Procurement Process Audit

1. Định nghĩa:

○ Procurement Process Audit là quá trình đánh giá và kiểm tra các hoạt động mua sắm của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo rằng quy trình mua sắm minh bạch, hiệu quả, tuân thủ chính sách nội bộ và không có gian lận.
○ Kiểm toán này giúp doanh nghiệp xác định rủi ro trong quá trình đấu thầu, lựa chọn nhà cung cấp, phê duyệt đơn hàng và quản lý hợp đồng.

Ví dụ:
○ Một công ty sản xuất thực hiện Procurement Process Audit để kiểm tra xem quá trình mua nguyên liệu có tuân thủ quy định về đấu thầu công khai hay không.

2. Mục đích sử dụng:

○ Đảm bảo quy trình mua sắm được thực hiện đúng chính sách nội bộ và quy định pháp luật.
○ Xác định các rủi ro về gian lận, tham nhũng và xung đột lợi ích trong mua sắm.
○ Giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí mua sắm, nâng cao hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng.
○ Kiểm tra xem nhà cung cấp có đáp ứng đúng cam kết về chất lượng, thời gian giao hàng và giá cả hay không.

3. Các bước áp dụng thực tế:

○ Xác định phạm vi kiểm toán:

Chọn các hợp đồng, giao dịch mua sắm, quy trình đấu thầu cần kiểm tra.

Xác định các quy định tuân thủ cần áp dụng (ISO 20400 - Procurement Sustainability, FCPA, SOX).
○ Đánh giá quy trình mua sắm nội bộ:

Xem xét chính sách phê duyệt đơn hàng, đấu thầu, lựa chọn nhà cung cấp.

Kiểm tra hệ thống phân cấp phê duyệt để đảm bảo không có xung đột lợi ích.
○ Kiểm tra dữ liệu mua sắm và hợp đồng:

Đánh giá tính chính xác của báo giá, hóa đơn và hồ sơ thanh toán.

So sánh giá trị hợp đồng với thực tế thanh toán để phát hiện sai lệch.
○ Phát hiện rủi ro và sai phạm:

Xác định các dấu hiệu thông đồng giá, vi phạm hợp đồng, chiết khấu không minh bạch.

Kiểm tra xem có sự lạm dụng quyền lực hoặc chọn nhà cung cấp không minh bạch không.
○ Đưa ra khuyến nghị cải tiến:

Đề xuất tăng cường kiểm soát đấu thầu, ứng dụng công nghệ để giám sát quy trình mua sắm.

Cải thiện chính sách mua sắm bền vững (Green Procurement) để đảm bảo tuân thủ ESG.
○ Theo dõi và kiểm toán định kỳ:

Xây dựng hệ thống kiểm toán quy trình mua sắm hàng năm hoặc kiểm tra bất thường khi có nghi ngờ vi phạm.

4. Lưu ý thực tiễn:

○ Mua sắm là khu vực dễ xảy ra gian lận và lãng phí ngân sách nhất trong doanh nghiệp, do đó cần kiểm toán thường xuyên.
○ Việc giám sát hợp đồng nhà cung cấp rất quan trọng để tránh các điều khoản bất lợi hoặc điều chỉnh giá không minh bạch.
○ Ứng dụng AI và Big Data có thể giúp phát hiện các dấu hiệu bất thường trong giao dịch mua sắm, như giá tăng đột biến hoặc mua hàng từ các nhà cung cấp không đáng tin cậy.
○ Cần có quy trình giám sát đa cấp và chính sách tố giác sai phạm (Whistleblower Protection) để giảm thiểu gian lận trong mua sắm.

5. Ví dụ minh họa:

○ Cơ bản: Một công ty kiểm toán hệ thống đấu thầu để đảm bảo tất cả nhà cung cấp đều được xem xét công bằng, không có dấu hiệu thiên vị hoặc tham nhũng.
○ Nâng cao: Một tập đoàn sử dụng AI-driven Procurement Process Audit để tự động giám sát toàn bộ giao dịch mua sắm và phát hiện vi phạm hợp đồng theo thời gian thực.

6. Case Study Mini:

○ Siemens – Bê bối gian lận mua sắm và bài học kiểm toán:

Vấn đề: Siemens bị phát hiện hối lộ và gian lận trong quy trình đấu thầu, gây thiệt hại hàng trăm triệu USD.

Giải pháp: Công ty thực hiện Procurement Process Audit, thiết lập quy trình kiểm toán đấu thầu chặt chẽ hơn.

Kết quả: Siemens cải thiện tính minh bạch, giảm 35% rủi ro mua sắm và nâng cao tiêu chuẩn đạo đức.

7. Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):

Mục tiêu chính của kiểm toán quy trình mua sắm là gì?
○ A. Đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và tuân thủ trong quá trình mua sắm
○ B. Loại bỏ hoàn toàn quy trình kiểm toán mua sắm để giảm gánh nặng hành chính
○ C. Giới hạn quyền truy cập vào hồ sơ đấu thầu để tránh bị phát hiện vi phạm
○ D. Chỉ tập trung vào chi phí mua sắm mà không xem xét rủi ro nhà cung cấp

8. Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):

Một doanh nghiệp nhận thấy rằng các hợp đồng mua sắm thường xuyên bị điều chỉnh về giá trị và điều khoản sau khi ký kết, gây bất lợi cho công ty. Làm thế nào bạn có thể thực hiện Procurement Process Audit để đánh giá mức độ vi phạm và đề xuất giải pháp kiểm soát?

9. Liên kết thuật ngữ liên quan:

○ Contract Compliance Audit: Kiểm toán tuân thủ hợp đồng.
○ Vendor Risk Management: Quản lý rủi ro nhà cung cấp.
○ Procurement Fraud Detection: Phát hiện gian lận trong mua sắm.
○ Supply Chain Due Diligence: Thẩm định rủi ro chuỗi cung ứng.

10. Gợi ý hỗ trợ:

○ Gửi email đến: info@fmit.vn
○ Nhắn tin qua Zalo số: 0708 25 99 25