

Supportive PMOs là gì?

PMOs hỗ trợ đưa ra vai trò tư vấn cho các dự án thông qua việc cung cấp các biểu mẫu, thực hành tốt nhất, đào tạo, truy xuất thông tin, và bài học kinh nghiệm từ các dự án khác. Loại PMO này phục vụ cơ sở tri thức cho dự án. Mức độ kiểm soát bởi PMO dạng này là thấp.

Controlling PMOs là gì?

PMO kiểm soát đưa ra chức năng hỗ trợ và yêu cầu tuân thủ thông qua nhiều phương tiện. Mức độ kiểm soát bởi PMO này là trung bình. Yêu cầu tuân thủ bao gồm:

- Áp dụng các khung quản lý dự án và phương pháp luận về quản lý dự án;

- Sử dụng các biểu mẫu, công cụ cụ thể;

- Tuân thủ theo các khung quản trị

Directive PMOs là gì?

PMOs trực tiếp kiểm sót các dự án thông qua việc quản lý các dự án này. Giám đốc dự án được bổ nhiệm bởi PMO và cũng báo cáo lên PMO. Mức độ kiểm soát của PMO là cao.

PMO có thể có trách nhiệm trong toàn tổ chức. Họ có thể đóng vai trò trong việc hỗ trợ điều chính phù hợp với chiến lược và tạo giá trị tổ chức. PMO tích hợp dữ liệu và thông tin từ các dự án chiến lược và đánh giá các mục tiêu chiến lược có đạt được không. PMO kết nói giữa các danh mục, chương trình, dự án, và các hệ thống đánh giá của tổ chức. 

PMO có thể có quyền để thực hiện các hoạt động với vai trò là bên liên quan bên trong và là người ra quyết định chính thông qua vòng đời của dự án để đảm bảo dự án phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.  PMO có thể:

- Đề xuất cải tiến

- Chuyển giao tri thức

- Kêt thúc dự án;

- Quản lý các nguồn lực chung trong nhiều dự án;

- Nhận ra và phát triển các phương pháp quản lý dự án, thực hành, và tiêu chuẩn

- Huấn luyện, đào tạo, giám sát;

- Xây dựng và quản lý các chính sách, thủ tục, biểu mẫu, và tài liệu dùng chung.

- Phối hợp các hoạt động truyền thông giữa các dự án.