One-on-One Communication

1. Định nghĩa:
One-on-one communication là hình thức trao đổi trực tiếp giữa hai cá nhân, thường dùng trong các tình huống như góp ý, hỗ trợ, mentoring, giải quyết vấn đề hoặc xây dựng mối quan hệ, với mục tiêu tạo không gian an toàn, chân thành và hiệu quả.
- Ví dụ: Một trưởng nhóm dành 20 phút mỗi tuần để trò chuyện 1:1 với từng thành viên, lắng nghe khó khăn và hỗ trợ định hướng công việc.

2. Mục đích sử dụng:
- Tăng cường sự thấu hiểu, tin tưởng và gắn kết cá nhân trong tổ chức.
- Phát hiện sớm vấn đề tiềm ẩn và hỗ trợ giải quyết một cách riêng tư.
- Tạo điều kiện phản hồi hai chiều, xây dựng văn hóa giao tiếp cởi mở.

3. Các bước áp dụng thực tế:
- Xác định mục tiêu cuộc trò chuyện (góp ý, lắng nghe, phát triển…).
- Chuẩn bị khung nội dung hoặc câu hỏi định hướng (không cần kịch bản cứng nhắc).
- Bắt đầu bằng không khí tích cực, đặt câu hỏi mở và khuyến khích chia sẻ.
- Lắng nghe chủ động, không phán xét, và xác nhận lại những gì đã nghe.
- Kết thúc bằng thống nhất hành động cụ thể (nếu có) và cam kết theo dõi.

4. Lưu ý thực tiễn:
- Không nên dùng thời gian 1:1 để kiểm soát hoặc chỉ đạo – hãy tập trung vào đối phương.
- Tránh “giả lắng nghe” – cần có mặt trọn vẹn về cả cảm xúc và tư duy.
- Giao tiếp 1:1 hiệu quả cần đều đặn, không chỉ khi có vấn đề.

5. Ví dụ minh họa:
- Cơ bản: Một nhân viên mới chia sẻ rằng họ chưa hiểu rõ vai trò – quản lý giải thích lại JD, hướng dẫn và đặt mục tiêu ngắn hạn.
- Nâng cao: Một nhân viên có biểu hiện sa sút – trưởng nhóm dùng 1:1 để tạo không gian lắng nghe, sau đó hỗ trợ qua kế hoạch làm việc linh hoạt và mentoring kỹ năng.

6. Case Study Mini:
- Tình huống: Một team gặp xung đột âm ỉ giữa các thành viên nhưng không ai nói ra.
- Giải pháp: Trưởng nhóm tổ chức 1:1 với từng người để lắng nghe góc nhìn, không phán xét, và thu thập insight để xử lý khéo léo.
- Kết quả: Sau chuỗi 1:1, các hiểu lầm được tháo gỡ dần, không khí nhóm cải thiện và hiệu quả tăng trở lại.

7. Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
Điều nào là nguyên tắc cốt lõi trong giao tiếp 1:1?
a. Tập trung trình bày quan điểm của bản thân.
b. Sử dụng thời gian để phê bình thành viên.
c. Lắng nghe chủ động, xây dựng kết nối và hỗ trợ theo nhu cầu.
d. Chỉ thực hiện khi có sự cố phát sinh.

8. Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
Bạn là trưởng nhóm, nhận thấy một thành viên đang có dấu hiệu mất động lực. Làm sao tổ chức và triển khai buổi 1:1 để tìm hiểu nguyên nhân và khơi gợi lại sự gắn bó?

9. Liên kết thuật ngữ liên quan:
- Active listening: Lắng nghe chủ động.
- Psychological safety: Tạo cảm giác an toàn tâm lý trong trao đổi cá nhân.
- Developmental conversation: Giao tiếp định hướng phát triển.

10. Gợi ý hỗ trợ:
- Gửi email: info@fmit.vn.
- Nhắn tin qua Zalo: 0708 25 99 25.