Hotline:
0708 25 99 25
.png){kind=logo}
Từ điển quản lý
Procurement Documentation Management
Quản lý tài liệu mua sắm
- Định nghĩa:
- Procurement Documentation Management là quá trình tổ chức, lưu trữ, và quản lý các tài liệu liên quan đến hoạt động mua sắm trong dự án. Các tài liệu này bao gồm hợp đồng, yêu cầu mua sắm, đề xuất thầu, báo giá, và các báo cáo tiến độ liên quan đến nhà cung cấp.
- Ví dụ thực tiễn:
- Ngành xây dựng: Quản lý hợp đồng và báo cáo tiến độ của nhà thầu trong dự án xây dựng nhà ở.
- Ngành công nghệ: Lưu trữ các tài liệu đấu thầu và hợp đồng thuê ngoài trong dự án phát triển phần mềm.
- Ngành sản xuất: Quản lý báo giá và hợp đồng với các nhà cung cấp nguyên liệu thô.
- Mục đích sử dụng:
- Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu mua sắm được tổ chức và lưu trữ một cách an toàn, dễ dàng truy xuất.
- Hỗ trợ giám sát tiến độ và tuân thủ các điều khoản hợp đồng.
- Cung cấp thông tin đầy đủ để giải quyết tranh chấp hoặc kiểm tra tài chính sau này.
- Nội dung cần thiết:
- Danh mục tài liệu mua sắm: Bao gồm hợp đồng, đề xuất thầu, báo giá, hóa đơn, và biên bản nghiệm thu.
- Quy trình lưu trữ: Hệ thống lưu trữ tài liệu theo danh mục hoặc giai đoạn.
- Quyền truy cập: Quy định rõ ràng về quyền truy cập và chỉnh sửa tài liệu.
- Công cụ hỗ trợ: Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu như SharePoint, DocuSign, hoặc SAP Ariba.
- Vai trò:
- Quản lý dự án: Theo dõi và giám sát các tài liệu mua sắm để đảm bảo tuân thủ tiến độ và ngân sách.
- Nhóm mua sắm: Lưu trữ, tổ chức, và báo cáo tình trạng tài liệu.
- Nhà cung cấp: Cung cấp thông tin cần thiết và đảm bảo các tài liệu được cập nhật đầy đủ.
- Các bước áp dụng thực tế:
- Thu thập tài liệu: Ghi nhận và tập hợp các tài liệu liên quan đến các giao dịch mua sắm.
- Lưu trữ có tổ chức: Sắp xếp tài liệu theo hệ thống danh mục, thời gian, hoặc nhà cung cấp.
- Giám sát và cập nhật: Theo dõi tiến độ và cập nhật tài liệu khi có thay đổi trong hợp đồng hoặc giao dịch.
- Báo cáo và kiểm tra: Cung cấp thông tin đầy đủ khi có yêu cầu kiểm tra hoặc đánh giá.
- Lưu trữ dài hạn: Bảo quản tài liệu trong thời gian quy định để tuân thủ các yêu cầu pháp lý hoặc kiểm toán.
- Lưu ý thực tiễn:
- Đảm bảo tính bảo mật cho các tài liệu quan trọng như hợp đồng và báo cáo tài chính.
- Sử dụng phần mềm để tự động hóa quy trình lưu trữ và quản lý tài liệu.
- Kiểm tra định kỳ để đảm bảo tài liệu được cập nhật và lưu trữ đúng cách.
- Ví dụ minh họa:
- Cơ bản: Sử dụng Google Drive hoặc Excel để lưu trữ và quản lý tài liệu mua sắm.
- Nâng cao: Sử dụng phần mềm như SAP Ariba để tích hợp quản lý tài liệu với quy trình mua sắm.
- Case Study Mini:
- Dự án xây dựng nhà máy sản xuất:
- Ứng dụng: Sử dụng hệ thống SharePoint để lưu trữ và quản lý hợp đồng với các nhà thầu phụ.
- Kết quả: Giảm 30% thời gian tìm kiếm tài liệu và tăng tính minh bạch trong quá trình mua sắm.
- Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
- Quản lý tài liệu mua sắm nhằm mục đích chính nào sau đây?
- a. Tăng tốc độ thực hiện dự án.
- b. Đảm bảo tài liệu mua sắm được lưu trữ an toàn và dễ dàng truy xuất.
- c. Đánh giá năng lực nhà cung cấp.
- d. Giảm chi phí quản lý dự án.
- Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
- Dự án của bạn gặp phải tranh chấp liên quan đến hợp đồng mua sắm. Bạn sẽ thực hiện những bước nào để tìm kiếm và cung cấp các tài liệu cần thiết?
- Liên kết thuật ngữ liên quan:
- Procurement Management Plan: Kế hoạch quản lý mua sắm.
- Contract Documentation: Tài liệu hợp đồng.
- Document Management System (DMS): Hệ thống quản lý tài liệu.
- Gợi ý hỗ trợ:
- Gửi email đến info@fmit.vn.
- Nhắn tin qua Zalo số 0708 25 99 25.
- 12 Principles Behind the Agile Manifesto
- 360 Feedback
- 360-Degree Customer View
- 360-Degree Feedback
- 360-Degree Feedback for Talent Development
- 360-Degree Feedback Systems
- 3D Printing in Logistics
- 3D Printing in Supply Chain
- 5G Applications in Business Operations
- 5G Integration in Operations
- 5S Workplace Organization
- 6G Readiness in Industry 4.0
- 12 Principles Behind the Agile Manifesto là gì?
- Acceptance Test Driven Development là gì?
- Agile Manifesto
- Agile Project Management Skills
- Agile Spike
- AI cảm xúc trong quản lý nhân sự
- AI đảm bảo an toàn tâm lý cho lực lượng lao động
- AI đo lường sự tin cậy và mức độ gắn kết của nhân viên
- AI hỗ trợ chiến lược đa dạng và hòa nhập trong doanh nghiệp
- AI hỗ trợ đào tạo nhân viên
- AI hỗ trợ đổi mới lực lượng lao động
- AI hỗ trợ đổi mới môi trường làm việc
Đối tác
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
HỖ TRỢ THANH TOÁN
THÔNG TIN THANH TOÁN
Chủ tài khoản: Công Ty Cổ Phần Đào Tạo Tư Vấn Quốc Tế FMIT
Số tài khoản: 060.119.856.461
Ngân Hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín - CN Sài Gòn
Điện thoại: (028) 3930 1724 - (028) 3930 1725 - (028) 3930 1726
Hotline: 0708 25 99 25
để xác nhận việc hoàn tất thanh toán.
PMI®, PMP®, Project Management Professional, PMI-RMP®, PMBOK® and the PMI® Registered Education Provider logo are registered marks of the Project Management Institute, Inc.
© Bản quyền thuộc về Viện FMIT
Trụ sở chính - Tầng 5, 126 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Tp. HCM
Văn phòng đại diện tại Hà Nội - Tầng 7, Số 18 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
Tel: (028) 3930 1724 | Fax: (028) 3930 1725 | Hotline: 0708 25 99 25 (HCM) – 093 848 6939 (HN)
Hotline phản ánh chất lượng dịch vụ: 0988 54 00 11
Email: info@fmit.vn - Website: www.fmit.vn
