Principle 2 in project management

Nguyên tắc 2: tạo ra môi trường hợp tác cho nhóm dự án

Nhóm dự án được hình thành từ những thành viên với kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm đa dạng. Nhóm dự án làm việc phối hợp để đạt được mục tiêu chung một cách hiệu quả và hiệu lực hơn khi họ làm việc theo kiểu riêng lẻ.

Các dự án được thực hiện bởi các nhóm dự án. Nhóm dự án làm việc trong văn hóa và hướng dẫn nghề nghiệp của tổ chức, thường sẽ tạo ra một văn hóa riêng của họ. Môi trường hợp tác sẽ giúp nhóm dự án đẩy mạnh:

• Sự phù hợp với văn hóa và hướng dẫn của tổ chức;
• Các cá nhân và nhóm được học tập và phát triển; và
• Đóng góp tối ưu trong việc tạo ra kết quả mong muốn.

Tạo ra môi trường hợp tác cho nhóm dự án bao gồm sự đóng góp của nhiều nhân tố, như là sự thỏa thuận trong nhóm, cấu trúc, các quy trình. Những nhân tố này bổ trợ cho 1 văn hóa cho phép các cá nhân có thể làm việc cùng nhau và tạo ra những hiệu ứng hiệp đồng trong quá trình tương tác.

• Sự  thỏa thuân của nhóm (team agreements). Sự thỏa thuận trong nhóm thể hiện 1 tập các hình thức về hành vi và cách thức làm việc được thiết lập bởi nhóm dự án và duy trì thông qua sự cam kết của cá nhân và nhóm. Sự thỏa thuân nhóm nên được tạo ra vào lúc đầu của dự án và sẽ phát triển trong quá trình làm dự án khi nhóm tiếp tục làm việc với nhau và nhận ra các hành vi và cách thức cần thiết để tiếp tục làm việc với nhau 1 cách thành công.
• Cơ cấu tổ chức (organizational structures). Nhóm dự án sử dụng, điều chỉnh, và hiện thực các cấu trúc giúp phối hợp công việc của cá nhân với công việc dự án. Các cấu trúc tổ chức được sắp đặt trong mối liên hệ giữa các thành phần của công việc dự án và các quy trình của tổ chức. Những cấu trúc này có thể dựa trên vai trò, chức năng, và quyền. Chúng có thể được xác định như là bên ngoài dự án, điều chỉnh để phù hợp với dự án, hoặc thiết kế mới để đáp ứng nhu cầu đặc biệt nào đó của dự án. Quyền hạn có thể được áp đặt chính thức và 1 cấu trúc, hoặc các thành viên dự án có thể đóng góp để việc thiết kế ra nó phù hợp với các cấu trúc tổ chức. Ví dụ về các cơ cấu tổ chức giúp tăng sự hợp tác, như là: định nghĩa về vai trò và trách nhiệm; phân bổ nhân viên và nhà thầu vào nhóm dự án; cam kết chính thức với mục tiêu cụ thể; và tham gia cuộc họp thường xuyên để rà soát các chủ đề cụ thể.
• Quy trình (processes). Các nhóm dự án xây dựng quy trình để cho phép hoàn thành nhiệm vụ và công việc được phân công. Ví dụ, các nhóm dự án có thể đồng ý về quy trình phân rã sử dụng WBS, backlog, hoặc là taskboard.

Các nhóm dự án bị ảnh hưởng bởi văn hóa của tổ chức liên quan trong dự án, bản chất của dự án, và môi trường dự án hoạt động. Trong những ảnh hưởng này, nhóm dự án thiết lập văn hóa riêng của họ. Nhóm dự án có thể tùy chỉnh cấu trúc của họ để đạt được mục tiêu dự án một cách tốt nhất. Bằng cách thúc đấy môi trường hợp tác và hòa nhập, kiến thức và chuyên môn được trao đổi tự do hơn, điều đó giúp tạo ra kết quả dự án tốt hơn.

Làm rõ về vai trò và trách nhiệm có thể cải tiến văn hóa của nhóm. Bên trong nhóm dự án, những nhiệm vụ cụ thể có thể được ủy quyền đến các cá nhân hoặc do thành viên nhóm dự án tự lựa chọn. Điều này bao gồm quyền hạn, trách nhiệm giải trình, trách nhiệm thực hiện liên quan đến các công việc:

• Quyền (authority). Điều kiện có được quyền, trong 1 bối cảnh cụ thể, để ra quyết định liên quan, thiết lập hoặc cải tiến thủ tục, vận dụng nguồn lực dự án, mở rộng vốn, hoặc phê duyệt. Quyền được trao từ một thực thể này sang thực thể khác, cho dù rõ ràng hay ngầm hiểu.
• Trách nhiệm giải trình (accountablitity). Điều kiện về việc phải trả lời cho kết quả. Trách nhiệm giải trình là không thể chia sẻ.
• Trách nhiệm thực hiện (responsibility). Điều kiện về trách nhiệm phải thực hiện hoặc làm điều gì đó. Trách nhiệm có thể được chia sẻ.

Không cần biết ai chịu trách nhiệm giải trình hoặc chịu trách nhiệm thực hiện cho dự án cụ thể, sự hợp tác của nhóm diễn ra như là trách nhiệm chung về kết quả đầu ra của dự án. Nhóm dự án đa dạng có thể làm cho môi trường dự án phong phú thêm với nhiều quan điểm khác biệt. Nhóm dự án có thể bao gồm nhân viên bên trong, nhà thầu bên ngoài, hoặc đối tác thứ ba. Hơn nữa, nhiều thành viên của nhóm dự án tham gia trong ngắn hạn để làm việc trên những kết quả cụ thể trong khi những người khác được bổ nhiệm dài hạn hơn. Việc tích hợp các cá nhân này lại thành 1 nhóm dự án có thể là thách thức bất kỳ ai tham gia. Văn hóa nhóm dự án về sự tôn trọng sẽ cho phép sự khác nhau và tìm cách khai thác chúng một cách hiệu quả, khích lệ quản lý xung đột hiệu quả.

Một phương diện khác của môi trường dự án phối hợp là việc kết hợp của các tiêu chuẩn thực hành, quy tắc đạo đức, và hướng dẫn khác như là thành phần của công việc bên trong nhóm dự án và tổ chức. Các nhóm dự án xem xét làm thế nào để những hướng dẫn này có thể bổ trợ cho công việc của họ và tránh những xung đột có thể giữa những nguyên tắc này và những nguyên tắc họ đang sử dụng.

Môi trường dự án phối hợp cũng thúc đẩy sự trao đổi tự do về thông tin và kiến thức. Điều này sẽ làm tăng khả năng học tập và phát triển của cá nhân khi tạo ra kết quả dự án. Môi trường dự án phối hợp cho phép bất kỳ cá nhân nào cũng có thể đóng góp tốt nhất nỗ lực của họ để tạo ra kết quả mong muốn của dự án. Về mặt tổ chức cũng sẽ có lợi ích từ các kết quả đầu ra và nâng cao được giá trị nền tảng, nguyên tắc, và văn hóa.