Hotline: 0708 25 99 25
Viện đào tạo FMIT
Góc bài viết
Tải Brochure
Giải thưởng
Từ điển quản lý
Thi thử
Mentorship Expertise

Khóa học

Quản lý dự án

Luyện thi PMP®

Agile scrum expert

Quản trị rủi ro & Kiểm soát nội bộ

Kiểm toán nội bộ

Luyện thi chứng chỉ CIA®

Luyện thi CICS®

Quản lý chuỗi cung ứng

Luyện thi CSCP®

Quản trị cung ứng mua hàng

Luyện thi chứng chỉ CPSM

Phát triển lãnh đạo cấp cao

Giám đốc điều hành

Giám đốc Kiểm toán nội bộ

Kế toán quản trị

Quản trị tài chính

Quản trị doanh nghiệp

Quản trị logistics

Từ điển quản lý

Procurement Documentation Archiving

Lưu trữ tài liệu mua sắm

  • Định nghĩa:
  • Procurement Documentation Archiving là quá trình tổ chức, lưu trữ và bảo quản tất cả các tài liệu liên quan đến mua sắm trong dự án để dễ dàng tra cứu và sử dụng khi cần thiết.
  • Ví dụ:
  • Một công ty xây dựng lưu trữ hợp đồng, báo giá, và hóa đơn từ nhà cung cấp trong kho lưu trữ kỹ thuật số.
  • Một dự án IT lưu trữ tài liệu đấu thầu và biên bản họp với các nhà cung cấp để làm cơ sở cho các dự án sau.
  • Mục đích sử dụng:
  • Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu mua sắm được lưu trữ an toàn và có thể truy cập dễ dàng.
  • Hỗ trợ trong việc giải quyết tranh chấp hoặc kiểm toán.
  • Cung cấp dữ liệu lịch sử để cải thiện các hoạt động mua sắm trong tương lai.
  • Nội dung cần thiết:
  • Loại tài liệu: Hợp đồng, hóa đơn, báo giá, biên bản họp, và các tài liệu liên quan.
  • Hệ thống lưu trữ: Phương pháp và công cụ lưu trữ tài liệu (kỹ thuật số hoặc vật lý).
  • Quyền truy cập: Xác định ai có quyền xem và sử dụng tài liệu.
  • Vai trò:
  • Quản lý dự án: Đảm bảo rằng tất cả tài liệu mua sắm được lưu trữ đúng quy định.
  • Nhóm mua sắm: Tổ chức và cập nhật tài liệu liên tục.
  • Bộ phận pháp lý: Sử dụng tài liệu để hỗ trợ giải quyết tranh chấp hoặc kiểm toán.
  • Các bước áp dụng thực tế:
  • Thu thập tài liệu: Tập hợp tất cả các tài liệu mua sắm liên quan từ các bên.
  • Tổ chức lưu trữ: Sắp xếp tài liệu theo hệ thống logic, dễ tìm kiếm.
  • Bảo quản: Đảm bảo rằng tài liệu được bảo mật và tránh hư hỏng.
  • Lưu ý thực tiễn:
  • Sử dụng hệ thống lưu trữ kỹ thuật số để tiết kiệm không gian và tăng tính bảo mật.
  • Đặt thời gian lưu trữ phù hợp với quy định pháp luật và yêu cầu của tổ chức.
  • Ví dụ minh họa:
  • Cơ bản: Lưu trữ tài liệu trong các thư mục phân loại rõ ràng trên ổ cứng nội bộ.
  • Nâng cao: Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu (DMS) để lưu trữ và truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi.
  • Case Study Mini:
  • Pfizer:
  • Pfizer áp dụng hệ thống lưu trữ tài liệu kỹ thuật số để quản lý tài liệu mua sắm trong các dự án phát triển thuốc.
  • Kết quả: Tiết kiệm 20% thời gian tìm kiếm tài liệu và tăng tính chính xác trong kiểm toán.
  • Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
  • Lưu trữ tài liệu mua sắm chủ yếu nhằm mục đích:
  • a. Đảm bảo tài liệu được tổ chức an toàn và dễ dàng truy cập.
  • b. Lập kế hoạch mua sắm trong tương lai.
  • c. Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp.
  • d. Giảm chi phí vận hành dự án.
  • Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
  • Một tài liệu hợp đồng quan trọng bị thất lạc khi cần giải quyết tranh chấp. Làm thế nào bạn thiết lập hệ thống lưu trữ hiệu quả để tránh tái diễn tình trạng này?
  • Liên kết thuật ngữ liên quan:
  • Procurement Management Plan: Kế hoạch quản lý mua sắm.
  • Document Management System (DMS): Hệ thống quản lý tài liệu.
  • Contract Archiving: Lưu trữ hợp đồng.
  • Gợi ý hỗ trợ:
  • Gửi email đến info@fmit.vn.
  • Nhắn tin qua Zalo số 0708 25 99 25.

Đăng ký nhận tin

6 * 2 =

Đối tác

Agile Scrum Master
ISM
Học Viện Sáng Tạo Toàn Cầu
IIA
ICI
PMI

Kết nối với chúng tôi

Icon email Icon phone Icon message Icon zalo