Hotline: 0708 25 99 25
English Tiếng Việt
Viện đào tạo FMIT
Góc bài viết
Tải Brochure
Giải thưởng
Từ điển quản lý
Thi thử
Mentorship Expertise

Khóa học

Quản lý dự án

Luyện thi PMP®

Agile scrum expert

Quản trị rủi ro & Kiểm soát nội bộ

Kiểm toán nội bộ

Luyện thi chứng chỉ CIA®

Luyện thi CICS®

Quản lý chuỗi cung ứng

Luyện thi CSCP®

Quản trị cung ứng mua hàng

Luyện thi chứng chỉ CPSM

Phát Triển Năng Lực Lãnh Đạo

Giám đốc điều hành

Giám đốc Kiểm toán nội bộ

Tài chính và Kế toán quản trị

Quản trị doanh nghiệp

Quản trị logistics

Từ điển quản lý

Procure-to-Pay (P2P) Process

Quy trình từ mua sắm đến thanh toán

  • Định nghĩa:
    Procure-to-Pay (P2P) Process là quy trình quản lý toàn bộ các hoạt động từ việc mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ cho đến thanh toán nhà cung cấp. Quy trình này bao gồm các bước như yêu cầu mua sắm, phê duyệt, đặt hàng, nhận hàng, đối chiếu hóa đơn, và thực hiện thanh toán. P2P đảm bảo sự minh bạch, hiệu quả, và tuân thủ trong quản lý chi tiêu của doanh nghiệp.
    Ví dụ: Một công ty sản xuất sử dụng hệ thống P2P để quản lý mua nguyên vật liệu, từ việc đặt hàng, nhận hàng, đến thanh toán cho nhà cung cấp.
  • Mục đích sử dụng:
    1. Tăng cường kiểm soát và minh bạch trong quản lý chi tiêu.
    2. Cải thiện hiệu quả quy trình mua sắm và thanh toán.
    3. Giảm thiểu sai sót, gian lận, và rủi ro trong giao dịch với nhà cung cấp.
  • Các bước áp dụng thực tế:
    1. Yêu cầu mua sắm (Requisition): Nhân viên hoặc bộ phận yêu cầu mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ thông qua hệ thống.
    2. Phê duyệt (Approval): Yêu cầu được phê duyệt bởi cấp quản lý dựa trên ngân sách và nhu cầu thực tế.
    3. Đặt hàng (Purchase Order): Phát hành đơn đặt hàng (PO) đến nhà cung cấp.
    4. Nhận hàng (Receiving): Xác nhận nhận hàng hoặc dịch vụ và kiểm tra chất lượng, số lượng.
    5. Đối chiếu hóa đơn (Invoice Matching): So khớp hóa đơn với đơn đặt hàng và phiếu nhận hàng.
    6. Thanh toán (Payment): Thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo điều khoản hợp đồng.
  • Lưu ý thực tiễn:
    1. Tích hợp công nghệ: Sử dụng hệ thống P2P tự động như ERP để quản lý toàn bộ quy trình một cách hiệu quả.
    2. Đảm bảo tính minh bạch: Lưu trữ và truy xuất dữ liệu liên quan đến từng bước trong quy trình để giảm thiểu sai sót.
    3. Quản lý nhà cung cấp: Xây dựng mối quan hệ hợp tác với nhà cung cấp để đảm bảo tính nhất quán và chất lượng trong giao dịch.
  • Ví dụ minh họa:
    1. Cơ bản: Một công ty vừa và nhỏ sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn để tự động hóa quy trình từ đặt hàng đến thanh toán, giúp tiết kiệm thời gian.
    2. Nâng cao: Unilever triển khai hệ thống P2P tích hợp với ERP để quản lý toàn bộ giao dịch mua sắm và thanh toán trên toàn cầu, đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả.
  • Case Study Mini:
    Siemens:
    1. Siemens sử dụng hệ thống P2P để quản lý hàng triệu giao dịch với các nhà cung cấp trên toàn cầu.
    2. Hệ thống này tích hợp từ khâu đặt hàng, nhận hàng, đến thanh toán, giúp giảm thiểu sai sót trong đối chiếu hóa đơn và rút ngắn thời gian thanh toán.
    3. Kết quả: Giảm 30% thời gian xử lý hóa đơn và tăng hiệu quả quản lý nhà cung cấp.
  • Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
    Procure-to-Pay (P2P) Process giúp doanh nghiệp đạt được điều gì?
    a) Quản lý toàn bộ quy trình từ đặt hàng đến thanh toán một cách minh bạch và hiệu quả.
    b) Tăng chi phí vận hành bằng cách phức tạp hóa quy trình mua sắm.
    c) Loại bỏ hoàn toàn sự cần thiết của việc kiểm tra hóa đơn và đơn đặt hàng.
    d) Giảm sự hợp tác với nhà cung cấp để tăng tính độc lập trong giao dịch.
  • Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
    Một công ty thường xuyên gặp sai sót trong việc đối chiếu hóa đơn và thanh toán, dẫn đến mất thời gian và ảnh hưởng đến mối quan hệ với nhà cung cấp.
    Câu hỏi: Làm thế nào họ có thể áp dụng P2P để cải thiện hiệu quả và giảm sai sót trong quy trình mua sắm và thanh toán?
  • Liên kết thuật ngữ liên quan:
    1. Purchase Order (PO): Đơn đặt hàng, tài liệu quan trọng trong P2P để quản lý giao dịch mua sắm.
    2. Invoice Matching: Quy trình đối chiếu hóa đơn, đơn đặt hàng, và phiếu nhận hàng để đảm bảo tính chính xác trước khi thanh toán.
    3. ERP (Enterprise Resource Planning): Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, thường được tích hợp với P2P.
    4. Spend Management: Quản lý chi tiêu, giúp tối ưu hóa ngân sách và hiệu quả tài chính trong quy trình P2P.
  • Gợi ý hỗ trợ:
    1. Gửi email đến info@fmit.vn.
    2. Nhắn tin qua Zalo số 0708 25 99 25.

Đăng ký nhận tin

8 + 5 =

Đối tác

Agile Scrum Master
ISM
Học Viện Sáng Tạo Toàn Cầu
IIA
ICI
PMI

Kết nối với chúng tôi

Icon email Icon phone Icon message Icon zalo