Procurement Cycle

1. Định nghĩa:

Procurement Cycle là quy trình mua sắm hàng hóa và dịch vụ một cách có hệ thống, từ giai đoạn lập kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng, theo dõi giao hàng đến thanh toán và đánh giá hiệu suất. Chu kỳ mua sắm hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, kiểm soát chất lượng và duy trì sự ổn định trong chuỗi cung ứng.

Ví dụ: Samsung áp dụng chu kỳ mua sắm chặt chẽ để quản lý hàng ngàn nhà cung cấp linh kiện điện tử trên toàn cầu, đảm bảo sản xuất điện thoại thông minh đúng tiến độ và chất lượng.

2. Mục đích sử dụng:

- Đảm bảo nguồn cung ổn định, tránh tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu hoặc sản phẩm.
- Kiểm soát chi phí và tối ưu ngân sách mua sắm, giúp doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí.
- Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, khi nhà cung cấp được đánh giá và lựa chọn kỹ lưỡng.
- Tăng tính minh bạch trong mua sắm, giúp doanh nghiệp kiểm soát quy trình và tránh gian lận.

3. Các bước trong chu kỳ mua sắm:

- 1. Xác định nhu cầu mua hàng – Xác định loại hàng hóa/dịch vụ cần mua dựa trên kế hoạch sản xuất, vận hành.
- 2. Lập kế hoạch mua sắm – Đánh giá ngân sách, lựa chọn phương thức mua hàng (đấu thầu, trực tiếp, dài hạn).
- 3. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp – Sử dụng RFQ (Request for Quotation) hoặc RFP (Request for Proposal) để đánh giá nhà cung cấp.
- 4. Đàm phán và ký hợp đồng – Xác định giá cả, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng và các điều khoản hợp đồng.
- 5. Đặt hàng (Purchase Order - PO) – Phát hành PO và xác nhận đơn hàng với nhà cung cấp.
- 6. Theo dõi đơn hàng và giao nhận – Đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn và đúng yêu cầu chất lượng.
- 7. Thanh toán và kiểm tra hóa đơn – Kiểm tra hàng hóa trước khi thanh toán theo điều khoản hợp đồng.
- 8. Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp – Định kỳ kiểm tra và đánh giá chất lượng dịch vụ, thời gian giao hàng để quyết định hợp tác lâu dài.

4. Lưu ý thực tiễn:

- Chu kỳ mua sắm cần linh hoạt theo nhu cầu kinh doanh, không nên quá cứng nhắc gây chậm trễ trong vận hành.
- Sử dụng công nghệ để tự động hóa quy trình mua sắm, giúp giảm lỗi và tối ưu thời gian xử lý đơn hàng.
- Định kỳ đánh giá lại danh mục nhà cung cấp, đảm bảo doanh nghiệp luôn hợp tác với đối tác có hiệu suất tốt nhất.

5. Ví dụ minh họa:

- Cơ bản: Một công ty sản xuất đặt hàng nguyên liệu thô mỗi tháng dựa trên nhu cầu sản xuất thực tế, đảm bảo không bị gián đoạn.
- Nâng cao: Amazon sử dụng hệ thống tự động hóa chu kỳ mua sắm, khi hàng tồn kho giảm xuống mức tối thiểu, hệ thống sẽ tự động tạo PO gửi đến nhà cung cấp.

6. Case Study Mini: Toyota

- Toyota áp dụng chu kỳ mua sắm theo mô hình Just-in-Time (JIT) để tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
- Mua hàng theo nhu cầu thực tế: Giảm thiểu hàng tồn kho, tối ưu chi phí.
- Đánh giá nhà cung cấp theo hiệu suất liên tục: Chỉ hợp tác với các đối tác có chất lượng ổn định.
- Kết quả: Toyota duy trì năng suất sản xuất cao mà không bị gián đoạn do thiếu hụt nguyên vật liệu.

7. Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):

Chu kỳ mua sắm giúp tổ chức đạt được điều gì?
A. Kiểm soát chất lượng, chi phí và đảm bảo nguồn cung ổn định
B. Đặt hàng một cách tùy tiện mà không cần kiểm soát ngân sách
C. Chỉ tập trung vào việc chọn nhà cung cấp giá rẻ mà không quan tâm đến chất lượng
D. Không cần theo dõi hiệu suất nhà cung cấp sau khi ký hợp đồng

8. Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):

Một công ty gặp phải tình trạng hàng hóa thường xuyên giao trễ và gây ảnh hưởng đến sản xuất. Làm thế nào họ có thể tối ưu hóa Procurement Cycle để đảm bảo chuỗi cung ứng ổn định và hiệu quả hơn?

9. Liên kết thuật ngữ liên quan:

- Procurement vs. Purchasing – Sự khác biệt giữa quy trình mua sắm chiến lược và hoạt động mua hàng thông thường.
- Supply Chain Optimization – Tối ưu hóa chuỗi cung ứng để nâng cao hiệu suất mua sắm.
- Supplier Performance Management (SPM) – Hệ thống đánh giá hiệu suất nhà cung cấp.
- E-Procurement System – Hệ thống mua sắm điện tử giúp tự động hóa quy trình đặt hàng.

10. Gợi ý hỗ trợ:

Gửi email đến: info@fmit.vn
Nhắn tin qua Zalo số: 0708 25 99 25