On-Hand Inventory

1. Định nghĩa:
On-Hand Inventory là số lượng hàng hóa đang thực sự có mặt tại kho, sẵn sàng để sử dụng, bán hoặc phân phối. Đây là số tồn kho vật lý hiện có, đã qua kiểm nhận và không bị phân bổ (allocated), không bị hỏng hoặc đang chờ xử lý.
- Ví dụ: Một kho ghi nhận có 1.200 sản phẩm, trong đó 1.000 sản phẩm có thể giao ngay – đây là On-Hand Inventory; phần còn lại có thể đang chờ phân loại hoặc bị giữ lại.

2. Mục đích sử dụng:
- Cung cấp số liệu chính xác để lập kế hoạch sản xuất, đặt hàng và giao hàng.
- Là cơ sở để kiểm soát tồn kho, báo cáo tài chính và kiểm kê.
- Giảm rủi ro thiếu hàng hoặc tồn dư không cần thiết.

3. Các bước áp dụng thực tế:
- Ghi nhận toàn bộ hàng hóa nhập kho sau khi kiểm tra, dán mã và đưa vào vị trí lưu trữ.
- Phân biệt giữa On-Hand (đang sẵn sàng), In-Transit (đang vận chuyển), Allocated (đã phân bổ), Damaged (bị hỏng).
- Cập nhật liên tục tồn kho thực tế theo từng giao dịch nhập – xuất – chuyển kho.
- Kết nối số liệu On-Hand với hệ thống bán hàng, kế hoạch mua hàng, MRP hoặc ERP.
- Định kỳ kiểm kê để đối soát giữa hệ thống và thực tế vật lý.

4. Lưu ý thực tiễn:
- On-Hand Inventory không bao gồm hàng đã phân bổ, hàng đang vận chuyển, hàng chưa qua kiểm nhận hoặc hàng lỗi.
- Độ chính xác của tồn kho phụ thuộc vào quy trình vận hành kho, hệ thống WMS và tính kỷ luật nhập liệu.
- Nên theo dõi On-Hand Inventory theo từng vị trí, SKU, lô, hạn sử dụng để quản lý hiệu quả.

5. Ví dụ minh họa:
- Cơ bản: Một nhân viên kho kiểm tra tồn kho hệ thống cho biết còn 500 sản phẩm sẵn sàng xuất – đó là số On-Hand Inventory.
- Nâng cao: Một chuỗi bán lẻ sử dụng IoT gắn cảm biến theo dõi tồn kho thực tế trên từng kệ để cập nhật On-Hand Inventory theo thời gian thực và tái bổ sung tự động.

6. Case Study Mini:
- Tình huống: Một công ty thương mại điện tử thường xuyên báo còn hàng trên hệ thống nhưng không giao được do sai lệch giữa tồn kho thực tế và số ghi nhận.
- Giải pháp: Chuẩn hóa quy trình cập nhật On-Hand Inventory sau mỗi giao dịch kho và áp dụng Cycle Count theo ABC.
- Kết quả: Độ chính xác tồn kho tăng từ 87% lên 98%, giảm hoàn đơn vì thiếu hàng đến dưới 1%.

7. Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
On-Hand Inventory là gì?
a. Tổng số hàng đã bán trong tháng
b. Hàng hóa đang nằm trong xe vận chuyển
c. Số lượng hàng đang có sẵn thực tế tại kho và sẵn sàng để dùng hoặc bán
d. Hàng đã phân bổ cho đơn hàng đang xử lý

8. Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
Một công ty phân phối mất nhiều hợp đồng lớn vì báo còn hàng nhưng lại không đủ hàng để giao. Làm sao kiểm soát On-Hand Inventory chính xác để phục vụ đơn hàng đúng hẹn?

9. Liên kết thuật ngữ liên quan:
- Allocated Inventory
- Inventory Accuracy
- WMS (Warehouse Management System)
- Cycle Count

10. Gợi ý hỗ trợ:
- Gửi email: info@fmit.vn
- Nhắn tin qua Zalo: 0708 25 99 25