Hotline: 0708 25 99 25
Viện đào tạo FMIT
Góc bài viết
Tải Brochure
Giải thưởng
Từ điển quản lý
Thi thử
Mentorship Expertise

Khóa học

Quản lý dự án

Luyện thi PMP®

Agile scrum expert

Quản trị rủi ro & Kiểm soát nội bộ

Kiểm toán nội bộ

Luyện thi chứng chỉ CIA®

Luyện thi CICS®

Quản lý chuỗi cung ứng

Luyện thi CSCP®

Quản trị cung ứng mua hàng

Luyện thi chứng chỉ CPSM

Phát triển lãnh đạo cấp cao

Giám đốc điều hành

Giám đốc Kiểm toán nội bộ

Kế toán quản trị

Quản trị tài chính

Quản trị doanh nghiệp

Quản trị logistics

Từ điển quản lý

Procurement Closeout Activities

Hoạt động đóng thầu trong mua sắm

  • Định nghĩa:
  • Procurement Closeout Activities là các hoạt động cuối cùng trong quy trình mua sắm nhằm đảm bảo rằng hợp đồng đã được thực hiện đầy đủ, các nghĩa vụ đã hoàn thành, và tất cả tài liệu liên quan được lưu trữ đúng quy định. Điều này giúp tránh tranh chấp sau dự án và tạo cơ sở hợp tác tốt hơn trong tương lai.
  • Ví dụ:
  • Trong một dự án xây dựng, quản lý dự án xác nhận rằng nhà thầu đã hoàn thành toàn bộ công việc, bàn giao đúng tiến độ và chất lượng trước khi thanh toán cuối cùng.
  • Một công ty công nghệ kiểm tra các khoản thanh toán và rà soát tài liệu hợp đồng để hoàn tất thủ tục đóng hợp đồng với nhà cung cấp phần mềm.
  • Mục đích sử dụng:
  • Đảm bảo rằng không còn nghĩa vụ nào chưa được hoàn thành giữa các bên.
  • Chuẩn bị cơ sở dữ liệu hiệu suất nhà cung cấp cho các dự án trong tương lai.
  • Giảm thiểu rủi ro pháp lý và tranh chấp phát sinh sau hợp đồng.
  • Nội dung cần thiết:
  • Kiểm tra nghĩa vụ hợp đồng: Xác minh rằng tất cả các điều khoản đã được thực hiện đúng.
  • Xác nhận thanh toán: Đảm bảo rằng các khoản thanh toán đã hoàn tất.
  • Lưu trữ tài liệu: Ghi nhận và lưu trữ tài liệu hợp đồng để tham khảo sau này.
  • Vai trò:
  • Quản lý dự án: Giám sát toàn bộ quy trình đóng thầu và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
  • Nhà cung cấp: Cung cấp các tài liệu liên quan để hoàn thành quy trình.
  • Bộ phận pháp lý: Xác nhận tính tuân thủ và đảm bảo quy trình đóng hợp đồng phù hợp với quy định.
  • Các bước áp dụng thực tế:
  • Kiểm tra hợp đồng: Đánh giá toàn bộ điều khoản để đảm bảo đã hoàn thành đúng yêu cầu.
  • Xác nhận nghiệm thu: Kiểm tra và phê duyệt chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ đã cung cấp.
  • Thanh toán cuối cùng: Xử lý thanh toán sau khi hoàn tất nghiệm thu.
  • Lưu trữ tài liệu: Tổ chức và lưu trữ hồ sơ mua sắm để dễ dàng tra cứu trong tương lai.
  • Lưu ý thực tiễn:
  • Đảm bảo tất cả các bên liên quan đều đồng ý về việc đóng hợp đồng.
  • Tài liệu phải được tổ chức an toàn và dễ truy xuất khi cần thiết.
  • Ví dụ minh họa:
  • Cơ bản: Một công ty tiến hành kiểm tra danh sách hạng mục đã nhận trước khi ký nghiệm thu cuối cùng.
  • Nâng cao: Một tập đoàn lớn sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng để tự động hóa quy trình đóng thầu, giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch.
  • Case Study Mini:
  • Apple:
  • Apple thực hiện quy trình đóng thầu nghiêm ngặt, đảm bảo rằng tất cả các nhà cung cấp đã tuân thủ đầy đủ các điều khoản hợp đồng. Họ sử dụng các hệ thống tự động để kiểm tra và lưu trữ tài liệu liên quan.
  • Kết quả: Tăng tính minh bạch, giảm 20% thời gian xử lý và nâng cao mối quan hệ với nhà cung cấp.
  • Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
  • Hoạt động đóng thầu trong mua sắm chủ yếu nhằm mục đích:
  • a. Đảm bảo rằng hợp đồng được thực hiện đầy đủ và không còn nghĩa vụ nào.
  • b. Lập kế hoạch mua sắm cho dự án mới.
  • c. Xác định rủi ro tài chính của nhà cung cấp.
  • d. Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng.
  • Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
  • Nhà cung cấp đã hoàn thành hợp đồng nhưng không cung cấp đủ tài liệu nghiệm thu. Làm thế nào bạn giải quyết vấn đề này để đảm bảo việc đóng thầu hoàn tất đúng quy trình?
  • Liên kết thuật ngữ liên quan:
  • Contract Management: Quản lý hợp đồng.
  • Supplier Performance Evaluation: Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp.
  • Risk Mitigation in Procurement: Giảm thiểu rủi ro trong mua sắm.
  • Gợi ý hỗ trợ:
  • Gửi email đến info@fmit.vn.
  • Nhắn tin qua Zalo số 0708 25 99 25.

Đăng ký nhận tin

4 - 2 =

Đối tác

Agile Scrum Master
ISM
Học Viện Sáng Tạo Toàn Cầu
IIA
ICI
PMI

Kết nối với chúng tôi

Icon email Icon phone Icon message Icon zalo