Hotline: 0708 25 99 25
Viện đào tạo FMIT
Góc bài viết
Tải Brochure
Giải thưởng
Từ điển quản lý
Thi thử
Mentorship Expertise

Khóa học

Quản lý dự án

Luyện thi PMP®

Agile scrum expert

Quản trị rủi ro & Kiểm soát nội bộ

Kiểm toán nội bộ

Luyện thi chứng chỉ CIA®

Luyện thi CICS®

Quản lý chuỗi cung ứng

Luyện thi CSCP®

Quản trị cung ứng mua hàng

Luyện thi chứng chỉ CPSM

Phát triển lãnh đạo cấp cao

Giám đốc điều hành

Giám đốc Kiểm toán nội bộ

Kế toán quản trị

Quản trị tài chính

Quản trị doanh nghiệp

Quản trị logistics

Từ điển quản lý

Project Communication Requirements

Yêu cầu giao tiếp trong dự án

  • Định nghĩa:
  • Project Communication Requirements là các nhu cầu và tiêu chuẩn giao tiếp cần thiết để đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt đúng, đầy đủ và kịp thời giữa các bên liên quan trong dự án. Các yêu cầu này bao gồm nội dung, định dạng, tần suất, kênh giao tiếp, và đối tượng nhận thông tin.
  • Ví dụ:
  • Một dự án xây dựng yêu cầu gửi báo cáo tiến độ hàng tuần cho nhà tài trợ và tổ chức cuộc họp định kỳ với đội thi công vào mỗi thứ Hai.
  • Một dự án phát triển phần mềm yêu cầu thông báo các thay đổi về phạm vi qua email đến tất cả các bên liên quan ngay khi có quyết định.
  • Mục đích sử dụng:
  • Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan nhận được thông tin phù hợp với vai trò và trách nhiệm của họ.
  • Tăng cường hiệu quả quản lý dự án thông qua giao tiếp rõ ràng và minh bạch.
  • Giảm thiểu hiểu lầm và xử lý các vấn đề phát sinh kịp thời.
  • Nội dung cần thiết:
  • Danh sách các bên liên quan và vai trò của họ trong dự án.
  • Loại thông tin cần giao tiếp (ví dụ: tiến độ, chi phí, rủi ro, thay đổi).
  • Kênh giao tiếp (email, họp trực tiếp, dashboard, phần mềm quản lý dự án).
  • Tần suất giao tiếp (hàng ngày, hàng tuần, theo sự kiện).
  • Vai trò:
  • Quản lý dự án (Project Manager): Xác định và thực hiện các yêu cầu giao tiếp trong kế hoạch giao tiếp tổng thể.
  • Nhóm dự án (Project Team): Cung cấp thông tin kịp thời và chính xác để hỗ trợ quá trình giao tiếp.
  • Các bên liên quan (Stakeholders): Nhận và phản hồi thông tin theo cách thức đã thỏa thuận.
  • Các bước áp dụng thực tế:
  • Xác định yêu cầu giao tiếp: Xác định loại thông tin, định dạng, và kênh giao tiếp phù hợp với từng nhóm bên liên quan.
  • Tích hợp vào kế hoạch giao tiếp: Đưa các yêu cầu giao tiếp vào Communication Management Plan.
  • Thực hiện giao tiếp: Sử dụng các công cụ và kênh giao tiếp để truyền đạt thông tin đúng tần suất và định dạng.
  • Theo dõi và cải thiện: Đánh giá hiệu quả giao tiếp và điều chỉnh các yêu cầu giao tiếp khi cần thiết.
  • Lưu ý thực tiễn:
  • Các yêu cầu giao tiếp nên được cá nhân hóa để phù hợp với nhu cầu của từng bên liên quan.
  • Sử dụng các công cụ giao tiếp hiện đại như MS Teams, Slack, hoặc Zoom để tăng cường hiệu quả.
  • Liên tục đánh giá và cập nhật các yêu cầu giao tiếp để đảm bảo phù hợp với trạng thái thực tế của dự án.
  • Ví dụ minh họa:
  • Cơ bản: Một dự án sử dụng email để gửi báo cáo tiến độ hàng tuần và tổ chức cuộc họp trực tiếp hàng tháng với nhà tài trợ.
  • Nâng cao: Một công ty công nghệ tích hợp các bảng điều khiển trực quan (dashboards) để tự động cung cấp thông tin tiến độ thời gian thực cho các bên liên quan.
  • Case Study Mini:
  • Amazon:
  • Amazon áp dụng các yêu cầu giao tiếp chi tiết trong các dự án logistics, bao gồm báo cáo trạng thái hàng hóa qua dashboard và cập nhật rủi ro qua email định kỳ.
  • Kết quả: Tăng 25% hiệu quả giao tiếp và giảm 15% thời gian phản hồi các vấn đề phát sinh.
  • Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
  • Project Communication Requirements chủ yếu được sử dụng để:
  • a. Đảm bảo thông tin được truyền đạt đúng cách đến các bên liên quan.
  • b. Lập kế hoạch ngân sách cho dự án.
  • c. Xác định các rủi ro tiềm ẩn trong dự án.
  • d. Theo dõi hiệu suất tài chính của dự án.
  • Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
  • Trong dự án của bạn, một bên liên quan quan trọng yêu cầu nhận thông tin tiến độ chi tiết mỗi tuần, nhưng họ không tham dự các cuộc họp định kỳ. Làm thế nào bạn đảm bảo họ nhận được thông tin đầy đủ mà không ảnh hưởng đến tiến độ giao tiếp với các bên khác?
  • Liên kết thuật ngữ liên quan:
  • Stakeholder Communication Preferences (Sở thích giao tiếp của các bên liên quan): Đáp ứng các yêu cầu giao tiếp cụ thể.
  • Communication Management Plan (Kế hoạch quản lý giao tiếp): Tài liệu hóa các yêu cầu và quy trình giao tiếp trong dự án.
  • Performance Reporting (Báo cáo hiệu suất): Giao tiếp kết quả và trạng thái của dự án.
  • Gợi ý hỗ trợ:
  • Gửi email đến info@fmit.vn.
  • Nhắn tin qua Zalo số 0708 25 99 25.

Đăng ký nhận tin

8 - 3 =

Đối tác

Agile Scrum Master
ISM
Học Viện Sáng Tạo Toàn Cầu
IIA
ICI
PMI

Kết nối với chúng tôi

Icon email Icon phone Icon message Icon zalo