Principle 9 in project management

Nguyên tắc 9: Điều hướng sự phức tạp

Liên tục đánh giá và điều hướng sự phức tạp vì thế phương pháp và kế hoạch sẽ cho phép nhóm dự án điều hướng thành công vòng đời dự án.

Sự phức tạp là kết quả của hành vi nhân sự, tương tác hệ thống, sự không chắc chắn, và mơ hồ. Sự phức tạp có thể nổi lên bất kỳ thời điểm nào trong dự án. Sự phức tạp có thể được tạo ra bởi những sự kiện hoặc điều kiện ảnh hưởng đến giá trị, phạm vi, truyền thông, bên liên quan, rủi ro, và đổi mới công nghệ. Nhóm dự án luôn cảnh giác trọng việc nhận ra các thành phần của sự phức tạo và sử dụng các phương pháp khác nhau để giảm số lượng và tác động của sự phức tạp.

Một dự án là 1 hệ thống các thành phần tương tác lẫn nhau. Sự phức tạp là tính chất của dự án hoặc môi trường của nó khó mà quản lý vì hành vi của con người, hành vi hệ thống, và sự mơ hồ. Bản chất và số lượng các tương tác xác định nên mức độ phức tạp trong dự án. Sự phức tạp nổi lên từ các thành phần của dự án, tương tác giữa các thành phần, tương tác với hệ thống khác và môi trường dự án. Mặc dù sự phức tạp không thể kiểm soát, nhóm dự án có thể điều chỉnh hoạt động của họ để xử lý tác động có thể xảy ra do độ phức tạp.

Nhóm dự án thường không thể thấy trước sự phức tạp nổi lên bởi vì nó là kết quả của nhiều tương tác như rủi ro, sự phụ thuộc, sự kiện, hoặc mối quan hệ. Ngoài ra, 1 vài nguyên nhân có thể tụ lại có thể tạo ra một tác động phức tạp đơn nhất, khiến cho việc phân lập nguyên nhân cụ thể là rất khó khăn.

Sự phức tạp của dự án xảy ra là kết quả của các thành phần lẻ trong dự án và trong hệ thống. Ví dụ, sự phức tạp trong dự án có thể được khuếch đại với số lượng lớn hơn hoặc đa dạng của bên liên quan, như là cơ quan luật pháp, đối tác quốc tế, nhà thầu, tư vấn. Những bên liên quan này có thể có tác động lớn đến độ phức tạp dự án, cả cá nhân và tập thể.

Một vài nguyên nhân chung của phức tạp là:

• Hành vi nhân sự. Hành vi nhân sự là sự tác động lãnh nhau về hành vi, thái độ, và kinh nghiệm của con người. Hành vi nhân sự có thể tạo ra sự phức tạp do sự chủ quan như là tính cách cá nhân xung đột với mục tiêu dự án. Các bên liên quan làm việc từ xa có múi giờ khác nhau, ngôn ngữ khác, và văn hóa khác.
• Hành vi hệ thống. Hành vi hệ thống là kết quả của sự tương tác hệ thống giữa các thành phần dự án. Ví dụ, việc tích hợp các hệ thống công nghệ khác nhau có thể là nguyên nhân các mối nguy có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Sự tương tác giữa các thành phần của hệ thống dự án có thể dẫn đến rủi ro kết nối nhau, tạo ra những sự cố mới nổi lên hoặc không lường trước, tạo ra mối quan hệ nguyên nhân- kết quả không rõ ràng.
• Sự không chắc chắn và mơ hồ. Mơ hồ là 1 trạng thái không rõ, không biết những gì sẽ xảy ra và làm sao để hiểu về một tình huống. Mơ hồ có thể đến khi có quá nhiều lựa chọn hoặc thiếu rõ ràng về lựa chọn tối ưu. Sự kiện không rõ, gây hiểu lầm, sự cố mới nổi, và tình huống chủ quan có thể dẫn đến mơ hồ. Không chắc chắn là khi thiếu sự hiểu biết và nhận thức về vấn đề, sự kiện, và con đường để đi, hoặc giải pháp theo đuổi. Không chắc chắn bao gồm vấn đề không biết không biết và thiên nga đen, là những nhân tố nổi lên bên ngoài kiến thức và kinh nghiệm hiện tại. Bên trong một môi trường phức tạp, sự không chắc chắn và mơ hồ có thể kết hợp để làm mở đi mối quan hệ nguyên nhân dẫn đến 1 điểm mà xác suất và tác động khó xác định. Nó trở nên khó để giảm sự không chắc chắn và mơ hồ tại điểm mà các quan hệ có thể xác định rõ và vì thế giải quyết hiệu quả.
• Đổi mới công nghệ. Đổi mới công nghệ có thể là nguyên nhân gây ra đứt gãy sản phẩm, dịch vụ, cách làm việc, quy trình, công cụ, kỹ thuật, thủ tục, và nhiều thứ khác. Việc giới thiệu máy tính bàn và phương tiện xã hội là ví dụ của đổi mới công nghệ mà đã làm thay đổi cách thức dự án tiến hành. Công nghệ mới, cùng với sự không chắc chắn về cách sử dụng công nghệ, đóng góp và sự phức tạp. Đổi mới có tiềm năng giúp dự án có được giải pháp, hoặc làm đứt gãy dự án khi tình huống không chắc chắn không được xác định, dẫn đến tăng độ phức tạp.

Sự phức tạp có thể nổi lên và tác động vào dự án trong bất kỳ lĩnh vực nào tại bất kỳ thời điểm nào trong vòng đời dự án. Nhóm dự án có thể nhận diện ra các thành phần thông qua dự án bằng cách xem xét liên tục thành phần dự án cũng như tổng thể để thấy được sự phức tạp. Kiến thức về tư duy hệ thống, hệ thống tích ứng phức tạp, kinh nghiệm từ dự án trước, trải nghiệm, liên tục học tập liên quan đến tương tác hệ thống giúp nhóm dự án tăng khả năng điều hướng sự phức tạp khi nó nổi lên. Cảnh giá với những dấu hiệu của phức tạp cho phép nhóm dự án thích nghi phương pháp của họ và kế hoạch để điều hướng những đứt gãy có thể ảnh hưởng đến việc chuyển giao dự án.