Post-Award Contract Administration

Định nghĩa:

Post-Award Contract Administration là quá trình giám sát, thực hiện và kiểm soát hợp đồng sau khi ký kết để đảm bảo các bên tuân thủ đúng các điều khoản và cam kết.
Ví dụ: Một công ty xây dựng sau khi ký hợp đồng với nhà thầu sẽ theo dõi tiến độ, kiểm soát chất lượng công trình và xử lý các điều chỉnh hợp đồng nếu cần.

Mục đích sử dụng:

Đảm bảo hợp đồng được thực hiện đúng theo cam kết về thời gian, chi phí, chất lượng và phạm vi công việc.
Giúp phát hiện sớm các vấn đề và rủi ro để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Quản lý thay đổi hợp đồng và xử lý tranh chấp trong quá trình thực hiện.
Đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp hoặc đối tác để tối ưu hóa hợp đồng trong tương lai.

Các hoạt động chính trong quản lý hợp đồng sau khi ký kết:

Giám sát tiến độ thực hiện hợp đồng:

Theo dõi xem nhà cung cấp hoặc nhà thầu có tuân thủ tiến độ đã cam kết không.

Sử dụng các công cụ như Microsoft Project, Primavera P6 để kiểm soát tiến độ.

Quản lý thay đổi hợp đồng (Contract Change Management):

Xử lý các yêu cầu thay đổi về phạm vi, thời gian, ngân sách…

Đảm bảo mọi thay đổi đều được phê duyệt và ghi nhận chính thức.

Kiểm soát chất lượng:

Đánh giá sản phẩm, dịch vụ hoặc công trình theo tiêu chuẩn quy định.

Thực hiện kiểm định, thử nghiệm trước khi chấp nhận nghiệm thu.

Xử lý tranh chấp hợp đồng:

Áp dụng các cơ chế giải quyết tranh chấp như hòa giải, trọng tài, kiện tụng nếu có bất đồng.

Kích hoạt Penalty Clause nếu đối tác vi phạm hợp đồng.

Đánh giá hiệu suất và thanh toán:

Sử dụng KPIs trong hợp đồng để đo lường mức độ hoàn thành.

Kiểm tra các cột mốc thanh toán để đảm bảo dòng tiền được kiểm soát hiệu quả.

Lưu ý thực tiễn:

Quản lý hợp đồng không kết thúc ngay sau khi ký – cần giám sát liên tục cho đến khi hoàn thành.
Nếu hợp đồng có điều khoản thanh toán theo tiến độ (Milestone-Based Payment), cần kiểm tra kỹ trước khi thực hiện giao dịch.
Cần có hệ thống Contract Management Software (SAP Ariba, Coupa, Icertis) để tự động hóa giám sát hợp đồng.

Ví dụ minh họa:

Cơ bản: Một công ty thương mại điện tử ký hợp đồng với đối tác giao hàng, sau đó giám sát tỷ lệ giao hàng đúng hạn để đảm bảo chất lượng dịch vụ.
Nâng cao: Một tập đoàn sản xuất sử dụng hệ thống AI-driven Contract Analytics để theo dõi hiệu suất nhà cung cấp, giúp họ phát hiện sớm các vấn đề về chậm tiến độ và vi phạm hợp đồng.

Case Study Mini:

Tình huống: Một công ty dầu khí ký hợp đồng EPC (Engineering, Procurement, and Construction) với nhà thầu để xây dựng nhà máy lọc dầu nhưng phát hiện tiến độ bị trễ.
Giải pháp: Công ty áp dụng Post-Award Contract Administration, giám sát chặt chẽ tiến độ và sử dụng Penalty Clause để yêu cầu nhà thầu tăng tốc độ thi công.
Kết quả: Nhà thầu điều chỉnh kế hoạch, hoàn thành công trình chỉ trễ 2 tháng thay vì 6 tháng như dự báo ban đầu.

Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):

Post-Award Contract Administration giúp doanh nghiệp đạt được điều gì?
a. Đảm bảo hợp đồng được thực hiện đúng cam kết và kiểm soát các rủi ro phát sinh.
b. Loại bỏ hoàn toàn sự cần thiết của giám sát hợp đồng sau khi ký kết.
c. Giúp các bên có thể tự do thay đổi hợp đồng mà không cần thương lượng.
d. Đảm bảo rằng hợp đồng không bao giờ có tranh chấp pháp lý.

Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):

Một công ty năng lượng tái tạo ký hợp đồng mua sắm thiết bị với một nhà cung cấp quốc tế nhưng gặp vấn đề về chất lượng sản phẩm. Làm thế nào Post-Award Contract Administration có thể giúp công ty xử lý vấn đề này?

Liên kết thuật ngữ liên quan:

Contract Compliance Monitoring: Giám sát việc tuân thủ hợp đồng của các bên liên quan.
Performance-Based Contracting: Hợp đồng dựa trên hiệu suất để đảm bảo nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn.
Penalty Clause: Điều khoản phạt hợp đồng nếu một bên vi phạm nghĩa vụ.
Dispute Resolution Clause: Điều khoản giải quyết tranh chấp trong hợp đồng.

Gợi ý hỗ trợ:

Gửi email: info@fmit.vn
Nhắn tin qua Zalo: 0708 25 99 25