Create WBS

Phân rã công việc dự án (Work Breakdown Structure - WBS) là quy trình phân chia các kết quả (deliverables) dự án và công việc dự án (project work) thành những thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Lợi ích của quy trình này là đưa ra một khung thể hiện những gì cần phải chuyển giao. Quy trình này thực hiện 1 lần hoặc tại những thời điểm xác định trong dự án.

WBS là cấu trúc phân rã về tổng thể công việc của dự án cần được thực hiện để hoàn thành mục tiêu dvaf tạo ra các kết quả (deliverables) theo yêu cầu. WBS tổ chức và xác định ra tổng thể phạm vi dự án và thể hiện công việc đã được xác định trong mô tả phạm vi dự án hiện tại đã được phê duyệt (approved project scope statement).

Công việc được lập kế hoạch nằm trong các thành phần thấp nhất của WBS, gọi là gói công việc (work packages). Mỗi gói công việc có thể sử dụng để nhóm các hoạt động (activities) trong đó công việc được lập tiến độ và ước tính, giám sát, và kiểm soát. Trong bối cảnh của WBS, công việc (work) chỉ đến sản phẩm (product) hoặc kết quả (deliverables).

Những thành phần chính của quy trình bao gồm:

- Kế hoạch quản lý dự án (Project management plan): kế hoạch quản lý phạm vi công việc (Scope management plan);

- Các tài liệu dự án (Project documents): mô tả phạm vi công việc dự án (Project scope statement), tài liệu các yêu cầu (Requirements documentation)

- Các yếu tố môi trường doanh nghiệp (Enterprise environmental factors);

- Các tài sản quy trình tổ chức (Organizational process assets);

- Chuyên gia (Expert judgment);

- Phân rã công việc (Decomposition);

- Phạm vi dự án được duyệt (Scope baseline);

- Cập nhật các tài liệu dự án (Project documents updates); danh mục giả định (Assumption log); tài liệu các yêu cầu (• Requirements documentation).

Phân rã (decomposition) là gì?

phân rã là một kỹ thuật dùng để phân chia hoặc chia nhỏ phạm vi công việc dự án và các kết quả thành các thành phần nhỏ hơn, và quản lý dễ hơn. Gói công việc (work package) là công việc được định nghĩa ở tầng thấp nhất trong WBS mà ở đó chi phí và thời lượng có thể được ước tính và quản lý. 

Mức độ phận rã thường được phụ thuộc vào mức độ kiểm soát làm sao tốt nhất cho dự án. Mức độ chi tiết cho gói công việc sẽ khác nhau với quy mô và độ phức tạp của dự án. Việc phân rã tổng thể công việc dự án thành các gói công việc thường bao gồm:

- Nhận diện và phân tích kết quả (deliverables) và công việc liên quan;

- Cấu trúc và tổ chức của WBS;

- Phân rã những mức cao trong WBS thành các thành phàn chi tiết mức thấp hơn;

- Phát triển và gán mã số cho từng thành phần của WBS;

- Kiểm tra mức độ phân rã của các kết quả đã phù hợp chưa

Cấu trúc WBS có thể được tạo bằng nhiều phương pháp khác nhau. Một vài phương pháp phổ biến là top-down phân rã từ trên xuống, sử dụng hướng dẫn cụ thể của tổ chức, và sử dụng biễu mẫu về WBS. Phương pháp từ dưới lên bottom-up có thể được dùng để nhóm các thành phần con (subcomponent). Cấu trúc WBS có thể được trình bày ở nhiều hình thức như:

- Sử dụng giai đoạn (phase) trong vòng đời dự án như là mức thứ 2 trong phân rã, với các kết quả dự án và kết quả sản phẩm đưa vào mức 3;

- Sử dụng các kết quả chính (major deliverables) như là mức 2 trong phân rã; 

- Tích hợp các thành phần con được phát triển bởi bên trong hoặc ngoài nhóm, như hợp đồng. Các nhà thầu (seller) có thể có các nhà thầu phụ.

Trong phương pháp agile, dự án có thể phân rã thành các yêu cầu người dùng (user stories). WBS có thể được cấu trúc như là một dạng mục lục, một sơ đồ tổ chức, hoặc phương pháp khác để chỉ ra phân chia theo tầng. Việc kiểm tra sự chính xác của phân rã yêu cầu xác định xem thành phần thấp hơn trong WBS là đầy đủ và cần thiết để hoàn thành các kết quả (deliverables) ở tầng cao hơn không. Phân rã quá mức có thể dẫn đến việc quản lý thiếu hiệu quả, sử dụng nguồn lực kém, khó tích hợp dữ liệu ở các mức độ khác nhau trong WBS.

Nhiều trường hợp nhóm dự án không thể tạo ra được các thành phần con mà sẽ phải hoàn thành trong tương lai. Nhóm dự án lúc này cần chờ đến khi các kết quả (delivarable) hoặc các thành phần được thống nhất, và chi tiết của WBS có thể được tạo ra. Kỹ thuật này được gọi là cuốn sóng (rolling wave planning).

WBS thể hiện tất cả các công việc về dự án và công việc về sản phẩm (product and project scope). Tổng các công việ ở mức độ thấp nhất phải bằng với các mức độ cao hơn và không có phát sinh thêm. Đây gọi là quy tắc 100%.