Nguyên tắc 9: Điều hướng sự phức tạp
Liên tục đánh giá và điều hướng sự phức tạp vì thế phương pháp và kế hoạch sẽ cho phép nhóm dự án điều hướng thành công vòng đời dự án.
Sự phức tạp là kết quả của hành vi nhân sự, tương tác hệ thống, sự không chắc chắn, và mơ hồ. Sự phức tạp có thể nổi lên bất kỳ thời điểm nào trong dự án. Sự phức tạp có thể được tạo ra bởi những sự kiện hoặc điều kiện ảnh hưởng đến giá trị, phạm vi, truyền thông, bên liên quan, rủi ro, và đổi mới công nghệ. Nhóm dự án luôn cảnh giác trọng việc nhận ra các thành phần của sự phức tạo và sử dụng các phương pháp khác nhau để giảm số lượng và tác động của sự phức tạp.
Một dự án là 1 hệ thống các thành phần tương tác lẫn nhau. Sự phức tạp là tính chất của dự án hoặc môi trường của nó khó mà quản lý vì hành vi của con người, hành vi hệ thống, và sự mơ hồ. Bản chất và số lượng các tương tác xác định nên mức độ phức tạp trong dự án. Sự phức tạp nổi lên từ các thành phần của dự án, tương tác giữa các thành phần, tương tác với hệ thống khác và môi trường dự án. Mặc dù sự phức tạp không thể kiểm soát, nhóm dự án có thể điều chỉnh hoạt động của họ để xử lý tác động có thể xảy ra do độ phức tạp.
Nhóm dự án thường không thể thấy trước sự phức tạp nổi lên bởi vì nó là kết quả của nhiều tương tác như rủi ro, sự phụ thuộc, sự kiện, hoặc mối quan hệ. Ngoài ra, 1 vài nguyên nhân có thể tụ lại có thể tạo ra một tác động phức tạp đơn nhất, khiến cho việc phân lập nguyên nhân cụ thể là rất khó khăn.
Sự phức tạp của dự án xảy ra là kết quả của các thành phần lẻ trong dự án và trong hệ thống. Ví dụ, sự phức tạp trong dự án có thể được khuếch đại với số lượng lớn hơn hoặc đa dạng của bên liên quan, như là cơ quan luật pháp, đối tác quốc tế, nhà thầu, tư vấn. Những bên liên quan này có thể có tác động lớn đến độ phức tạp dự án, cả cá nhân và tập thể.
Một vài nguyên nhân chung của phức tạp là:
Sự phức tạp có thể nổi lên và tác động vào dự án trong bất kỳ lĩnh vực nào tại bất kỳ thời điểm nào trong vòng đời dự án. Nhóm dự án có thể nhận diện ra các thành phần thông qua dự án bằng cách xem xét liên tục thành phần dự án cũng như tổng thể để thấy được sự phức tạp. Kiến thức về tư duy hệ thống, hệ thống tích ứng phức tạp, kinh nghiệm từ dự án trước, trải nghiệm, liên tục học tập liên quan đến tương tác hệ thống giúp nhóm dự án tăng khả năng điều hướng sự phức tạp khi nó nổi lên. Cảnh giá với những dấu hiệu của phức tạp cho phép nhóm dự án thích nghi phương pháp của họ và kế hoạch để điều hướng những đứt gãy có thể ảnh hưởng đến việc chuyển giao dự án.