Principle 5 in project management

Nguyên tắc 5: Ghi nhận, đánh giá, và đáp ứng sự tương tác hệ thống

Ghi nhận, đánh giá, và đáp ứng các bối cảnh động bên trong và xung quanh dự án trong một cách toàn diện để tạo ảnh hưởng tích cực đến việc thực hiện dự án.

Dự án là 1 hệ thống bao gồm các hoạt động tương tác và phụ thuộc lẫn nhau. Tư duy hệ thống đòi hỏi xem xét cách nhìn toàn diện về cách thức mà các thành phần tương tác với nhau và với các hệ thống bên ngoài. Các hệ thống thường xuyên thay đổi, yêu cầu chú trọng về sự nhất quán với điều kiện bên trong và bên ngoài. Đáp ứng với sự tương tác hệ thống cho phép nhóm dự án khai thác được kết quả tích cực.

Hệ thống là 1 tập hợp các thành phần tương tác và phụ thuộc lẫn nhau và hoạt động như 1 thể thống nhất. Có được quan điểm toàn diện, 1 dự án là 1 thực thể đa chiều ở đó tồn tại các bối cảnh động, thể hiện các tính chất của 1 hệ thống. Nhóm dự án nên nhận thức cách nhìn toàn diện này về dự án, thấy dự án như là 1 hệ thống với các thành phần riêng của nó.

Một dự án hoạt động bên trong những hệ thống lớn hơn, và kết quả 1 dự án có thể trở thành 1 phần của hệ thống lớn hơn để nhận ra lợi ích. Ví dụ, các dự án có thể là 1 phần của chương trình, và chương trình có thể là 1 phần của danh mục. Các cấu trúc kết nối nhau như vậy được hiểu là hệ thống của những hệ thống (system of systems). Các nhóm dự án cần bằng bên trong và ngoài, quan điểm trong và ngoài để hỗ trợ điều chỉnh xung quanh hệ thống của hệ thống.

Tư duy hệ thống cũng xem xét các thành phần thời gian của hệ thống, như là những gì hệ thống tạo ra hoặc cho phép theo thời gian. Ví dụ, nếu kết quả dự án chuyển giao tăng dần, mỗi sự gia tăng mở rộng kết quả 1 cách tích lũy của phiên bản trước đó. Các nhóm dự án nên suy nghĩa xa hơn lúc kết thúc cho đến giai đoạn vận hành kết quả để nhận ra giá trị kết quả.

Khi các dự án được đề ra, điều kiện bên trong hoặc bên ngoài thay đổi liên tục. Một sự thay đổi có thể tạo ra nhiều tác động. Ví dụ, trong 1 dự án lớn về xây dựng, 1 sự thay đổi về yêu cầu có thể dẫn đến thay đổi hợp đồng với nhà thầu, nhà thầu phụ, nhà cung cấp, hoặc các bên khác. Đến lượt nó, sự thay đổi như vậy có thể tạo ra tác động về chi phí, tiến độ, công việc, và thực hiện đối với dự án. Sau đó, những sự thay đổi này có thể cần quy trình kiểm soát thay đổi để được phê duyệt từ các đối tượng bên ngoài hệ thống, như là nhà cung cấp dịch vụ, luật, đơn vị cấp tài chính, chính phủ.

Có vài thay đổi có thể dự đoán trước, trong khi nhiều thay đổi có thể tác động đến dự án trong vòng đời dự án ngay lập tức. Với tư duy hệ thống, bao gồm chú ý liên tục và điều kiện bên ngoài và bên trong, nhóm dự án có thể điều hướng 1 loạt các thay đổi và tác động để giữ cho dự án được đồng thuận với các bên liên quan.

Tư duy hệ thống cũng vận dụng trong cách nhóm dự án quan sát chính họ và sự tương tác bên trong hệ thống dự án. Hệ thống dự án thường có những thành viên dự án khác nhau tham gia làm việc với mục tiêu chung. Sự đa dạng này mang đến giá trị cho nhóm dự án, nhưng họ cũng cần xem xét cách thức để khai thác sự khác biệt này một cách hiệu quả, vì thế nhóm dự án có thể làm việc gắn kết với nhau. Ví dụ, nếu cơ quan chính phủ hợp đồng với công ty tư nhân để phát triển 1 công nghệ mới, nhóm phát triển có thể bao gồm các thành viên từ cả hai tổ chức. Những thành viên này có thể có những giả định, cách làm việc, tư duy liên quan đến vận hành bên trong tổ chức riêng họ. Trong hệ thống dự án mới, có sự tích hợp văn hóa của công ty tư nhân và chính phủ, thành viên dự án có thể thiết lập ra 1 văn hóa nhóm đồng bộ để tạo ra 1 tầm nhìn, ngôn ngữ, và công cụ chung. Điều này có thể giúp các thành viên dự án gắn kết và đóng góp hiệu quả và giúp tạo ra khả năng cho hệ thống dự án hoạt động.

Bởi vì sự tương tác giữa các hệ thống, nhóm dự án nên hoạt động trong sự nhận thức và cảnh giác đổi với sự thay đổi và tương tác hệ thống. Những kỹ năng sau bổ trợ cho cách nhìn hệ thống trong dự án:

• Thấu hiểu về các lĩnh vực kinh doanh;
• Tư duy phản biện với tập trung vào bức tranh tổng quan;
• Thách thức các giả định và mô hình tư duy;
• Tìm kiếm sự tư vấn và rà soát bên ngoài;
• Sử dụng phương pháp tích hợp, tài liệu, và thực hành để có được sử hiểu chung về công việc, kết quả, giá trị đầu ra
• Sử dụng mô hình và kịch bản để hình dung cách hệ thống biến đổi, tương tác và phản ứng; và
• Quản lý chủ động về sự tương tác để giúp đạt được các kết quả kinh doanh

Ghi nhận, đánh giá, và phản ứng với sự tương tác của hệ thống có thể dẫn ra các kết quả:

• Nhận ra từ sớm về rủi ro và sự không chắc chắn bên trong dự án, khai phá các giải pháp, và xem xét những hậu quả ngoài dự định;
• Khả năng điều chỉnh các giả định và kế hoạch trong vòng đời dự án;
• Cung cấp thông tin liên tục và chi tiết thông báo cho kế hoạch và chuyển giao;
• Truyền thông rõ về kế hoạch, tiến trình, và dự đoán cho các bên liên quan;
• Điều chỉnh mục tiêu dự án với mục tiêu khách hàng, tầm nhìn;
• Khả năng điều chỉnh với nhu cầu thay đổi của người dùng cuối, sponsor, và khách hàng về kết quả dự án;
• Khả năng thấy được sự hiệp lực và tiết kiệm giữa dự án và sáng kiến được liên kết;
• Khả năng khai thác cơ hội chưa nắm bắt được hoặc nguy cơ từ các dự án khác hoặc sáng kiến khác;
• Làm rõ những cách đo kết quả dự án tốt nhất và sự ảnh hưởng của chúng với hành vi của con người trong dự án;
• Quyết định có lợi cho tổ chức về tổng thể;
• Có sự nhận diện rủi ro toàn diện hơn.