Principle 6 in project management

Nguyên tắc 6: Thể hiện hành vi lãnh đạo

Thể hiện và điều chỉnh hành vi lãnh đạo để bổ trợ cho nhu cầu nhóm và cá nhân. Lãnh đạo hiệu quả thúc đẩy thành công dự án và đóng góp vào giá trị tích cực của dự án. Bất kỳ thành viên dự án nào cũng có thể thể hiện hành vi lãnh đạo. Lãnh đạo khác với quyền. Lãnh đạo hiệu quả điều chỉnh phong cách của họ theo tình huống. Các nhà lãnh đạo hiệu quả nhận ra sự khác biệt trong động lực giữa các thành viên dự án. Nhà lãnh đạo thể hiện hành vi mong muốn trong các lĩnh vực về sự trung thực, chính trực, và hành vi đạo đức.

Các dự án tạo ra nhu cầu duy nhất cho lãnh đạo hiệu quả. Không giống như hoạt động doanh nghiệp nói chung, ở đó vai trò và trách nhiệm thường được thiết lập nhất quán, các dự án thường liên quan nhiều tổ chức, phòng ban, nhà thầu và không tương tác 1 cách thường xuyên. Hơn nữa, các dự án có thể thực hiện với sự mong đợi cao hơn bình thường. Vì thế, các nhà quản lý, điều hành, bên liên quan cố gắng ảnh hưởng đến dự án. Điều này thường tạo ra mức độ xung đột và rối loạn cao. Vì thế, dự án đòi hỏi thể hiện hành vi lãnh đạo hiệu quả.

Môi trường dự án có sự ưu tiên về tầm nhìn, sáng tạo, động lực, nhiệt tình, khích lệ, và thấu hiểu có thể bổ trợ cho kết quả tốt hơn. Những tố chất này thường tương ứng với lãnh đạo. Lãnh đạo bao gồm thái độ, thông minh, tính cách, và hành vi để ảnh hưởng đến cá nhân trong và ngoài dự án để đạt được kết quả mong muốn.

Lãnh đạo không dành riêng cho bất kỳ vai trò nào. Các dự án thực hiện hiệu quả có thể có nhiều người với nhiều đặc điểm thể hiện kỹ năng lãnh đạo hiệu quả, ví dụ, giám đốc dự án, sponsors, bên liên quan, quản lý cấp cao, hoặc kể cả thành viên dự án. Bất kỳ ai làm việc trong dự án có thể thể hiện đặc điểm lãnh đạo, phong cách, kỹ năng hiệu quả để giúp nhóm dự án và tạo ra kết quả cần thiết.

Cần ghi chú rằng càng nhiều xung đột và rối loạn có thể xảy ra khi nhiều bên tham gia cố gắng ảnh hưởng trong nhiều chiều, nhiều hướng không đồng nhất. Tuy nhiên, những dự án có thực hiện hiệu quả thể hiện 1 sự kết hợp hợp lý của nhiều ảnh hưởng, mỗi cách đóng góp kỹ năng lãnh đạo theo kiểu bổ sung. Ví dụ, nếu sponsor nêu rõ các ưu tiên rõ ràng, thì trưởng kỹ thuật chia sẻ thảo luận về giải pháp chuyển giao, ở đó các thành viên đóng góp những ưu và nhược điểm cho đến khi giám đốc dự án đưa các thảo luận và chiến lược đã được đồng thuận. Lãnh đạo thành công cho phép 1 vài người ảnh hưởng, tạo động lực, chỉ đạo, và huấn luyện người khác dưới bất kỳ điều kiện nào. Nó cũng tích hợp các tính chất được tạo ra từ văn hóa và thực hành của tổ chức.

Lãnh đạo không nên nhầm lẫn với quyền lực, có từ vị trí kiểm soát trao cho cá nhân bên trong tổ chức để thúc đẩy chức năng hiệu quả một cách tổng quan. Quyền lực nói đến khả năng thực hiện 1 quyền nào đó. Quyền lực thường được ủy quyền cho 1 người bằng những phương tiện chính thức như là tài liệu điều lệ hoặc chức danh. Người này có thể sau đó có 1 vai trò hoặc vị trí mô tả chỉ ra thẩm quyền của họ. Thẩm quyền biểu thị trách nhiệm giải trình cho những nhiệm vụ cụ thể, hành động của cá nhân, hoặc quyết định trong tình huống cụ thể. Trong khi các cá nhân có thể sử dụng thẩm quyền để ảnh hưởng, tạo động lực, chỉ đạo người khác, hoặc hành động khi người khác không thực hiện hoặc thực hiện như chỉ đạo hoặc yêu cầu, thì đây không giống như lãnh đạo. Ví dụ, ban điều hành tổ chức có thể cấp cho ai đó thẩm quyền để hình thành nhóm dự án để đạt được kết quả. Tuy nhiên, thẩm quyền mình nó thì chưa đủ. Cần phải có lãnh đạo để tạo động lực nhóm đạt được mục tiêu, ảnh hưởng họ để điều chỉnh lợi ích cá nhân với tập thể, đạt được thành công của cùng nhóm dự án hơn là cho từng cá nhân.

Lãnh đạo hiệu quả xuất phát từ hoặc kết hợp các thành phần khác nhau về phong cách lãnh đạo. Các phong cách lãnh đạo trải dài từ tập trung quyền, phân tán quyền, tự do, chỉ đạo, tham gia, quyết đoán, hỗ trợ, đến đồng thuận. Tất cả những điều này, không có phong cách lãnh đạo nào là tốt nhất  và là phương pháp được đề xuất. Thay vào đó, lãnh đạo hiệu quả được thể hiện phù hợp với tình huống. Ví dụ,

• Trong lúc khủng hoảng, hành động chỉ đạo tạo ra được sự rõ ràng và động lực hơn là hợp tác giải quyết vấn đề
• Trong môi trường với nhân sự nhiều gắn kết và có năng lực, sự trao quyền thể hiện năng suất tốt hơn là tập quyền

Kỹ năng lãnh đạo có thể được học và phát triển để trở thành tài sản của các cá nhân, cũng như lợi ích của dự án và các bên liên quan. Dự án hiệu quả cao chỉ ra rằng sự cải tiến liên tục phải thực hiện đến cấp độ từng cá nhân. 1 thành viên dự án đào sâu về lãnh đạo bằng cách thực hành hoặc gia tăng các kỹ năng và kỹ thuật, ví dụ:

• Tập trung nhóm dự án vào mục tiêu đã thống nhất
• Xây dựng tầm nhìn thúc đẩy cho kết quả dự án
• Tìm kiếm nguồn lực và bổ trợ cho dự án
• Tạo ra sự đồng thuận về con đường phía trước tốt nhất
• Vượt qua các trở ngại của dự án
• Đàm phán và giải quyết xung đột bên trong nhóm dự án và giữa nhóm dự án với các bên liên quan khác
• Điều chỉnh phương pháp truyền thông và thông điệp cho phù hợp với đối tượng liên quan
• Huấn luyện và cố vấn thành viên nhóm dự án
• Ghi nhận và khen thưởng hành vi và đóng góp tích cực
• Đưa ra cơ hội để phát triển kỹ năng
• Thúc đẩy việc ra quyết định mang tính hợp tác
• Trao đổi hiệu quả và lắng nghe tích cực
• Trao quyền thành viên dự án và trách nhiệm
• Xây dựng nhóm gắn kết để có trách nhiệm
• Thấu hiểu nhóm dự án và quan điểm bên liên quan
• Tự nhận thức được hành vi và thành kiến của mình
• Quản lý và điều chỉnh thay đổi trong vòng đời dự án
• Thúc đẩy tư duy học/thất bại nhanh (fail-fast/learn quickly) bằng cách nhận ra lỗi,
• Vai trò gương mẫu trong những hành vi mong muốn.

Tính cách cá nhân quan trọng đối với lãnh đạo. Một người có thể có năng lực về khả năng lãnh đạo nhưng sau đó khả năng ảnh hưởng của họ bị suy giảm do bị nhận thức vụ lợi cá nhân hoặc không đáng tin. Lãnh đạo hiệu quả phải là mô hình mẫu trong lãnh vực về sự trung thực, chính trực, và hành vi đạo đức. Lãnh đạo hiệu quả tập trung vào minh bạch, hành vi không ích kỷ, và có khả năng được yêu cầu để giúp đỡ. Lãnh đạo hiệu quả hiểu rằng nhóm dự án xem xét và thi đua về giá trị, đạo đức, và hành vi mà họ thể hiện. Vì thế, lãnh đạo có trách nhiệm nhiều hơn để thể hiện hành vi cần thiết trong hành động của họ.

Dự án hoạt động tốt nhất khi lãnh đạo hiểu cái gì tạo động lực cho mọi người. Nhóm dự án có thể phát triển khi các thành viên trong dự án sử dụng các đặc điểm, kỹ năng, và tính cách lãnh đạo phù hợp với nhu cầu và mong đợi các bên liên quan. Biết các giao tiếp tốt và tạo động lực, hoặc thực hiện hành động cần thiết, có thể giúp cải tiến hiệu quả dự án và quản lý trở ngại dự án. Khi được thực hành bởi nhiều người, lãnh đạo có thể thúc đẩy trách nhiệm chung để đạt được mục tiêu dự án, từ đó thúc đẩy môi trường làm việc tốt. Các nhân tố động lực baogoomf những lực về tài chính, sự ghi nhận, tự chủ, mục đích thuyết phục, cơ hội phát triển, và đóng góp cá nhân.

Lãnh đạo hiệu quả thúc đẩy sự thành công và đóng góp vào kết quả tích cực của dự án. Các nhóm dự án, cá nhân, và bên liên quan khác được gắn kết thông quan việc dẫn dắt tốt. Mỗi thành viên nhóm dự án có thể tập trung vào tạo ra kết quả sử dụng tầm nhìn chung và làm việc để tạo ra kết quả chung. Lãnh đạo hiệu quả là cần thiết để giúp nhóm dự án duy trì môi trường đạo đức và thích nghi.

Ngoài ra, các nghĩa vụ kinh doanh có thể được thực hiện dựa trên trách nhiệm và quyền hạn được giao. Lãnh đạo được chia sẻ không làm suy yếu hoặc giảm bớt vai trò hoặc quyền hạn của một nhà lãnh đạo được chỉ định bởi tổ chức, cũng không làm giảm nhu cầu của người lãnh đạo đó để áp dụng các kỹ năng và phong cách lãnh đạo phù hợp

vào đúng thời điểm.

Bằng cách kết hợp các phong cách, tiếp tục phát triển kỹ năng và tận dụng các động lực thúc đẩy, bất kỳ thành viên nào trong nhóm dự án

hoặc bên liên quan có thể thúc đẩy, tạo ảnh hưởng, huấn luyện và phát triển nhóm dự án, bất kể vai trò hoặc vị trí.