.png){kind=logo}
Từ điển quản lý
Procurement Documentation Closure
Đóng hồ sơ mua sắm
- Định nghĩa:
- Procurement Documentation Closure là quá trình hoàn thành và lưu trữ tất cả tài liệu liên quan đến việc mua sắm sau khi hợp đồng đã kết thúc hoặc bị chấm dứt. Quá trình này đảm bảo rằng tất cả các nghĩa vụ hợp đồng đã được thực hiện, mọi khoản thanh toán đã hoàn tất, và tài liệu mua sắm được lưu trữ đúng cách để phục vụ cho việc kiểm toán hoặc tham khảo trong tương lai.
- Ví dụ:
- Trong một dự án xây dựng, các tài liệu mua sắm như hợp đồng nhà thầu, biên bản nghiệm thu, và hóa đơn thanh toán được kiểm tra, hoàn thiện và lưu trữ sau khi nhà thầu hoàn thành công việc.
- Trong một dự án CNTT, hợp đồng thuê ngoài dịch vụ cloud computing được kiểm tra để đảm bảo tất cả điều khoản đã được thực hiện trước khi đóng hồ sơ.
- Mục đích sử dụng:
- Đảm bảo rằng tất cả các nghĩa vụ hợp đồng được hoàn thành đầy đủ và đúng yêu cầu.
- Đưa tài liệu vào lưu trữ một cách hệ thống để hỗ trợ kiểm toán, đánh giá, và học hỏi cho các dự án sau.
- Kết thúc chính thức mối quan hệ hợp đồng giữa các bên.
- Nội dung cần thiết:
- Hợp đồng và tài liệu liên quan (ví dụ: bảng báo giá, điều khoản và điều kiện).
- Biên bản nghiệm thu và xác nhận hoàn thành công việc.
- Hóa đơn, phiếu thanh toán và tài liệu liên quan đến tài chính.
- Báo cáo đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp.
- Vai trò:
- Quản lý dự án (Project Manager): Xác nhận rằng mọi công việc trong hợp đồng đã hoàn thành và giám sát quá trình đóng hồ sơ.
- Bộ phận mua sắm (Procurement Team): Đảm bảo rằng tài liệu được kiểm tra và lưu trữ chính xác.
- Nhà tài trợ (Project Sponsor): Xem xét và phê duyệt các chi phí cuối cùng, nếu cần.
- Các bước áp dụng thực tế:
- Kiểm tra nghĩa vụ hợp đồng: Đảm bảo tất cả các công việc và thanh toán đã được hoàn thành theo hợp đồng.
- Thu thập tài liệu: Tập hợp tất cả tài liệu liên quan, bao gồm hợp đồng, báo cáo nghiệm thu, và thanh toán.
- Đánh giá hiệu suất: Đánh giá nhà cung cấp dựa trên hiệu quả, chất lượng, và sự tuân thủ.
- Lưu trữ: Lưu trữ tài liệu mua sắm theo quy định của tổ chức để phục vụ kiểm toán hoặc tham khảo trong tương lai.
- Thông báo hoàn tất: Thông báo đến các bên liên quan về việc kết thúc chính thức hồ sơ mua sắm.
- Lưu ý thực tiễn:
- Đảm bảo rằng mọi khoản thanh toán và chi phí đều được xác nhận và không còn tranh chấp trước khi đóng hồ sơ.
- Lưu trữ tài liệu theo tiêu chuẩn tổ chức hoặc các yêu cầu pháp lý.
- Phân tích dữ liệu từ hồ sơ mua sắm để cải thiện các quy trình trong tương lai.
- Ví dụ minh họa:
- Cơ bản: Một dự án thuê ngoài dịch vụ IT hoàn thiện các biên bản nghiệm thu và hóa đơn thanh toán trước khi lưu trữ hồ sơ mua sắm.
- Nâng cao: Một công ty sản xuất sử dụng hệ thống quản lý tài liệu để tự động lưu trữ và phân loại tất cả tài liệu liên quan đến mua sắm sau khi hợp đồng kết thúc.
- Case Study Mini:
- Microsoft:
- Microsoft áp dụng quy trình đóng hồ sơ mua sắm trong các dự án triển khai hạ tầng IT lớn, đảm bảo rằng mọi nghĩa vụ của nhà cung cấp được kiểm tra và hoàn thành.
- Kết quả: Giảm 15% thời gian xử lý hồ sơ và tăng tính minh bạch trong kiểm toán nội bộ.
- Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
- Procurement Documentation Closure chủ yếu được sử dụng để:
- a. Kết thúc và lưu trữ hồ sơ mua sắm sau khi hợp đồng hoàn tất.
- b. Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng.
- c. Đàm phán các điều khoản hợp đồng mới.
- d. Xác định các nhà cung cấp tiềm năng cho dự án.
- Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
- Dự án của bạn vừa hoàn thành, và bạn cần đóng hồ sơ mua sắm với nhà cung cấp chính. Làm thế nào bạn đảm bảo rằng tất cả tài liệu được xử lý và lưu trữ đúng cách?
- Liên kết thuật ngữ liên quan:
- Contract Closure (Kết thúc hợp đồng): Quy trình đảm bảo rằng hợp đồng đã hoàn thành đúng yêu cầu.
- Procurement Management Plan (Kế hoạch quản lý mua sắm): Tài liệu hướng dẫn quy trình mua sắm.
- Lessons Learned Repository (Kho lưu trữ bài học kinh nghiệm): Tài liệu rút kinh nghiệm từ các quy trình mua sắm.
- Gợi ý hỗ trợ:
- Gửi email đến info@fmit.vn.
- Nhắn tin qua Zalo số 0708 25 99 25.
- 12 Principles Behind the Agile Manifesto
- 360 Feedback
- 360-Degree Customer View
- 360-Degree Feedback
- 360-Degree Feedback for Talent Development
- 360-Degree Feedback Systems
- 3D Printing for On-Demand Distribution
- 3D Printing in Logistics
- 3D Printing in Manufacturing
- 3D Printing in Production Optimization
- 3D Printing in Supply Chain
- 3D Printing Innovation Risk
- 12 Principles Behind the Agile Manifesto là gì?
- 5S trong sản xuất
- 8 loại lãng phí trong sản xuất tinh gọn (Lean)
- Acceptance Test Driven Development là gì?
- Agile Manifesto
- Agile Project Management Skills
- Agile Spike
- AI cảm xúc trong quản lý nhân sự
- AI dự đoán để nâng cao tỷ lệ sản phẩm đạt trong sản xuất
- AI dự đoán hiệu chuẩn thiết bị trong sản xuất
- AI đảm bảo an toàn tâm lý cho lực lượng lao động
- AI đo lường sự tin cậy và mức độ gắn kết của nhân viên
Đối tác
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
HỖ TRỢ THANH TOÁN
THÔNG TIN THANH TOÁN
Chủ tài khoản: Công Ty Cổ Phần Đào Tạo Tư Vấn Quốc Tế FMIT
Số tài khoản: 060.119.856.461
Ngân Hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín - CN Sài Gòn
Điện thoại: (028) 3930 1724 - (028) 3930 1725 - (028) 3930 1726
Hotline: 0708 25 99 25
để xác nhận việc hoàn tất thanh toán.
PMI®, PMP®, Project Management Professional, PMI-RMP®, PMBOK® and the PMI® Registered Education Provider logo are registered marks of the Project Management Institute, Inc.
© Bản quyền thuộc về Viện FMIT
Trụ sở chính - Tầng 5, 126 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Tp. HCM
Văn phòng đại diện tại Hà Nội - Tầng 7, Số 18 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
Tel: (028) 3930 1724 | Fax: (028) 3930 1725 | Hotline: 0708 25 99 25 (HCM) – 093 848 6939 (HN)
Hotline phản ánh chất lượng dịch vụ: 0988 54 00 11
Email: info@fmit.vn - Website: www.fmit.vn
