Processes and Models

Định nghĩa:
Processes and Models (Quy trình và mô hình trong quản lý mua hàng) là tập hợp các phương pháp, tiêu chuẩn và khung lý thuyết giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động mua sắm, quản lý nhà cung cấp và cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng. Việc áp dụng các mô hình này giúp doanh nghiệp giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và đảm bảo nguồn cung liên tục.

Ví dụ: Một công ty sản xuất áp dụng mô hình Procure-to-Pay (P2P) để tự động hóa toàn bộ quy trình mua sắm từ lập đơn hàng đến thanh toán.

Mục đích sử dụng:

Chuẩn hóa quy trình mua hàng, giúp giảm thời gian xử lý và tăng hiệu quả vận hành.

Giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định mua sắm dựa trên dữ liệu và tiêu chuẩn rõ ràng.

Tăng cường kiểm soát chi phí và tối ưu hóa dòng tiền.

Đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý và chính sách nội bộ về mua sắm.

Các quy trình phổ biến trong quản lý mua hàng:

1. Procure-to-Pay (P2P) – Quy trình từ mua sắm đến thanh toán

Quy trình từ khi doanh nghiệp xác định nhu cầu, đặt hàng, nhận hàng và thanh toán cho nhà cung cấp.

Ví dụ: Một công ty sản xuất sử dụng hệ thống SAP Ariba để quản lý P2P, giúp tự động hóa đặt hàng và xử lý hóa đơn.

2. Source-to-Pay (S2P) – Quy trình từ tìm nguồn cung đến thanh toán

Mở rộng P2P bằng cách bổ sung bước tìm kiếm nhà cung cấp, đánh giá và đàm phán hợp đồng.

Ví dụ: Một công ty công nghệ áp dụng S2P để đánh giá và chọn đối tác cung cấp linh kiện.

3. Request for Proposal (RFP) – Yêu cầu đề xuất

Doanh nghiệp gửi đề xuất đến các nhà cung cấp để nhận báo giá và đánh giá khả năng hợp tác.

Ví dụ: Một tập đoàn xây dựng sử dụng RFP để tìm kiếm nhà cung cấp vật liệu xây dựng với giá cạnh tranh nhất.

4. Vendor-Managed Inventory (VMI) – Quản lý tồn kho do nhà cung cấp đảm nhiệm

Nhà cung cấp chịu trách nhiệm giám sát và bổ sung hàng tồn kho của doanh nghiệp theo nhu cầu thực tế.

Ví dụ: Một chuỗi siêu thị sử dụng VMI để tối ưu hóa lượng hàng hóa trên kệ mà không cần tự đặt hàng thủ công.

Các mô hình quản lý mua hàng phổ biến:

1. Kraljic Matrix – Ma trận Kraljic

Giúp doanh nghiệp phân loại hàng hóa theo mức độ rủi ro và giá trị chiến lược.

Bốn nhóm sản phẩm chính:

Non-Critical Items: Hàng hóa giá trị thấp, ít rủi ro.

Leverage Items: Hàng hóa có giá trị cao nhưng dễ mua.

Bottleneck Items: Hàng hóa có rủi ro cao, nguồn cung hạn chế.

Strategic Items: Hàng hóa quan trọng cần có chiến lược mua sắm dài hạn.

2. Total Cost of Ownership (TCO) – Tổng chi phí sở hữu

Xem xét toàn bộ chi phí liên quan đến một sản phẩm, bao gồm giá mua, vận hành, bảo trì và xử lý khi hết vòng đời.

Ví dụ: Một công ty hàng không sử dụng TCO để đánh giá chi phí thực tế của động cơ máy bay, không chỉ dựa trên giá mua ban đầu.

3. Just-in-Time (JIT) – Mua hàng đúng thời điểm

Giúp doanh nghiệp giảm tồn kho bằng cách mua hàng chỉ khi cần thiết.

Ví dụ: Toyota sử dụng JIT để duy trì lượng hàng tồn kho tối thiểu và giảm chi phí lưu kho.

4. E-Procurement – Mua sắm điện tử

Sử dụng công nghệ để tự động hóa quy trình mua hàng, từ yêu cầu báo giá đến thanh toán.

Ví dụ: Một doanh nghiệp FMCG sử dụng nền tảng Coupa để số hóa toàn bộ quy trình mua sắm.

Các bước triển khai mô hình quản lý mua hàng hiệu quả:

Phân tích nhu cầu: Xác định loại hàng hóa và dịch vụ cần mua.

Lựa chọn mô hình phù hợp: Áp dụng mô hình phù hợp với chiến lược mua hàng của doanh nghiệp.

Đánh giá và chọn nhà cung cấp: Sử dụng tiêu chí như giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng và độ tin cậy.

Tích hợp hệ thống mua sắm điện tử: Sử dụng ERP hoặc phần mềm E-Procurement để tự động hóa quy trình.

Theo dõi và cải tiến: Định kỳ đánh giá hiệu suất của mô hình để tối ưu hóa quy trình mua sắm.

Lưu ý thực tiễn:

Mỗi mô hình có ưu và nhược điểm riêng, cần tùy chỉnh để phù hợp với ngành và quy mô doanh nghiệp.

Áp dụng công nghệ như AI và Blockchain giúp tăng tính minh bạch và tối ưu hóa chi phí mua sắm.

Sử dụng dữ liệu lớn (Big Data) giúp cải thiện dự báo nhu cầu và lựa chọn nhà cung cấp chính xác hơn.

Ví dụ minh họa:

Cơ bản: Một công ty bán lẻ áp dụng JIT để giảm hàng tồn kho trong kho trung tâm.

Nâng cao: Một tập đoàn sản xuất triển khai hệ thống E-Procurement để tối ưu hóa quy trình đấu thầu và lựa chọn nhà cung cấp.

Case Study Mini:

Unilever:
Unilever sử dụng mô hình quản lý mua hàng hiệu quả để tối ưu hóa chuỗi cung ứng toàn cầu:

Áp dụng Ma trận Kraljic: Phân loại nguyên liệu theo mức độ chiến lược để đàm phán hợp đồng dài hạn.

Tối ưu hóa chi phí bằng TCO: Xem xét toàn bộ vòng đời sản phẩm khi lựa chọn nhà cung cấp.

Sử dụng E-Procurement: Tích hợp hệ thống SAP Ariba để tự động hóa quy trình mua hàng.

Kết quả: Giảm 10% chi phí mua hàng và tăng cường tính minh bạch trong chuỗi cung ứng.

Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):

Mô hình quản lý mua hàng giúp doanh nghiệp đạt được lợi ích nào?
A. Tối ưu hóa quy trình mua sắm, giảm chi phí và nâng cao hiệu suất nhà cung cấp
B. Chỉ tập trung vào giảm giá mua mà không quan tâm đến tổng chi phí sở hữu
C. Không ảnh hưởng đến hiệu suất vận hành của doanh nghiệp
D. Chỉ áp dụng cho doanh nghiệp lớn mà không phù hợp với doanh nghiệp nhỏ

Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):

Một công ty sản xuất linh kiện điện tử muốn tối ưu hóa quy trình mua hàng để giảm chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Bạn sẽ đề xuất mô hình nào để cải thiện hiệu suất mua hàng?

Liên kết thuật ngữ liên quan:

Procure-to-Pay (P2P): Hệ thống quản lý mua hàng từ đặt hàng đến thanh toán.

Just-in-Time (JIT): Mua hàng đúng thời điểm để giảm hàng tồn kho.

Supplier Relationship Management (SRM): Quản lý quan hệ với nhà cung cấp để tối ưu hóa chuỗi cung ứng.

E-Procurement: Sử dụng công nghệ để tự động hóa quy trình mua sắm.

Gợi ý hỗ trợ:

Gửi email đến info@fmit.vn

Nhắn tin qua Zalo số 0708 25 99 25