Plan Procurement Management

Lập kế hoạch mua sắm đấu thầu (Plan Procurement Management) là quá trình lập tài liệu các quyết định mua sắm đấu thầu, xác định phương pháp và chỉ ra các nhà thầu tiềm năng. Lợi ích chính của quy trình này là xác định xem có nên mua hàng hóa dịch vụ từ bên ngoài dự án hay không, và nếu có, cái gì cần mua cũng như làm thế nào và khi nào mua nó. Hàng hóa và dịch vụ có thể được mua từ nhiều phần khác nhua của các tổ chức hoặc nhiều nguồn khác nhau. Quy trình này được thực hiện 1 lần hoặc những thời điểm xác định trong dự án.

Xác định vai trò và nhiệm vụ liên quan đến mua sắm đấu thầu nên được tiến hành sớm trong quy trình quản lý mua sắm đấu thầu. Giám đốc dự án nên đảm bảo rằng nhóm dự án có chuyên môn về mua sắm nhất định ở mức độ cần thiết trong dự án. Những người tham gia trong quy trình mua sắm có thể bao gồm nhân sự từ bộ phận mua hàng hoặc nhân sự khác từ bộ phận pháp lý. Trách nhiệm này nên ghi rõ trong kế hoạch mua sắm đấu thầu của dự án.

Các bước tiến hành bao gồm:

- Chuẩn bị mô tả công việc mua sắm (procurement statement of work - SOW) hoặc terms of reference (TOR).

- Chuẩn bị chi phí dự toán chung để xác định ngân sách

- Quảng cáo cơ hội

- Đưa ra danh sách các nhà thầu có năng lực

- Chuẩn bị và phát hành tài liệu thầu 

Các thành phần quan trọng trong quy trình:

- Điều lệ dự án (Project charter)

- Tình huống kinh doanh (Business case) 

- Kế hoạch quản lý lợi ích (Benefits management plan)

- Kế hoạch quản lý phạm vi công việc (Scope management plan)

- Kế hoạch quản lý chất lượng (Quality management plan) hướng dẫn tiêu chuẩn chất lượng

- Kế hoạch quản lý nguồn lực (Resource management plan) mô tả nguồn lực nào cần mua hoặc thuê

- Scope baseline chứa các công việc dùng để mô tả SOW hoặc TOR

- Danh sách cột mốc (Milestone list) mô tả các cột mốc mà nhà cung cấp cần đáp ứng

- Phân bổ nhóm dự án (Project team assignments) mô tả thông tin về kỹ năng và năng lực của các thành viên để có thể hỗ trợ cho công tác mua sắm đấu thầu.

- Tài liệu yêu cầu (Requirements documentation) mô tả yêu cầu kỹ thuật mà nhà thầu đáp ứng, yêu cầu tuân thủ về sức khỏe, môi trường, luật pháp, bảo hiểm, bản quyền

- Ma trận theo dõi yêu cầu (Requirements traceability matrix) theo dõi liên kết giữa yêu cầu sản phẩm và kết quả 

- Yêu cầu nguồn lực (Resource requirements) chứa các thông tin về nhu cầu cụ thể như nguồn lực vật lý, nhóm dự án

- Danh mục rủi ro (Risk register) mô tả danh sách các rủi ro, kết quả phân tích rủi ro, và kế hoạch xử lý

- Các yếu tố môi trường doanh nghiệp (Enterprise environmental factors) như điều kiện thị trường, sản phẩm có sẵn trên thị trường, nhà cung cấp, yêu cầu luật pháp

- Danh sách các nhà thầu đã có (Preapproved seller lists)