Principle 4 in project management

Nguyên tắc 4: tập trung vào giá trị

Tập trung vào giá trị là liên tục đánh giá và điều chỉnh dự án phù hợp với mục tiêu kinh doanh và lợi ích và giá trị dự định.

Giá trị là chỉ số cuối cùng để đánh giá sự thành công của dự án. Giá trị có thể được nhận ra trong suốt dự án, ở cuối dự án, hoặc sau khi dự án hoàn thành. Giá trị, và lợi ich đóng góp vào giá trị, có thể định nghĩa ở dạng định lượng hoặc định tính. Việc tập trung vào kết quả cho phép nhóm dự án hỗ trợ các lợi ích đã dự định từ đó dẫn dắt ra việc tạo giá trị. Nhóm dự án đánh giá tiến trình và điều chỉnh để tối đa giá trị mong đợi.

Giá trị, bao gồm kết quả đầu ra từ quan điểm của khách hàng hoặc người dùng, là thước đo cuối cùng để đánh giá sự thành công của dự án. Giá trị tập trung vào kết quả đầu ra của sản phẩm. Giá trị của dự án có thể được diễn tả như là đóng góp về tài chính cho sponsor hoặc cho tổ chức nhận được. Giá trị có thể là 1 thức đo về lợi ích công đạt được, ví dụ, lợi ích xã hội hoặc lợi ích nhận được của khách hàng từ kết quả dự án. Khi dự án là 1 thành phần của chương trình, việc đóng góp của dự án vào kết quả chương trình có thể thể hiện các giá trị.

Nhiều dự án, không phải tất cả, được khởi tạo trên cơ sở các tình huống kinh doanh. Các dự án có thể được khởi tạo vì những lý do đáp ứng nhu cầu nào đó để tạo ra hoặc điều chỉnh quy trình, sản phẩm, dịch vụ, như là hợp đồng, yêu cầu công việc, hoặc tài liệu khác. Trong tất cả trường hợp, ý định dự án là để tạo ra kết quả mong muốn đáp ứng nhu cầu với giải pháp có giá trị. Tình huống kinh doanh có thể chứa thông tin về phù hợp với chiến lược, đánh giá rủi ro, nghiên cứu tính khả thi, tỉ suất hoàn vốn, kết quả thực hiện, đánh giá, các phương pháp khác nhau. Tình huống kinh doanh có thể nói về giá trị đóng góp dự định của dự án theo cách định lượng hoặc định tính hoặc cả hai. Tình huống kinh doanh chứa ít nhất những thành phần liên hệ sau:

• Nhu cầu kinh doanh (business need). Kinh doanh đưa ra lý do cho dự án, giải thích tại sao dự án được thực hiện. Nó đưa ra chi tiết về mục tiêu kinh doanh. Nhu cầu kinh doanh có thể được dự định thực hiện cho tổ chức, cho khách hàng, cho đối tác, hoặc cho công chúng. Mô tả rõ ràng về nhu cầu kinh doanh giúp nhóm dự án hiểu về lý do kinh doanh cho trạng thái tương lai và cho phép nhóm dự án nhận ra cơ hội hoặc vấn đề để tăng giá trị cho đầu ra dự án.
• Thuyết minh dự án. Thuyết minh dự án được kết nối với nhu cầu kinh doanh. Nó giải thích tại sao nhu cầu kinh doanh là cần đầu tư và tại sao nó cần phải thực hiện tại thời điểm này. Thuyết minh dự án được được hoàn thành bằng cách phân tích chi phí lợi ích và giả định.
• Chiến lược kinh doanh. Chiến lược kinh doanh là lý do để dự án và tất cả nhu cầu liên quan đến chiến lược để đạt được giá trị.

Tất cả nhu cầu kinh doanh, thuyết minh dự án, chiến lược kinh doanh, cùng với lợi ích và thỏa thuận, sẽ cung cấp cho nhóm dự án thông tin và cho phép họ đưa ra quyết định để đáp ứng hoặc cao hơn giá trị kinh doanh theo dự định.

Các kết quả đầu ra mong muốn có thể được mô tả rõ ràng, đánh giá lặp lại, hoặc cập nhật thường xuyên trong dự án. Trong quá trình vòng đời dự án, 1 dự án có thể có những thay đổi và nhóm dự án cần điều chỉnh phù hợp. Nhóm dự án liên tục đánh giá tiến trình dự án và định hướng so với kết quả, baselines, và tình huống kinh doanh để xác nhận rằng dự án vẫn còn phù hợp với nhu cầu và sẽ tạo ra được kết quả dự định. Ngoài ra, tình huống kinh doanh được cập nhật để nắm lấy cơ hội hoặc giảm vấn đề được nhận diện bởi nhóm dự án và các bên liên quan khác. Nếu dự án hoặc bên liên quan không phù hợp nhu cầu kinh doanh hoặc nếu dự án có thể không tạo ra được giá trị theo dự định, tổ chức có thể chọn cách kết thúc nó.

Giá trị là chủ quan, có nghĩa cùng khái niệm nhưng có giá trị khác nhau với nhiều người và tổ chức khác nhau. Điều này xảy ra bởi vì những gì được cho là lợi ích phụ thuộc vào chiến lược tổ chức, đi từ mục tiêu tài chính ngắn hạn, lợi ích lâu dài, các thành phần phi tài chính. Bởi vì tất cả các dự án có số lượng các bên liên quan, khác nhau về giá trị tạo ra bởi các nhóm sẽ phải thực hiện việc cần bằng trong tổng thể, trong khi đó đặt ưu tiên cao cho quan điểm của khách hàng.

Trong bối cảnh của một số dự án, có có thể nhiều hình thức khác nhau về giá trị công nghệ để tối đa giá trị với khách hàng, với tổ chức thực hiện, và với bên liên quan khác. Ví dụ, tạo ra chức năng yêu cầu ở mức độ chất lượng với mức rủi ro chấp nhận, trong khi sử dụng ít nguồn lực có thể, bằng cách tránh lãng phí. Thi thoảng, đặc biệt trong các dự án adaptive không có phạm vi rõ ràng từ trước, nhóm dự án có thể tối ưu giá trị bằng cách làm việc với khách hàng để xác định các tính năng có giá trị đầu tư và cũng có thể không đủ giá trị để được thêm vào kết quả đầu ra.

Để hỗ trợ cho việc nhận ra giá trị từ dự án, nhóm dự án di chuyển trọng tâm từ kết quả đầu ra thành kết quả dự định. Thực hiện như vậy nhóm dự án sẽ tập trung vào tầm nhìn và mục đích của dự án, hơn là chỉ đơn giản tạo ra kết quả cụ thể. Trong khi kết quả đầu ra có thể bổ trợ cho kết quả dự án dự định, nó có thể không đáp ứng được tầm nhìn và mục đích của dự án. Ví dụ, các khách hàng có thể muốn 1 giải pháp phần mềm cụ thể vì họ nghĩ rằng giải pháp giải quyết được nhu cầu kinh doanh và có năng suất cao hơn. Phần mềm là đầu ra của dự án, nhưng bản thân phần mềm không cho phép tạo ra năng suất như dự định. Trong trường hợp này, thêm 1 kết quả mới về đào tạo và huấn luyện trên việc sử dụng phần mềm có thể cho ra được năng suất tốt hơn. Nếu kết quả dự án không đáp ứng được năng suất cao hơn, các bên liên quan cảm thấy rằng dự án thất bại. Vì thế, nhóm dự án và các bên liên quan cùng phải hiểu về kết quả đầu ra và giá trị mang lại từ kết quả.

Giá trị đóng góp vào công việc dự án có thể đo trong ngắn hạn hoặc dài hạn. Vì giá trị đóng góp có thể bị pha trộn với sự đóng góp từ các hoạt động vận hành, nên nó khó để tách biệt. Khi dự án là 1 thành phần của 1 chương trình, việc đánh giá giá trị ở cấp độ chương trình có thể là cần thiết để định hướng đúng cho dự án. Sự đánh giá tin cậy về giá trị nên xem xét trong bối cảnh tổng thể và toàn bộ chu kỳ vòng đời của sản phẩm đầu ra dự án. Trong khi giá trị được nhận ra theo thời gian, các quy trình hiệu quả có thể cho phép nhận ra giá trị sớm hơn. Với việc hiện thực hiệu quả, nhóm dự án có thể thể hiện hoặc đạt được kết quả như vậy khi chuyển giao theo mức ưu tiên, dịch vụ khách hàng tốt hơn, hoặc môi trường làm việc được cải tiến. Bằng cách làm việc với lãnh đạo tổ chức những người chịu trách nhiệm đưa các kết quả dự án vào sử dụng, lãnh đạo dự án có thể đảm bảo rằng kết quả được định vị để nhận ra giá trị theo dự định.