Principle 7 in project management

Nguyên tắc 7: Điều chỉnh theo bối cảnh

Thiết kế phương pháp phát triển dự án trên cơ sở bối cảnh của dự án, mục tiêu, bên liên quan, quản trị, và môi trường sử dụng quy trình “vừa đủ” để đạt được kết quả mong muốn trong khi tối đa giá trị, quản lý chi phí, và đẩy nhanh tốc độ.

Mỗi dự án là duy nhất. Sự thành công của dự án dựa vào việc điều chỉnh theo bối cảnh duy nhất của dự án để xác định phương pháp phù hợp để tạo ra kết quả mong muốn. Việc điều chỉnh phương pháp là lặp, và vì thế sẽ có quy trình liên tục trong suốt dự án.

Việc điều chỉnh theo mục tiêu, bên liên quan, và sự phức tạp của môi trường riêng của dự án đóng góp vào sự thành công dự án. Điều chỉnh là sự thích ứng có chủ ý về phương pháp, quản trị, và quy trình để làm cho chúng phù hợp hơn với môi trường và công việc. Nhóm dự án tùy chỉnh theo một khung phù hợp cho phép sự linh hoạt để tạo ra kết quả tích cực một cách nhất quán bên trong bối cảnh của vòng đời dự án. Môi trường kinh doanh, quy mô nhóm, mức độ không chắc chắn, mức độ phức tạo của dự án tất cả nhân tố ảnh hưởng đến cách tùy chỉnh của dự án. Hệ thống dự án có thể được tùy chỉnh với quan điểm toàn diện, bao gồm xem xét sự phức tạp của các liên hệ. Tùy chỉnh nhằm vào tối đa giá trị, quản lý ràng buộc, cải tiến thực hiện bằng cách sử dụng quy trình, phương pháp, biểu mẫu, tài liệu vừa đủ để đạt được kết quả đầu ra dự án.

Cùng với PMO và xem xét quản trị, nhóm dự án thảo luận và quyết định về phương pháp tiến hành và nguồn lực cần thiết để tạo ra kết quả của dự án. Điều này bao gồm việc lựa chọn quy trình sử dụng, phương pháp phát triển, tài liệu cần thiết để tạo ra kết quả. Các quyết định về tùy chỉnh có thể là một hành động ngầm chấp nhận phương pháp nào đó. Ngược lại, tùy chỉnh cũng có hể là hành động rõ ràng để lựa chọn và pha trộn những thành phần cụ thể phù hợp với tính chất duy nhất của dự án và môi trường dự án.Tùy chỉnh là cần thiết ở mức độ nào đó với tất cả các dự án, vì mỗi dự án tồn tại trong 1 bối cảnh cụ thể.

Các dự án thường duy nhất, cho dù kết quả tạo ra có thể không duy nhất. Điều này bởi vì mỗi bối cảnh dự án khác nhau trong mỗi tổ chức, khách hàng, kênh, và môi trường mà các thành phần tương tác. Những sự thay đổi này và sự học tập liên tục có thể dẫn đến nhóm dự án sử dụng và phát triển các phương pháp khác nhau để đạt được sự thành công. Nhóm dự án xem xét tập hợp duy nhất về điều kiện cho mỗi dự án, vì thế họ có thể xác định phương pháp phù hợp nhất để tạo ra kết quả mong muốn.

Phương pháp luận đang sử dụng hoặc cách phổ biến đang dùng cho thấy cách mà dự án đang tùy chỉnh. Phương pháp luận là một hệ thống cách thực hành, kỹ thuật, thủ tục, quy tắc được dùng bởi những người làm việc theo nguyên tắc. Nhóm dự án có thể được yêu cầu sử dụng phương pháp của tổ chức của họ. Đó là, nhóm dự án triển khai hệ thống các quy trình, quản trị, phương pháp, và biểu mẫu cung cấp hướng dẫn về cách thức vận hành dự án. Trong khi điều này đưa ra mức độ nhất quán với các dự án trong tổ chức, bản thân phương pháp có thể cần phải điều chỉnh để phù hợp với mỗi dự án. Chính sách và thủ tục của tổ chức mô tả ranh giới được phân quyền bên trong đó nhóm dự án có thể tùy chỉnh.

Các quy trình nếu không tùy chỉnh cũng có thể ít tạo giá trị cho dự án hoặc kết quả đầu ra trong khi tăng chi phí và thời gian. Tùy chỉnh phương pháp với quy trình phù hợp, công cụ, và tài liệu có thể giúp nhóm dự án ra quyết định về chi phí liên quan quy trình, và giá trị liên quan đóng góp và cho kết quả.

Khi tùy chỉnh phương pháp, nhóm dự án truyền thông quyết định để các bên liên quan tương ứng về phương pháp đó. Mỗi thành viên dự án được nhận thức về phương pháp đã chọn và quy trình liên quan với vai trò của họ.

Tùy chỉnh phương pháp dự án thích hợp với tính chất duy nhất của dự án và môi trường của nó có thể tạo ra được hiệu quả cao hơn và tăng khả năng thành công. Phương pháp dự án được tùy chỉnh có thể tạo ra lợi ích trực tiếp và gián tiếp, như là:

• Cam kết sâu hơn với nhóm dự án vì họ tham gia định nghĩa phương pháp
• Giảm lãng phí về hành động và nguồn lực
• Tập trung định hướng khách hàng, cũng như nhu cầu của khách hàng và các bên liên quan khác là những nhân tố quan trọng khi tùy chỉnh
• Hiệu quả sử dụng nguồn lực, nhóm dự án nhận thức được trọng số của quy trình dự án.

Tùy chỉnh dự án có thể dẫn đến các kết quả tích cực sau:

• Tăng sáng tạo, hiệu quả, và năng suất;
• Bài học kinh nghiệm, cải tiến từ phương pháp cụ thể có thể được chia sẻ và vận dụng trong dự án tương lai
• Cải tiến hơn nữa phương pháp của dự án, với thực hành mới, phương pháp và tài liệu mới;
• Khám phá kết quả đã cải tiến, quy trình, và phương pháp thông qua trải nghiệm;
• Tích hợp hiệu quả nhóm dự án đa nguyên tắc về phương pháp và thực hành sử dụng để tạo ra kết quả
• Tăng tính thích nghi cho tổ chức về mặt lâu dài

Tùy chỉnh phương pháp là quá trình lặp, vì thế nó là một quy trình liên tục trong vòng đời dự án. Nhóm dự án thu thập phản hồi từ các bên liên quan về phương pháp và quy trình tùy chỉnh đang sử dụng và đánh giá hiệu quả và tùy chỉnh để tăng giá trị cho tổ chức.