Hotline: 0708 25 99 25
English Tiếng Việt
Viện đào tạo FMIT
Góc bài viết
Tải Brochure
Giải thưởng
Từ điển quản lý
Thi thử
Mentorship Expertise

Khóa học

Quản lý dự án

Luyện thi PMP®

Agile scrum expert

Quản trị rủi ro & Kiểm soát nội bộ

Kiểm toán nội bộ

Luyện thi chứng chỉ CIA®

Luyện thi CICS®

Quản lý chuỗi cung ứng

Luyện thi CSCP®

Quản trị cung ứng mua hàng

Luyện thi chứng chỉ CPSM

Phát triển lãnh đạo cấp cao

Giám đốc điều hành

Giám đốc Kiểm toán nội bộ

Tài chính và Kế toán quản trị

Quản trị logistics

Từ điển quản lý

Management Reserve Allocation

Phân bổ quỹ dự phòng quản lý

  • Định nghĩa:
  • Management Reserve Allocation là quá trình phân bổ một khoản dự phòng trong ngân sách dự án để giải quyết các rủi ro hoặc tình huống không lường trước được. Khoản dự phòng này không nằm trong ngân sách thực thi mà được kiểm soát bởi quản lý cấp cao hoặc quản lý dự án.
  • Ví dụ thực tiễn:
  • Ngành xây dựng: Một dự án xây dựng tòa nhà dành 5% ngân sách làm quỹ dự phòng để xử lý các vấn đề bất ngờ như điều kiện thời tiết xấu hoặc chi phí vật liệu tăng đột biến.
  • Ngành công nghệ: Một dự án phát triển phần mềm dành 10% ngân sách dự phòng để xử lý các rủi ro kỹ thuật không lường trước, như lỗi tích hợp hệ thống.
  • Ngành sản xuất: Một nhà máy sản xuất phân bổ quỹ dự phòng để bù đắp chi phí phát sinh do sự cố máy móc hoặc chậm trễ trong chuỗi cung ứng.
  • Mục đích sử dụng:
  • Bảo vệ dự án khỏi các rủi ro không lường trước có thể làm gián đoạn tiến độ hoặc tăng chi phí.
  • Đảm bảo rằng các rủi ro không dự đoán được không gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến mục tiêu dự án.
  • Tăng cường tính linh hoạt và khả năng phản ứng của quản lý dự án.
  • Nội dung cần thiết:
  • Xác định quỹ dự phòng: Xác định tỷ lệ hoặc số tiền dành cho quỹ dự phòng trong tổng ngân sách dự án.
  • Phân bổ trách nhiệm: Quy định rõ ai có quyền phê duyệt và sử dụng quỹ dự phòng.
  • Quy trình sử dụng: Xây dựng quy trình để yêu cầu và phê duyệt sử dụng quỹ dự phòng.
  • Theo dõi và báo cáo: Ghi nhận tất cả các giao dịch liên quan đến quỹ dự phòng để đảm bảo tính minh bạch.
  • Vai trò:
  • Quản lý dự án: Xác định và giám sát quỹ dự phòng, đảm bảo sử dụng hiệu quả.
  • Quản lý cấp cao: Phê duyệt sử dụng quỹ dự phòng khi cần thiết.
  • Nhóm thực hiện: Báo cáo các vấn đề hoặc rủi ro có thể yêu cầu sử dụng quỹ dự phòng.
  • Các bước áp dụng thực tế:
  • Đánh giá rủi ro: Xác định các rủi ro tiềm năng và mức độ ảnh hưởng để quyết định quy mô quỹ dự phòng.
  • Phân bổ: Xác định số tiền cụ thể và đưa vào ngân sách dự án như một khoản dự phòng riêng biệt.
  • Xây dựng quy trình: Thiết lập các bước để yêu cầu và phê duyệt sử dụng quỹ dự phòng.
  • Theo dõi: Ghi nhận và theo dõi việc sử dụng quỹ dự phòng để đảm bảo không vượt ngân sách đã phân bổ.
  • Báo cáo: Cung cấp thông tin chi tiết về việc sử dụng quỹ dự phòng trong các báo cáo định kỳ.
  • Lưu ý thực tiễn:
  • Quỹ dự phòng chỉ nên được sử dụng cho các tình huống không lường trước và không thuộc ngân sách thực thi ban đầu.
  • Cần có sự phê duyệt rõ ràng từ quản lý cấp cao để tránh lạm dụng quỹ dự phòng.
  • Sử dụng các công cụ quản lý tài chính (như SAP hoặc Oracle Primavera) để theo dõi và kiểm soát quỹ dự phòng.
  • Ví dụ minh họa:
  • Cơ bản: Một dự án nhỏ dành 5% ngân sách tổng làm quỹ dự phòng để xử lý các chi phí bất ngờ.
  • Nâng cao: Một tổ chức lớn sử dụng phần mềm quản lý ngân sách để theo dõi và báo cáo chi tiết về việc sử dụng quỹ dự phòng.
  • Case Study Mini:
  • Dự án xây dựng nhà máy lọc nước:
  • Ứng dụng: Dự án phân bổ 10% ngân sách làm quỹ dự phòng để xử lý các rủi ro như giá vật liệu tăng hoặc chậm trễ trong giao hàng.
  • Kết quả: Tránh được tình trạng gián đoạn nhờ sử dụng quỹ dự phòng để giải quyết sự cố kịp thời.
  • Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
  • Mục tiêu chính của quỹ dự phòng quản lý là:
  • a. Giảm tổng chi phí dự án.
  • b. Xử lý các rủi ro không lường trước và không thuộc ngân sách thực thi ban đầu.
  • c. Đẩy nhanh tiến độ dự án.
  • d. Đánh giá hiệu suất của nhóm thực hiện.
  • Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
  • Dự án của bạn gặp sự cố phát sinh ngoài kế hoạch và không có trong ngân sách thực thi. Làm thế nào bạn sử dụng quỹ dự phòng quản lý để giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả?
  • Liên kết thuật ngữ liên quan:
  • Contingency Reserve: Quỹ dự phòng rủi ro.
  • Risk Management: Quản lý rủi ro.
  • Budget Baseline: Đường cơ sở ngân sách.
  • Gợi ý hỗ trợ:
  • Gửi email đến info@fmit.vn.
  • Nhắn tin qua Zalo số 0708 25 99 25.

Đăng ký nhận tin

5 + 3 =

Đối tác

Agile Scrum Master
ISM
Học Viện Sáng Tạo Toàn Cầu
IIA
ICI
PMI

Kết nối với chúng tôi

Icon email Icon phone Icon message Icon zalo