Hotline: 0708 25 99 25
Viện đào tạo FMIT
Góc bài viết
Tải Brochure
Giải thưởng
Từ điển quản lý
Thi thử
Mentorship Expertise

Khóa học

Quản lý dự án

Luyện thi PMP®

Agile scrum expert

Quản trị rủi ro & Kiểm soát nội bộ

Kiểm toán nội bộ

Luyện thi chứng chỉ CIA®

Luyện thi CICS®

Quản lý chuỗi cung ứng

Luyện thi CSCP®

Quản trị cung ứng mua hàng

Luyện thi chứng chỉ CPSM

Phát triển lãnh đạo cấp cao

Giám đốc điều hành

Giám đốc Kiểm toán nội bộ

Kế toán quản trị

Quản trị tài chính

Quản trị doanh nghiệp

Quản trị logistics

Từ điển quản lý

Management Reserve Tracking

Giám sát quỹ dự phòng quản lý

  • Định nghĩa:
  • Management Reserve Tracking là quy trình theo dõi và quản lý việc sử dụng Management Reserve (Quỹ dự phòng quản lý), một khoản ngân sách dự trữ được thiết lập để xử lý các rủi ro không lường trước hoặc các yếu tố không xác định trong dự án. Quy trình này đảm bảo rằng quỹ dự phòng quản lý chỉ được sử dụng cho các thay đổi lớn và phải được phê duyệt chính thức.
  • Ví dụ:
  • Trong một dự án xây dựng, quỹ dự phòng quản lý được sử dụng để xử lý các chi phí phát sinh từ việc thay đổi quy định xây dựng mà không được dự đoán trước.
  • Trong một dự án CNTT, quỹ dự phòng quản lý được sử dụng khi khách hàng yêu cầu thay đổi toàn bộ kiến trúc hệ thống, một yêu cầu không nằm trong kế hoạch ban đầu.
  • Mục đích sử dụng:
  • Đảm bảo rằng quỹ dự phòng quản lý được sử dụng hợp lý và chỉ dành cho các thay đổi không lường trước.
  • Duy trì khả năng tài chính của dự án khi đối mặt với các rủi ro lớn ngoài dự đoán.
  • Tăng tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài chính dự án.
  • Nội dung cần thiết:
  • Kế hoạch quản lý rủi ro: Ghi nhận các loại rủi ro không xác định có thể xảy ra và các biện pháp ứng phó.
  • Quỹ dự phòng quản lý: Số tiền dự phòng được phê duyệt để xử lý các thay đổi lớn.
  • Quy trình phê duyệt: Các bước để phê duyệt việc sử dụng quỹ dự phòng quản lý.
  • Vai trò:
  • Quản lý dự án (Project Manager): Giám sát và đề xuất sử dụng quỹ dự phòng quản lý khi cần thiết.
  • Nhà tài trợ (Project Sponsor): Phê duyệt việc sử dụng quỹ dự phòng quản lý.
  • Nhóm tài chính (Finance Team): Ghi nhận và báo cáo việc sử dụng quỹ dự phòng quản lý.
  • Các bước áp dụng thực tế:
  • Xác định sự cần thiết: Phát hiện các rủi ro hoặc thay đổi lớn không lường trước và đánh giá mức độ ảnh hưởng đến dự án.
  • Đề xuất sử dụng quỹ: Lập báo cáo chi tiết về lý do và số tiền cần sử dụng từ quỹ dự phòng quản lý.
  • Phê duyệt: Trình bày báo cáo cho nhà tài trợ hoặc CCB để được phê duyệt.
  • Theo dõi: Ghi nhận tất cả các khoản chi từ quỹ dự phòng quản lý và giám sát số tiền còn lại.
  • Báo cáo: Báo cáo định kỳ về tình trạng sử dụng quỹ cho các bên liên quan.
  • Lưu ý thực tiễn:
  • Quỹ dự phòng quản lý chỉ nên được sử dụng cho các thay đổi không thể dự đoán trước, không phải để xử lý các rủi ro đã xác định từ trước.
  • Cần có quy trình phê duyệt chặt chẽ để tránh lạm dụng quỹ.
  • Sử dụng phần mềm quản lý tài chính hoặc quản lý dự án để theo dõi và báo cáo việc sử dụng quỹ.
  • Ví dụ minh họa:
  • Cơ bản: Một dự án tổ chức sự kiện sử dụng quỹ dự phòng quản lý để xử lý chi phí phát sinh khi địa điểm tổ chức thay đổi đột ngột.
  • Nâng cao: Một công ty sản xuất sử dụng hệ thống quản lý ngân sách tự động để giám sát quỹ dự phòng quản lý, đảm bảo rằng mọi khoản chi đều được phê duyệt và ghi nhận chi tiết.
  • Case Study Mini:
  • Microsoft:
  • Trong các dự án phát triển sản phẩm, Microsoft thiết lập quỹ dự phòng quản lý để xử lý các thay đổi lớn về công nghệ hoặc yêu cầu khách hàng. Các khoản chi được giám sát chặt chẽ và báo cáo định kỳ để duy trì tính minh bạch.
  • Kết quả: Tăng 30% khả năng ứng phó với các thay đổi không lường trước và giảm tác động tiêu cực đến tiến độ dự án.
  • Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
  • Management Reserve Tracking chủ yếu được sử dụng để:
  • a. Theo dõi và quản lý việc sử dụng quỹ dự phòng cho các rủi ro không lường trước.
  • b. Lập kế hoạch ngân sách cho dự án.
  • c. Theo dõi chi phí thực tế trong dự án.
  • d. Đánh giá các rủi ro đã xác định.
  • Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
  • Trong dự án của bạn, một thay đổi lớn không dự đoán trước xảy ra, ảnh hưởng đến ngân sách. Làm thế nào bạn sử dụng quỹ dự phòng quản lý để xử lý tình huống này một cách hiệu quả?
  • Liên kết thuật ngữ liên quan:
  • Contingency Reserve Monitoring (Giám sát ngân sách dự phòng): Quản lý các khoản dự phòng cho rủi ro đã xác định.
  • Change Control Process (Quy trình kiểm soát thay đổi): Đảm bảo rằng các thay đổi lớn được phê duyệt trước khi thực hiện.
  • Earned Value Management (EVM): Theo dõi tiến độ và chi phí của dự án.
  • Gợi ý hỗ trợ:
  • Gửi email đến info@fmit.vn.
  • Nhắn tin qua Zalo số 0708 25 99 25.

Đăng ký nhận tin

5 * 2 =

Đối tác

Agile Scrum Master
ISM
Học Viện Sáng Tạo Toàn Cầu
IIA
ICI
PMI

Kết nối với chúng tôi

Icon email Icon phone Icon message Icon zalo