Principle 11 in project management

Nguyên tắc 11: Khả năng thích ứng và hồi phục

Xây dựng khả năng thích ứng và hồi phục vào trong phương pháp của nhóm dự án và tổ chức để giúp dự án đáp ứng sự thay đổi, hồi phục từ thất bại, và tiến lên trong công việc dự án.

Thích ứng là khả năng phản ứng lại các điều kiện thay đổi. Phục hồi là khả năng hấp thụ tác động và quay lại nhanh chóng từ những thất bại. Tập trung vào giá trị kết quả hơn là đầu ra để thúc đẩy thích ứng.

Hầu hết các dự án đối diện các thách thức hoặc trở ngại ở giai đoạn nào đó. Các thuộc tính kết hợp về thích ứng và hồi phục trong phương pháp của nhóm dự án đối với dự án giúp dự án xử lý các tác động và phát triển. Tính thích nghi chỉ đến khả năng phản ứng lại điều kiện thay đổi. Sự phục hồi bao gồm 2 đặc điểm bổ sung nhau: khả năng hấp thụ tác động và khả năng vượt qua thất bại nhanh chóng. Cả hai khả năng thích ứng và phục hồi là tính chất hữu ích cho bất kỳ ai trong dự án.

Dự án hiếm khi thực hiện chính xác như những gì được lập kế hoạch. Các dự án bị ảnh hưởng bởi nhân tố bên trong và ngoài – yêu cầu mới, sự cố, ảnh hưởng bên liên quan, giữa các nhân tố khác – tồn tại trong 1 hệ thống tương tác lẫn nhau. Một vài thành phần trong 1 dự án có thể thất bại hoặc không đạt như kỳ vọng, dẫn đến nhóm dự án cần hình thành lại, suy nghĩ lại, và lập kế hoạch lại. Ví dụ, trong dự án về cơ sở hạ tầng, 1 quyết định của tòa án trong quá trình thực hiện dự án có thể dẫn đến thay đổi về thiết kế và kế hoạch. Trong dự án công nghệ, mô hình máy tính của công nghệ có thể chỉ ra các thành phần hoạt động phù hợp với nhau, nhưng trong thực tế có thể bị thất bại. Trong cả 2 trường hợp, nhóm dự án cần giải quyết tình huống để tiến về phía trước. Quan điểm giữ kế hoạch và cam kết dự án 1 cách cố định từ sớm trong giai đoạn dự án, thậm chí sau khi nhân tố bất ngờ xuất hiện, không mang lại giá trị cho bên liên quan, bao gồm khách hàng và người dùng, cũng như giới hạn khả năng tạo ra giá trị. Tuy nhiên, thích ứng nên được tiến hành với quan điểm toàn diện, như là quy trình kiểm soát thay đổi đúng mức, để tránh các sự cố như là phát sinh phạm vi (scope creep). Trong môi trường dự án, năng lực bổ trợ cho thích ứng và phục hồi bao gồm:

• Các vòng lặp ngắn để thích ứng nhanh;
• Học tập và cải tiến liên tục;
• Nhóm dự án đa kỹ năng, cùng với các cá nhân có kiến thức sâu trong từng lĩnh vực yêu cầu;
• Kiểm tra thường xuyên và thích ứng công việc dự án để nhận ra cơ hội cải tiến;
• Nhóm dự án đa dạng để nắm bắt kinh nghiệm rộng hơn;
• Lập kế hoạch cởi mở và minh bạch để gắn kết bên liên quan bên trong và bên ngoài
• Lập mô hình hoặc thử nghiệm quy mô nhỏ để kiểm thử ý tưởng và thử phương pháp mới;
• Có khả năng khai thác các tư duy và làm việc mới;
• Quy trình thiết kế cân bằng giữa tốc độ công việc và sự ổn định của yêu cầu
• Hiểu từ những bài học quá khứ của dự án tương tự
• Có khả năng và sẵn sàng dự báo kịch bản khác nhau và chuẩn bị cho nhiều sự kiện
• Trì hoãn quyết định cho đến thời điểm trách nhiệm cuối cùng;
• Hỗ trợ quản lý
• Thiết kế mở để cân bằng tốc độ và ổn định

Hình dung giá trị hơn là kết quả có thể tạo ra các giải pháp, các làm tốt hơn cho kế hoạch ban đầu. Ví dụ, nhóm dự án có thể tìm ra giải pháp khác tạo giá trị lơn hơn so với kết quả định nghĩa ban đầu. Việc khám phá về các giải pháp trong quá trình quan sát về tình huống kinh doanh, công nghệ, và năng lực khác có thể xảy ra bất kỳ lúc nào từ lúc có được tình huống kinh doanh đến khi kết thúc dự án. Cơ hội cho thích ứng có thể xuất hiện trong quá trình dự án, nhóm dự án nên thông báo cho sponsor, product owner, khách hàng để nắm bắt cơ hội. Phụ thuộc vào loại hợp đồng, phê duyệt của khách hàng có thể cần thay đổi để thích ứng. Nhóm dự án nên được chuẩn bị cho việc thích ứng kế hoạch và hoạt động để nắm lấy cơ hội, với sự hỗ trợ của sponsor, product owner, và khách hàng.

Những thay đổi hoặc bối cảnh bất ngờ trong dự án cũng có thể mang lại cơ hội. Để tối ưu giá trị chuyển giao, nhóm dự án nên sử dụng giải quyết vấn đề cũng như tư duy toàn diện với thay đổi và sự kiện không lường trước. Khi các sự kiện bất ngờ xảy ra, nhóm dự án nên xem xét kết quả đầu ra tích cực có thể đạt được. Ví dụ, tích hợp thay đổi xảy ra trên trong giai đoạn sau của dự án cũng có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh bằng cách thêm tính năng.

Xây dựng khả năng thích ứng và phục hồi trong dự án giúp nhóm dự án tập trung vào giá trị mong muốn khi nhân tố bên trong và bên ngoài thay đổi, và nó giúp họ vượt qua thất bại. Những tính chất này cũng giúp nhóm dư án học và cải tiến vì thế họ có thể nhanh chóng vượt qua thất bại và tiếp tục tiến về phía trươc để tạo ra giá trị.