Principle 3 in project management

Nguyên tắc 3: phối hợp hiệu quả với các bên liên quan

Gắn kết các bên liên quan một cách chủ động và đúng mức cần thiết sẽ đóng góp và sự thành công cho dự án và sự hài lòng của khách hàng.

Các bên liên quan ảnh hưởng đến dự án, việc thực hiện, và kết quả đầu ra. Nhóm dự án phục vụ các bên liên quan khác bằng cách gắn kết với họ. Sự gắn kết với bên liên quan chủ động sẽ làm nâng cao giá trị chuyển giao.

Các bên liên quan có thể là các cá nhân, các nhóm, hoặc các tổ chức mà có thể ảnh hưởng, bị ảnh hưởng, hoặc chính họ bị tác động bởi quyết định, hoạt động hoặc kết quả đầu ra của danh mục, chương trình, hoặc dự án. Các bên liên quan cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp vào dự án, việc thực hiện nó, hoặc kết quả đầu một cách tích cực hoặc tiêu cực.

Các bên liên quan có thể ảnh hưởng nhiều phương diện của 1 dự án, ví dụ như:

• Phạm vi/yêu cầu, bằng cách biểu lộ nhu cầu thêm, chỉnh, xóa các thành phần ra khỏi phạm vi dự án hoặc yêu cầu dự án;
• Tiến độ, bằng cách đưa ra ý tưởng để thúc đẩy tiến độ chuyển giao hoặc làm chậm hoặc dừng việc bàn giao các hoạt động chính dự án;
• Chi phí, bằng việc hỗ trợ làm giảm hoặc loại bỏ chi tiêu theo kế hoạch hoặc thêm các bước, yêu cầu, hoặc giới hạn mà tăng chi phí hoặc yêu cầu bổ sung thêm nguồn lực;
• Nhóm dự án, bằng việc giới hạn hoặc cho phép bổ nhiệm nhân sự với kỹ năng, kiến thức, và kinh nghiệm cần thiết để tạo ra kết quả dự kiến, và thúc đẩy văn hóa học tập;
• Kế hoạch, bằng việc cung cấp thông tin cho các kế hoạch hoặc là lý do để thay đổi một công việc hoặc hoạt động đã đồng ý trước đó;
• Kết quả, bằng việc cho phép hoặc ngưng công việc được yêu cầu cho các kết quả mong muốn;
• Văn hóa, bằng việc thiết lập hoặc ảnh hưởng – hoặc thậm chí định nghĩa – mức độ và tính chất của việc gắn kết nhóm dự án và tổ chức ở mức độ rộng hơn;
• Nhận ra các lợi ích, bằng việc tạo ra và nhận diện các mục tiêu lâu dài vì thế dự án tạo ra giá trị đã nhận ra theo dự định;
• Rủi ro, bằng việc định nghĩa ngưỡng rủi ro của dự án, cũng như tham gia vào hoạt động quản lý rủi ro;
• Chất lượng, bằng việc nhận ra và yêu cầu các tiêu chí chất lượng; và
• Thành công, bằng việc định nghĩa ra các nhân tố thành công quan trọng và tham gia vào trong quy trình đánh giá sự thành công.

Các bên liên quan có thể tham gia hoặc rời khỏi trong suốt vòng đời dự án. Hơn nữa, mức độ quan tâm, ảnh hưởng, và tác động của các bên liên quan có thể thay đổi theo thời gian. Các bên liên quan, đặc biệt những người có mức độ ảnh hưởng cao và người có cách nhìn trung lập hoặc không thích về dự án, cần phải được gắn kết một cách hiệu quả vì thế lợi ích, quan tâm, và quyền lợi của họ phải được hiểu. Nhóm dự án có thể chỉ ra các quan tâm này thông qua sự gắn kết hiệu quả và hỗ trợ quá trình dẫn dắt để tăng khả năng thành công cho kết quả dự án.

Việc nhận diện, phân tích, và chủ động gắn kết với các bên liên quan từ đầu đến cuối dự án giúp thúc đẩy sự thành công. Nhóm dự án là 1 nhóm các bên liên quan. Nhóm các bên liên quan này gắn kết với các bên liên quan khác để hiểu, xem xét, truyền thông, và xử lý những lợi ích, nhu cầu, và ý kiến của họ.

Việc gắn kết và truyền thông hiệu quả bao gồm việc xác định làm thế nào, khi nào, tần suất, và trong hoàn cảnh nào các bên liên quan muốn hoặc nên được gắn kết. Truyền thông là 1 phần chính của việc gắn kết; tuy nhiên, gắn kết đào sâu hơn để nhận ra ý tưởng từ người khác, đồng hóa các quan điểm khác, và định hình với các giải pháp chung. Sự gắn kết bao gồm xây dựng và duy trì quan hệ chặt chẽ thông qua việc truyền thông 2 chiều, thường xuyên. Nó khuyến khích sự hợp tác thông qua họp tương tác, họp gặp trực tiếp, đối thoại không chính thức, và hoạt động chia sẻ kiến thức.

Sự gắn kết bên liên quan đòi hỏi kỹ năng tương tác, bao gồm chủ động, chính trực, trung thực, hợp tác, tôn trọng, thấu hiểu, và tự tin. Những kỹ năng và thái độ này có thể giúp mọi người thích nghi với công việc và với người khác, tăng khả năng thành công. Sự gắn kết giúp nhóm dự án phát hiện, thu thập, đánh giá thông tin, dữ liệu, và ý kiến. Điều này tạo ra sự chia sẻ hiểu biết chung và sự phù hợp, cho phép tạo ra kết quả dự án. Hơn nữa, những hoạt động này giúp nhóm dự án điều chỉnh dự án để nhận diện, điều chỉnh và xử lý sự thay đổi của bối cảnh.

Nhóm dự án gắn kết tích cực với bên liên quan khác thông quan dự án để giảm những tác động tiêu cực và tăng tác động tích cực. Sự gắn kết các bên liên quan cũng cho phép các cơ hội để cho kết quả dự án mạnh hơn hơn nữa tăng sự hài lòng của bên liên quan.

Cuối cùng, sự gắn kết bên liên quan giúp nhóm dự án tìm được các giải pháp có thể được chấp nhận rộng hơn với nhiều bên liên quan.